Neue Technologien im Einsatz, also ein paar Worte über Finanzbuchhaltungssysteme (Teil 1)

Justyna CHRZANOWSKA
Accounting Supervisor bei RSM Poland

Als unser Kollege Radosław OSMÓLSKI vor einem Jahr ueber die Fallen schrieb, in welche man bei der Nutzung eines auslaendischen Buchhaltungssystems zwecks Fuehrung der Buecher eines auslaendischen Subjekts treten kann (lesen Sie darueber hier), hatten wir eine große Erfahrung sowohl im Bereich der Schattenbilanzierung, als auch im Bereich der Beratung den Mandanten der systemseitigen Lösungen, welche die Berichterstattung fuer Zwecke der polnischen Rechnungslegung und des polnischen Steuersystems möglich machen. Jahr fuer Jahr gehen wir jedoch weiter, wir arbeiten mit immer mehreren auslaendischen Finanzbuchhaltungssystemen und suchen fuer unsere Mandanten nach immer besseren Lösungen, damit Betreiben des Gewerbes in Polen fuer sie zu keinem buerokratischen Alptraum wird. Deswegen befassen wir uns erneut mit diesem Thema, indem wir nicht nur die Form, sondern auch den Ort der Buchfuehrung unter die Lupe nehmen.

EIN BISSCHEN THEORIE

Meistens erscheinen die Probleme bereits bei der Wahl der Buchhaltungssoftware bei diesen Subjekten, die den größeren Strukturen angehören, welche miteinander durch gemeinsame Geschaefte verknuepft sind, wo mit Fuehrung der Buecher das Mutterunternehmen bzw. ein verbundenes Unternehmen beauftragt ist, dessen Standort von Standorten der einzelnen Unternehmen geographisch weit entfernt sein kann. Dann können wir nicht nur mit einem auslaendischen Finanzbuchhaltungssystem, sondern auch mit der Fuehrung der Buecher im Ausland zu tun haben.

Leider sind die Rechtsakte der einzelnen Laender zur Regelung der Buchhaltungsfragen nicht nur nicht einheitlich in Bezug auf die Rechnungslegungsgrundsaetze, sondern auch sie konkretisieren die Voraussetzungen fuer Buchfuehrung im verschiedenen Maße. Das polnische Rechnungslegungsgesetz ist ein Rechtsakt, der einerseits den Subjekten viel Spielraum bei Behandlung der Geschaeftsvorfaelle ueberlaesst, andererseits aber ziemlich detailliert die Voraussetzungen bestimmt, die zu erfuellen sind, damit diese Geschaeftsvorfaelle als widerspiegelnd die tatsaechliche Lage des Subjekts angesehen werden. Die Implikationen einer nicht ordnungsgemaeßen bzw. nicht korrekten Fuehrung der Buecher, die oft (insbesondere durch Subjekte mit der Buchfuehrung außerhalb Polens) unterschaetzt werden, können nicht nur in Bezug auf eine negative Beurteilung des Subjekts durch potentielle Geschaeftspartner unguenstig sein, sondern auch sie können das Infragestellen der steuerlichen Abrechnungen durch die Finanzaemter verursachen, was wiederum höhere, von den Finanzaemtern berechnete Steuerbelastungen und die Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen fuer die fuer Buchfuehrung zustaendigen Personen zur Folge haben kann. In den letzten Jahren erscheinen immer mehrere Betriebspruefungsbescheide der Finanzaemter und Aufsichtsbeamten fuer öffentliche Finanzen, in denen die ordnungswidrige Buchfuehrung (d.h. entgegen dem RLG und den Steuergesetzen) festgestellt wird, deswegen werden dafuer immer haeufiger Strafen verhaengt. Angesichts der Tatsache, dass den Finanzaemtern und Aufsichtsbeamten fuer öffentliche Finanzen das gleiche Recht auf Fuehrung eines Ermittlungsverfahrens wie z.B. der Polizei bzw. der Staatsanwaltschaft sowie das Recht auf Erstellung der Anklageschrift (aufgrund des Art. 325a des Strafverfahrensgesetzbuches [1] sowie Art. 133 und 155 des Steuerstrafgesetzbuches [2]) zusteht, kommt die Verhaengung der Geldstrafe bzw. Freiheitsstrafe nicht selten vor, wenn die Rechtsverletzung bzw. Genehmigung der Rechtsverletzung dann festgestellt wird, falls eine fuer Buchfuehrung zustaendige Person die Handlungen der ihr unterstellten Personen nicht kontrolliert.

