Aleksandra KORZEŃ
Accounting Manager bei RSM Poland

Bei Erbringung der Buchfuehrungs- und Tax Compliance-Dienstleistungen an inlaendische und auslaendische Unternehmen beobachte ich oft, wie schwierig es einem – insbesondere auslaendischen – Gewerbetreibenden ist, durch den Eintragungsprozess der Gesellschaft durchzukommen und alle damit verbundenen Formalitaeten zu erledigen.

Von vielen Investoren höre ich, wie hoch sie die Hilfe der Buchhalter einschaetzen, insbesondere auf der Anfangsstufe. Probleme und ueberraschungen stehen naemlich vor den Gesellschaftern bzw. der Geschaeftsfuehrung bereits seit dem ersten Tag der Existenz ihrer Gesellschaft, noch lange her, bevor sie ihr operatives Geschaeft aufnimmt.

Deswegen möchte ich mit Ihnen meine Beobachtungen teilen und typische Situationen nennen, die bei unseren Mandanten eine Verwunderung oder sogar eine Aufregung hervorrufen. Es lohnt sich demnach, sich darauf im Voraus vorzubereiten und die Unterstuetzung der Experten im Anspruch zu nehmen. Umfangreiche Beratungsdienstleistungen, welche die Erstellung der entsprechenden Vertraege, Kontakte mit dem Notar und öffentlich bestellten und vereinigten uebersetzer und der Bank sowie die Vorbereitung und Einreichung von saemtlichen Eintragungsunterlagen bei zustaendigen Behörden umfassen, ermöglichen den Mandanten, viel Zeit und Nerven zu sparen.

Erste Formalitaeten vor uns...

Seit Unterzeichnung der notariellen Urkunde bis zur Eintragung der jeweiligen Gesellschaft in das Landesgerichtsregister (KRS) existiert eine Gesellschaft in Organisation, die Aufwendungen tragen und fuer eigene Rechnung handeln darf.

Meistens beantragt die Gesellschaft schon bei der Unterzeichnung der notariellen Urkunde die Eintragung in das Landesgerichtsregister, Vergabe der Steuernummer (NIP) und der REGON-Nummer und sie entrichtet die Gebuehren dafuer. Oft herrscht die allgemeine ueberzeugung, dass solange die Gesellschaft keine Rechnungen ausstellt, uebt sie keine Geschaeftstaetigkeit aus. Die Unternehmer erklaeren uns: „wir sind doch noch nicht taetig” oder „wir fangen mit dem Verkauf erst im naechsten Jahr an”. Es ist zu beachten, dass eine Gesellschaft dazu verpflichtet ist, mit dem ersten Geschaeftsvorfall, der finanzielle Folgen bzw. Vermögensfolgen hat, Handelsbuecher zu öffnen und zu fuehren.

Das in dem Gruendungsakt genannte Stamm- bzw. Grundkapital ist unverzueglich in die Gesellschaft einzuzahlen.

Zur ersten Verwirrung kommt es, wenn es sich erweist, dass eine der Voraussetzungen fuer Eintragung der Gesellschaft die Abgabe einer schriftlichen Erklaerung durch die Geschaeftsfuehrer ist, dass die Einlagen zur Deckung des Stamm- bzw. Grundkapitals vollstaendig eingebracht wurden. Man hört dann: „wir haben sie nicht eingebracht, wir möchten das Kapital einzahlen, wir wollen in Ordnung sein”… Leider haben sie in der Praxis kein Konto dafuer. Um ein Bankkonto fuer ein neues Subjekt eröffnen zu können, verlangen die meisten Banken zumindest dessen Eintragung in das Landesgerichtsregister und manchmal auch den Nachweis fuer Vergabe der Steuernummer (NIP) und der REGON-Nummer.

Zurzeit wartet man auf die Eintragung in das Landesgerichtsregister im Durchschnitt 3-4 Wochen. Die Glueckspilze können damit ein bisschen frueher fertig werden, dagegen werden die Pechvogel darauf sogar zweimal laenger warten, wenn es z.B. gerade die Urlaubszeit in dem Gericht ist.

Nach Einholung des Beschlusses ueber Eintragung in das Landesgerichtsregister hat ein Gewerbetreibender innerhalb von 21 Tagen die aktualisierende Anmeldung NIP-8 vorzubereiten, wo er:

- die vergebene REGON-Nummer,

- die vergebene Steuernummer,

- die vergebene KRS-Nummer,

- Firma der Gesellschaft, schon ohne Bezeichnung „in Organisation”

angibt.

