Berichterstattungspflichten der Gesellschaften mit ausländischer Beteiligung

Lidia KRYSTMAN
Accounting Supervisor bei RSM Poland

Es gibt mehrere Gruende, aus welchen sich ein auslaendischer Unternehmer mit den polnischen Behörden kontaktieren muss – nicht nur bei Gruendung und Eintragung der Gesellschaft, sondern auch bei Erfuellung der Berichterstattungspflichten. Heute möchte ich gerade ueber diese grundlegenden Berichterstattungspflichten fuer Wirtschaftssubjekte mit auslaendischer Beteiligung schreiben.

Im Falle der Gruendung einer Gesellschaft in Polen hat ein auslaendischer Investor viele Berichterstattungspflichten. Zuerst soll sich solch ein Investor grundsaetzlich darum kuemmern, damit alle im Ausland erstellten öffentlichen Urkunden, die er in Polen nutzen wird, mit der sog. Apostille versehen sind. Die Apostille ist eine auf auslaendische öffentliche Urkunden gesetzte Beglaubigungsformel, die ihre Vorlage bei den polnischen Behörden und aemtern ohne zusaetzliche Legalisation ermöglicht.

Jedes Subjekt, auf welches die Vorschriften des polnischen Gesetzbuches der Handelsgesellschaften Anwendung finden, unterliegt der Eintragungspflicht in das landesweite Register der Unternehmen – das Landesgerichtsregister (KRS).

Die Hauptberichterstattungspflicht der in dem Landesgerichtsregister eingetragenen Unternehmen beruht auf der Einreichung des Jahresabschlusses bei diesem Register innerhalb der in dem Rechnungslegungsgesetz und dem Gruendungsakt der Gesellschaft genannten Frist. Dafuer ist die Leitung des Subjekts zustaendig, die bei dem zustaendigen Gerichtsregister neben dem Jahresabschluss auch folgende Unterlagen einzureichen hat:

• das Pruefungsurteil, falls der Jahresabschluss der Abschlusspruefung unterlag;
• die Abschrift des Beschlusses des zustaendigen Gesellschaftsorgans ueber die Feststellung des Jahresabschlusses und ueber Gewinnverwendung bzw. Verlustdeckung;
• den Lagebericht (falls solch eine Pflicht durch das Rechnungslegungsgesetz vorgesehen ist).

Neben den Subjekten, die einer obligatorischen Abschlusspruefung durch Wirtschaftspruefer unterliegen, gibt es auch Subjekte, die sich erst nach dem Erreichen von bestimmten Schwellen pruefen lassen muessen. Das gilt fuer diejenigen Subjekte, die in dem vorangegangenen Geschaeftsjahr, fuer welches ein Jahresabschluss aufgestellt wurde, zumindest zwei von drei folgenden Voraussetzungen erfuellt haben:

• ihre jahresdurchschnittliche Beschaeftigung lag umgerechnet in Anzahl der Vollzeitbeschaeftigten bei zumindest 50 Personen,
• ihre Bilanzsumme betrug zum Ende des Geschaeftsjahres zumindest 2.500.000,00 EUR umgerechnet in Zloty,
• ihre Betriebseinnahmen aus Verkauf von Erzeugnissen, Waren und Finanzgeschaeften lagen in Umrechnung in Zloty bei zumindest 5.000.000,00 EUR.

Am 15. Maerz 2018 wurde die Pflicht zur Versendung der Jahresabschluesse an das Landesgerichtsregister ausschließlich ueber das IuK-System, d.h. durch Versendung der Scans von Unterlagen eingefuehrt. Die bis 1. Oktober 2018 aufgestellten Jahresabschluesse sind elektronisch gemaeß der im dem Standard Audit File for Tax Purposes (SAF-T) genannten logischen Struktur zu versenden.

Fuer Gesellschaften, deren Geschaeftsfuehrer keine polnischen Staatsangehörigen sind, bedeutet das die Auferlegung von zusaetzlichen Pflichten, d.h. Notwendigkeit der Beantragung der Vergabe einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. einer mit dem vertrauenswuerdigen ePUAP-Profil bestaetigten Signatur sowie der Beantragung der Vergabe einer individuellen PESEL-Nummer, die in dem Landesgerichtsregister angegeben werden soll, oder Notwendigkeit der Bestellung eines Prokuristen, der in diesem Bereich handeln wird.

