Steuerliche Vorprüfung – heißt schneller günstiger?

Aleksandra KORZEŃ
Accounting Manager bei RSM Poland

Mit der Entwicklung der Technologie haben wir uns in den Buchhaltungsbueros allmaehlich daran gewöhnt, per E-Mail miteinander zu kommunizieren, Dokumente in Form von Scans bereitzustellen und mehr Freiheit im Umgang mit Mitarbeitern des Finanzamtes zu haben. Die Pandemie, die sich in der Verbreitung von Fernarbeit niederschlug, hat auch dazu beigetragen, den Informationsaustausch zwischen Buchhaltern und Beamten zu vereinfachen. Bedeutet dies jedoch, dass die Digitalisierung ausreicht, um alle Probleme im Zusammenhang mit der Buchfuehrung zu lösen?

Arbeit in der Buchhaltung gestern...

Im Laufe der Jahre, in denen ich Erfahrungen mit der Erbringung von Buchhaltungs-Outsourcing-Dienstleistungen gesammelt habe, habe ich mich mit Dutzenden von Aufforderungen aus den Finanzaemtern im Rahmen der steuerlichen Vorpruefung auseinandergesetzt. Als Accounting Manager habe ich jeden Tag mit der Umsatzsteuer und Ertragsteuern zu tun und ich leite ein Team von Fachkraeften, die die Buecher unserer Mandanten so fuehren, dass ordnungsgemaeße Abrechnungen und die rechtzeitige Berichterstattung an die Behörden gewaehrleistet sind.

Dadurch hatte ich die Gelegenheit zu beobachten, wie sich die Formen des Kontakts mit Beamten, die Einstellung öffentlicher Behörden gegenueber dem Steuerpflichtigen und die Zusammenarbeit mit uns – den Buchhaltern spezialisierter Beratungsgesellschaften allmaehlich veraenderten. Viele unsere Mandanten ergreifen naemlich die Maßnahmen, die nicht nur Finanz- und Buchhaltungskenntnisse, sondern auch die Zusammenarbeit mit den zustaendigen Behörden erfordern – sie beantragen Mehrwertsteuererstattungen, Anrechnung der Mehrbetraege auf die Steuerschulden oder Verteilung der Zahlungen auf Raten. Meistens fuehrt jede solche Handlung dazu, dass der zustaendige Beamte Kontakt zu der Person aufnimmt, die das Unternehmen vertritt. Bei der Erfuellung von Outsourcing-Aufgaben erhalten wir daher bei RSM Poland die Aufforderungen zur Erlaeuterung oder uebermittlung von zusaetzlichen Unterlagen. Manchmal umfasst die Liste dieser Anforderungen mehrere DIN-A4-Seiten.

Es ist daher leicht zu erraten, dass Telefonanrufe an das Buero oder sogar persönliche Besuche der Mitarbeiter des Finanzamtes fuer unsere Buchhalter nie eine große ueberraschung waren. Um die Aufgaben mit der erforderlichen Sorgfalt zu erfuellen und den Beduerfnissen der Mandanten gerecht zu werden, haben wir Dutzende von Rechnungen und anderen Dokumenten kopiert und dann an das Amt direkt uebermittelt oder per traditioneller Post versandt, um die Ordnungsmaeßigkeit der Abrechnungen nachzuweisen und die Behörde davon zu ueberzeugen, dass dem betreffenden Unternehmen eine Steuerrueckerstattung zusteht. Jede Kopie des Dokuments, die wir in diesem Fall gemacht haben, musste dabei von der dazu befugten Person als mit dem Original uebereinstimmend beglaubigt werden, was zusaetzliche Probleme aufwarf, indem das gesamte Verfahren dadurch verlaengert wurde.

Diese Zeiten sind mit der fortschreitenden Digitalisierung gluecklicherweise vorbei.

...und Buchhaltung im Zeitalter der heutigen Online-Kommunikation

Die Pandemie hat uns noch weiter in die virtuelle Welt versetzt und es laesst sich feststellen, dass viele Steuerpflichtige, die sich nicht direkt an die Behörden wenden, in dem Glauben leben, dass die Kommunikation mit den Finanzbehörden im Grunde einfach ist, keinen großen Arbeitsaufwand erfordert und nicht mit Stress oder Risiken behaftet ist. Solche Personen meinen, dass eine schnelle Reaktion auf eine E-Mail, mit der die Zustellung einer Reihe von Unterlagen gefordert wird, oder eine umfassende Antwort auf eine telefonische Anfrage, sie zur Verfuegung zu stellen, ihnen ermöglichen wird, einfach und schnell eine Steuerrueckerstattung oder die erwartete Entscheidung zu erhalten. Nichts könnte leider falscher sein.

Die meisten unseren Mandanten unterliegen den spezialisierten Finanzaemtern, die Unternehmen mit Fremdkapital bedienen, meist mit einem Umsatz von mehreren Millionen, denen viele zusaetzliche rechtliche Anforderungen gestellt werden.

Waehrend wir also in Polen in Bezug auf die Digitalisierung von Art und Weise der Datenbereitstellung und die Formen der Kommunikation mit öffentlichen Behörden einen Schritt nach vorn gemacht haben, bleiben viele Bestimmungen – u.a. die ein Teil der Abgabenordnung sind – seit Jahren unveraendert. Und obwohl viele Beamte allein versuchen, den Prozess zu erleichtern und zu beschleunigen, indem sie die uebermittlung (manchmal sehr wichtiger) Informationen per einfache E-Mail anfordern, ist das fuer den Steuerpflichtigen nicht immer vorteilhaft.

Daher empfehlen wir unseren Mandanten weiterhin, sich mit den Behörden offiziell schriftlich zu kommunizieren. Die steuerliche Vorpruefung wurde naemlich nach dem Willen des Gesetzgebers auf die ueberpruefung der formalen Konformitaet von Daten und Dokumenten beschraenkt, was den Finanzbehörden jedoch keine Möglichkeit bietet, ein Beweisverfahren durchzufuehren. Ein Steuerpflichtiger, der weder an einem Steuerverfahren noch an einer Betriebspruefung beteiligt ist, darf sich nicht zu den von der Behörde gesammelten Unterlagen und Informationen aeußern.

Professionelles Outsourcing garantiert Sicherheit

Erfahrene Buchhalter sind in der Regel in der Lage, fehlerfrei zu beurteilen, ob es in einer bestimmten Geschaeftssituation eine Rechtsgrundlage gibt, die die Finanzbehörden im Rahmen der steuerlichen Vorpruefung ermaechtigen wuerde, den betreffenden Steuerpflichtigen aufzufordern, verschiedene Vertraege, Erlaeuterungen und Zahlungsbestaetigungen vorzulegen – natuerlich, wenn die Unterlagen in einer Fremdsprache gefuehrt wuerden, zusammen mit ihrer obligatorischen uebersetzung ins Polnische.

Die große Anzahl von Vorschriften und die Besonderheiten der Arbeitsweise der polnischen Behörden fuehren daher dazu, dass manchmal erst die Unterstuetzung eines erfahrenen Steuerberaters, der bei der Ausarbeitung einer professionellen schriftlichen Antwort auf eine Aufforderung des Finanzamtes oder durch die Kenntnis der Bestimmungen der Abgabenordnung hilft, die in den Unterlagen enthaltenen Daten und Abrechnungen angemessen zu begruenden, die gewuenschte Wirkung in Form einer raschen Entscheidung zugunsten des Steuerpflichtigen hat.