Nach erfolgreicher Eröffnung des Bankkontos soll er die Bank darum bitten, die Bestaetigung dafuer auszustellen. Auf dieser Stufe kann naemlich die Gesellschaft erste Kontakte mit dem Finanzamt bei der sog. steuerlichen Vorpruefung der aktualisierenden Anmeldung NIP-8 erwarten. Dann ist es erforderlich, den Nachweis fuer Eröffnung des Bankkontos der Behörde vorzulegen.

Innerhalb von 7 Tagen nach Eröffnung des Bankkontos ist die aktualisierende Anmeldung NIP-8 vorzubereiten und bei dem zustaendigen Finanzamt einzureichen. Ich möchte Sie darauf aufmerksam machen, dass manchmal neben dem grundlegenden Bankkonto fuer einen Gewerbetreibenden sogar ein paar zusaetzliche Waehrungskonten durch die Bank eröffnet werden. Die Informationspflicht des Gewerbetreibenden gegenueber dem Finanzamt bezieht sich auf alle besessenen Bankkonten, sogar auf diese, die nie genutzt werden.

Fortsetzung der organisatorischen Angelegenheiten...

Wenn einem Anteilseigner endlich ein Bankkonto fuer Einzahlung des Stamm- bzw. Grundkapitals zur Verfuegung steht, erscheinen weitere ueberraschungen. Es gibt Situationen, wenn einer der Gesellschafter fuer alle zahlt oder er einfach mehr einzahlt, indem er extra Geld fuer erste Ausgaben der Gesellschaft mitberuecksichtigt. Manchmal gibt es auch Einzahlungen in Fremdwaehrung, die aufgrund der Waehrungskursdifferenzen im Endeffekt den Rueckstand am Stamm- bzw. Grundkapital der Gesellschaft zur Folge haben können.

Ein weiteres Problem sind Bueroraeume. Fuer manche Mandanten ist die Miete einer Bueroflaeche am Anfang nicht nötig und manchmal brauchen sie aufgrund der Art ihrer Geschaeftstaetigkeit gar keine Bueroraeume.

In solch einem Fall sollte man die Inanspruchnahme eines Domizilservices und den Abschluss des Domizilvertrags in Erwaegung ziehen. Die Gesellschaft wird dann am Sitz ihres Buchfuehrungsbueros eingetragen und gerade dort wird der saemtliche Schriftverkehr fuer sie empfangen. Die Verwaltungsmitarbeiter und Buchhalter sorgen fuer die Einhaltung der Fristen fuer Erteilung der Antworten auf amtliche Schriftstuecke, indem sie alle erforderlichen Informationen entsprechenden Personen uebermitteln.

Es ist zu betonen, dass jeder zusaetzliche Ort, an dem die Geschaeftstaetigkeit ausgeuebt wird (gemietete Bueroflaeche, ein Laden, ein Lagerhaus u.dgl.) auch bei dem Finanzamt in der Anmeldung NIP-8 innerhalb von 7 Tagen nach dem Eintritt eines solchen Vorfalls anzumelden ist.

An dieser Stelle möchte ich hinzufuegen, dass viele Zweifel die Unterscheidung zwischen der Geschaeftsanschrift und dem Sitz der Gesellschaft erweckt, obwohl dies in keinem direkten Zusammenhang mit der Aufnahme der Geschaeftstaetigkeit steht. Sitz der Gesellschaft ist in dem Gesellschaftsvertrag eingetragen und meistens ist es eine Stadt/ein Ort (und nicht eine konkrete Straße/Anschrift). aenderung des Sitzes bedarf also der aenderung des Gesellschaftsvertrages in Form der notariellen Urkunde. Die Eintragung in das Landesgerichtsregister ist konstitutiv, d.h. erst nach der Eintragung darf sich die Gesellschaft der neuen Anschrift bedienen (die sich aus der aenderung des Sitzes ergibt).

Die Anschrift wird mit dem Beschluss der Geschaeftsfuehrung geaendert und diese aenderung tritt in Kraft ab dem in dem Beschluss genannten Datum (nicht immer ist es das Datum des Beschlusses, sondern das Datum, das in dem Beschluss bestimmt wurde, natuerlich können die beiden Daten gleich sein). Diese Eintragung ist nur deklaratorisch.

Darueber hinaus bemerkte ich zuletzt, dass die größte Frustration nicht nur den Geschaeftsfuehrern, sondern auch den die jeweilige Gesellschaft organisierenden Personen und uns, den Buchhaltern, der Antrag auf Eintragung der Gesellschaft fuer Umsatzsteuerzwecke bereitet. Es ist jedoch ein Thema fuer den naechsten Eintrag auf dem RSM Poland Blog.