(Gemaeß Art. 4 Abs. 5 RLG) ist fuer die Buchfuehrung die Geschaeftsleitung des Subjekts, d.h. Geschaeftsfuehrung/Vorstand der Kapitalgesellschaft, Gesellschafter der Gesellschaft buergerlichen Rechts usw. zustaendig. Gerade die Geschaeftsleitung des Subjekts entscheidet ueber den Ort fuer Fuehrung und Aufbewahrung der Buecher und sie ist verantwortlich fuer Benachrichtigung des Finanzamtes ueber Herausgabe der Buecher außerhalb des Unternehmenssitzes (Art. 11a Nr. 1 RLG). Kommt es aber im Falle der Fuehrung der Buecher außerhalb Polens  tatsaechlich zu ihrer Herausgabe außerhalb des Unternehmenssitzes?

Gemaeß dem RLG kann ein Subjekt seine Buecher entweder alleine fuehren oder mit der Buchfuehrung einen externen Dienstleister beauftragen. Meistens kommt es in dem letztgenannten Fall zur Herausgabe der Buecher, wo sich sowohl die Buchungsbelege, als auch der Server mit Buchhaltungsdaten außerhalb des Unternehmenssitzes/Sitzes der Geschaeftsleitung befinden; fuer Einfuehrung der Daten in das System sowie ihre Verbuchung sind die Personen außerhalb des Subjekts zustaendig und die Geschaeftsleitung hat nur einen passiven Zugriff auf die Buchhaltungsdaten. Manchmal kann aber die Situation mehr kompliziert sein, z.B.:

• die Buchungsbelege befinden sich beim Subjekt und der Server bei dem Buchhaltungsunternehmen – in solch einem Fall werden die Buecher aufgrund des Vertrags mit dem externen Unternehmen gefuehrt und dies gilt als Fuehrung der Buecher außerhalb des Unternehmenssitzes ist (d.h. die Vornahme der Eintragungen in das Buchhaltungsprogramm und Einstufung der Geschaeftsvorfaelle kommen am Sitz des externen Dienstleisters zustande), obwohl die Buchungsbelege im Original beim Subjekt aufbewahrt werden;
• der Server befindet sich bei dem Subjekt und die die Buchungsbelege bei dem Buchhaltungsunternehmen – wenn die Bedienung (Verbuchung) in solch einem Fall auch aufgrund des Dienstleistungsvertrags zustande kommt, dann gilt sie auch als Fuehrung der Buecher außerhalb des Unternehmenssitzes, vorausgesetzt, dass der externe Dienstleister fuer die Einstufung der Buchungsbelege und ihre Erfassung im Buchhaltungsprogramm verantwortlich ist. Obwohl man dies aus dem RLG alleine kaum schlussfolgern kann, ist dabei wieder der von Radosław Osmólski erwaehnte Standpunkt des Rechnungslegungsstandards Committees vom 13. April 2010 zu manchen Grundsaetzen ordnungsmaeßiger Buchfuehrung [3] hilfreich.

Im Falle der fuer eine internationale Unternehmensgruppe zentral gefuehrten Buecher haben wir meistens mit der Situation zu tun, wo die Buchungsunterlagen an Sitzen der einzelnen Subjekte aufbewahrt sind, dagegen die Buchhaltungsdaten auf den außerhalb des Landessitzes (hier: außerhalb Polens) platzierten Servern, welche durch ein Unternehmen der Gruppe bedient werden, welches nicht unbedingt ein professionelles Buchhaltungsunternehmen ist. Dann ungeachtet dessen, ob die Daten in das Buchhaltungsprogramm lokal, d.h. vom Sitz des Subjekts, oder vom Land (d.h. von den Buchhaltern der Unternehmensgruppe) eingetragen werden, wo sich der Server befindet, ist die Geschaeftsleitung des Subjekts immer noch dazu verpflichtet, die Kontrolle ueber die Buecher und ueber Personen, welche die Daten eintragen, auszuueben, was bedeutet, dass aus Sicht des RLG die Buecher weiterhin durch das Subjekt gefuehrt werden. Fuer die Gruppe ist das eine guenstige Lösung, die jedoch mit einem hohen Risiko belastet ist, das sich grundsaetzlich aus der Unkenntnis der polnischen Vorschriften durch auslaendische Buchhalter ergibt.

 [1] Gesetz vom 6. Juni 1997 Strafverfahrensgesetzbuch (GBl. 1997 Nr. 89 FN. 555 m. ae.)

[2] Gesetz vom 10. September 1999 Steuerstrafgesetzbuch (konsolidierte Fassung: GBl. 2017 FN. 2226)

[3] Veröffentlicht mit der Mitteilung Nr. 10 des Finanzministers vom 18.05.2010 ueber die Bekanntmachung des Beschlusses des Rechnungslegungsstandards Committees ueber Annahme des Standpunkts des Committees zu manchen Grundsaetzen ordnungsmaeßiger Buchfuehrung (ABl. 6 FM von 2010, FN. 26 vom 24.06.2010).