Der bei dem KRS einzureichende Jahresabschluss ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswuerdigen ePUAP-Profil bestaetigten Signatur zumindest einer natuerlichen Person zu versehen, deren PESEL-Nummer in dem KRS angegeben wurde und welche in dem KRS als zur Vertretung des Subjekts einzeln oder gemeinsam mit anderen Personen eingetragen ist bzw. eines in dem KRS zusammen mit der PESEL-Nummer angegebenen Prokuristen.

Einer der möglichen Wege fuer Einreichung des Jahresabschlusses bei dem Landesgerichtsregister ist das System e-KRS, das der Eröffnung eines individuellen Kontos bedarf, von welchem die Abschluesse versendet werden. Das Konto kann durch eine Person eröffnet werden, die ueber die qualifizierte elektronische Signatur bzw. eine mit dem vertrauenswuerdigen ePUAP-Profil bestaetigte Signatur verfuegt.

Man soll auch die Berichterstattungspflichten gegenueber der Polnischen Nationalbank (NBP) und dem Hauptstatistikamt (GUS) beachten.

Alleine aufgrund der auslaendischen Beteiligung entstehen fuer die Gesellschaften die Berichterstattungspflichten gegenueber der Polnischen Nationalbank (NBP) und dem Hauptstatistikamt (GUS). In dieser Hinsicht soll man sich mit den Begriffen inlaendisches Subjekt und auslaendisches Subjekt vertraut machen, die sich aus dem polnischen Devisenrecht herleiten.

Ein inlaendisches Subjekt ist jede natuerliche Person mit dem Wohnsitz im Inland und jede juristische Person mit dem Sitz im Inland (d.h. in Polen). Ein auslaendisches Subjekt ist dagegen eine natuerliche Person mit dem Wohnsitz im Ausland und eine juristische Person mit dem Sitz außerhalb Polens, die faehig ist, im eigenen Namen Verbindlichkeiten einzugehen und Rechte zu erwerben. Als auslaendische Subjekte gelten auch die durch inlaendische Subjekte gegruendeten Niederlassungen, Repraesentanzen und Unternehmen im Ausland.

Die Bestimmung der Subjekte, die zur Einreichung der Berichte verpflichtet sind, sowie der Schwellen, deren ueberscheiten zur Einreichung solcher Berichte verpflichtet, wird durch das Gesetz vom 27. Juli 2002 Devisenrecht geregelt. Die Berichterstattungspflicht gilt fuer alle inlaendischen Subjekte, die den Devisenverkehr mit den auslaendischen Subjekten abwickeln.

Die in den Berichten fuer die Polnische Nationalbank auszuweisenden Daten sind den Handelsbuechern zu entnehmen. Alle Daten sind in Zloty auszuweisen, die nach dem durchschnittlichen Wechselkurs der Polnischen Nationalbank von dem letzten Tag der Periode, fuer die der Bericht erstellt wird, umgerechnet werden. Die erste Berechnung ist erforderlich um festzustellen, ob das jeweilige Subjekt die Berichterstattungsschwellen ueberschritten hat und ob es Monatsberichte oder eher Quartalsberichte einreichen soll. Am bequemsten kann man die Berichterstattungspflichten durch die EDV-Berichte erfuellen, indem man diese per Portal der Polnischen Nationalbank einreicht.

Gibt es an einer Gesellschaft eine auslaendische Beteiligung, dann unterliegt solch eine Gesellschaft auch der Berichterstattungspflicht gegenueber dem Hauptstatistikamt. Die Gesellschaft mit auslaendischer  Beteiligung ist verpflichtet, jedes Jahr dem Hauptstatistikamt zwei Berichte vorzulegen:

• SP – Jahresumfrage fuer Unternehmen,
• KZ – Bericht fuer Subjekte mit auslaendischer Beteiligung.

Es gibt so viele Pflichten und Anforderungen in diesem Bereich, dass man sich dabei leicht verlieren kann. Bei Auslagerung dieser Aufgaben auf ein Fachunternehmen kann sich der Unternehmer auf das Kerngeschaeft konzentrieren, ohne seine Zeit der Analyse und Pruefung der Ordnungsmaeßigkeit in Bezug auf Erfuellung von Berichterstattungspflichten widmen zu muessen.

Die Mission von RSM Polen beruht auf der steuer-, buchfuehrungs- und rechtsbezogenen Unterstuetzung der Unternehmer, so dass sie auf dem polnischen Markt frei und sicher handeln können.