KSeF vs. Abrechnung der geschäftsreisebezogenen Ausgaben der Arbeitnehmer

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wie sind Geschäftsreisen im Landesweiten E-Rechnungssystem abzurechnen?
• Wie sollte man sich auf die neuen Regeln für Abrechnung von Geschäftsreisen vorbereiten?

Das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) ist ein polnisches EDV-System, dessen Nutzung in Polen ab 2026 verpflichtend wird und viele Aspekte der Unternehmensführung beeinflusst – einschließlich der Reisekostenabrechnung und Verbuchung sonstiger Ausgaben der Arbeitnehmer.

Bisher haben Arbeitnehmer polnischer Steuerpflichtigen, die geschäftlich ausreisen und denen in diesem Zusammenhang bestimmte Ausgaben anfallen, diese oft mit Papierrechnungen dokumentiert, die sie während Geschäftsreisen erhalten und nach ihrer Rückkehr an die Buchhaltung des Arbeitgebers übergeben haben. Glücklicherweise wird die Einführung elektronischer Rechnungen diesen Prozess erleichtern – vorausgesetzt, dass Unternehmen angemessene Verfahren implementieren.

Wie ändert sich die Abrechnung der Reisekosten eines Arbeitnehmers?

Im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des KSeF sind alle Unternehmen einschließlich Hotels, Restaurants oder anderer Unternehmen, deren Dienste üblicherweise von Arbeitnehmern während Geschäftsreisen in Anspruch genommen werden, verpflichtet, strukturierte Rechnungen auszustellen. Das bedeutet, dass auch Ausgaben im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise mit der sog. E-Rechnung dokumentiert werden, sodass ein Arbeitnehmer auf Geschäftsreise keinen physischen Beleg erhält, den er der Buchhaltungsabteilung vorlegen könnte. 

Im neuen System fällt eine Rechnung für eine Unterkunft oder eine Verpflegung automatisch in eine große Sammlung von Eingangsrechnungen, die ein bestimmtes Unternehmen in KSeF erhält, und der Buchhalter muss sie sozusagen „manuell” finden. Außerdem werden die Rechnungen, die zur Reiseabrechnung benötigt werden, von der Buchhaltungsabteilung direkt in KSeF heruntergeladen, sodass es nicht mehr möglich ist, die zuvor ausgearbeiteten Methoden zur Kennzeichnung von Rechnungen durch Arbeitnehmer zu verwenden (z. B. den Arbeitnehmer anzugeben, dem die Ausgaben angefallen sind, oder die Rechnung mit der Geschäftsreisenummer zu markieren). 

Es ist erwähnenswert, dass das FA(3)-Schema, das im Rahmen des Landesweiten E-Rechnungssystems gilt, ein Feld in seiner Struktur enthält, das es ermöglicht, anzugeben, dass der Empfänger einer bestimmten Rechnung ein Arbeitnehmer ist, aber leistende Unternehmer sind vorschriftsgemäß nicht verpflichtet, dieses Feld auszufüllen.

In der Praxis kann dies bedeuten, dass eine Großzahl von leistenden Unternehmern entweder nicht bereit ist, das Feld zur Identifikation des Arbeitnehmers auszufüllen, oder sich einer solchen Möglichkeit nicht bewusst ist oder – sofern der reisende Arbeitnehmer ausdrücklich darum bittet – dieses Feld routinemäßig weglassen wird. Das Ausstellen von Rechnungen in KSeF kann jedoch auch dazu führen, dass die Abrechnung von Geschäftsreisen vollständig digitalisiert und somit umfassend erleichtert und besser innerhalb einzelner Unternehmen organisiert wird.

Wie sollte man sich auf die neuen Regeln für Buchung von Rechnungen für Geschäftsreisen vorbereiten?

Unternehmen, die Arbeitnehmer im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit auf Geschäftsreisen schicken, sollten zunächst so schnell wie möglich eine Prüfung der verwendeten Buchhaltungssysteme durchführen und überprüfen, ob es im Falle der aktuell verwendeten ERP-Software möglich ist, ein automatisches System zur Einstufung von Rechnungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen einzuführen.

Es wird auch notwendig sein, die Verfahren zur Abrechnung von Geschäftsreisen und sonstigen Ausgaben, die den Arbeitnehmern im Namen des Arbeitgebers entstehen, anzupassen sowie angemessene Schulungen des Personals durchzuführen und es über dieses Problem aufmerksam zu machen. 

Darüber hinaus können reisende Arbeitnehmer vorschriftsgemäß ein Hotel oder ein Restaurant (oder einen anderen Dienstleister, auf den sich die während einer Geschäftsreise anfallenden Ausgaben beziehen) bitten, eine Rechnung zu visualisieren bzw. Transaktion zu bestätigen. Das Finanzministerium weist darauf hin, dass eine solche Bestätigung der Transaktion das Interesse des Leistungsempfängers in denjenigen Fällen sichert, in denen eine online oder offline ausgestellte Rechnung noch keine KSeF-Nummer hat. Dank der Transaktionsbestätigung und des darauf angebrachten QR-Codes ist es möglich, auf die strukturierte Rechnung zuzugreifen und ihre Daten zu überprüfen. Man darf jedoch nicht vergessen, dass eine solche Bestätigung keine strukturierte Rechnung ist.

Strukturierung von Prozessen ist Schlüssel zur reibungslosen Abrechnung von Reisekosten

Die neuen Regeln für Ausstellung strukturierter Rechnungen können Schwierigkeiten bei der Abrechnung von Reisekosten der Arbeitnehmer verursachen, insbesondere wenn das Unternehmen viele Personen auf einmal auf Geschäftsreisen schickt. Die entsprechende Vorbereitung auf die Änderungen (und die Festlegung der Art und Weise, wie der Unternehmer die in KSeF empfangenen Rechnungen den Ausgaben der Arbeitnehmer zuordnen wird) sowie die ordnungsgemäße Gestaltung von Prozessen im Unternehmen können zur Automatisierung und Digitalisierung der Abrechnungen des Unternehmens mit den reisenden Arbeitnehmern beitragen und messbare organisatorische Vorteile bringen, indem interne Prozesse optimiert werden.

Wenn Sie die Umsetzung von Verfahren zur Systematisierung der Abrechnung von Geschäftsreisen in KSeF in Erwägung ziehen oder Zweifel an strukturierten Rechnungen haben, kontaktieren Sie unsere Steuerberater und Buchhalter und machen Sie sich mit unserem KSeF-Supportangebot vertraut.