Wann sollte eine Finanzbuchhaltungssoftware geändert werden? Grundlegende Fragen im Zusammenhang mit der Implementierung einer neuen Software für die Buchhaltung

Ewelina ZAWIERUCHA
Accounting Manager bei RSM Poland
 

Mit dem Ende des alten Jahres und Anfang des neuen Jahres erwaegen einige Geschaeftsinhaber und Hauptbuchhalter, die Buchhaltungssoftware ihres Unternehmens zu aendern. Dies ist keine leichte Entscheidung und nicht nur mit schwerwiegenden Folgen in Bezug auf Steuerabrechnungen belastet, sondern auch oft mit hohen Aufwendungen fuer Lizenz und Implementierung der geeigneten Software verbunden.

Wie waehlt man eine Finanz- und Buchhaltungssoftware fuer unsere Unternehmen, Stiftungen oder Vereine? Dem Auswahlprozess sollte eine Analyse vorangehen, bei der dieser Beitrag helfen kann.

Um die aenderung der Buchhaltungssoftware vernuenftig anzugehen, ist es daher zunaechst notwendig:

• darueber nachzudenken, warum wir mit der aktuellen Software unzufrieden sind und unsere Zweifel mit der Buchhaltungsabteilung besprechen,
• die Möglichkeiten zu analysieren, Verbesserungen an der verwendeten Software vorzunehmen und ihre Funktionalitaet durch eine Erweiterung (sog. "Upgrade") zu erhöhen sowie ihre Kosten abzuschaetzen.

Bevor wir die Software aendern, sollten wir ueberlegen, was eine gute Buchhaltungssoftware fuer uns bedeutet. Die grundlegenden Anforderungen, die an diese Art von Software gestellt werden sollten, sind natuerlich diejenigen, die sich auf die Einhaltung der geltenden Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften und die Ermöglichung der korrekten Erfuellung von Steuerabrechnungen und Finanzberichterstattungspflichten beziehen. Es lohnt sich jedoch auch, die Funktionalitaet eines bestimmten Produkts, seine Anpassung an die Beduerfnisse der Benutzer sowie seine Intuitivitaet und Benutzerfreundlichkeit zu beruecksichtigen.

Es ist ziemlich offensichtlich, dass eine gute Buchhaltungssoftware eine ist, die keine zusaetzliche Arbeit und Probleme bereitet und es gleichzeitig einfacher macht, die haeufigsten und kompliziertesten Aufgaben durchzufuehren.

Wie fuehrt man ein Audit von Finanz- und Buchhaltungssoftware durch?

Um den aenderungsbedarf und die Anforderungen an eine neue Buchhaltungssoftware richtig einzuschaetzen, wenden Sie sich an Ihre Buchhaltungsabteilung, um Folgendes zu bestimmen:

• Welche Art von Fehlern entsteht am haeufigsten bei der Eingabe von Unterlagen und wirkt sich der Aufbau der aktuell verwendeten Software darauf aus?
• Erlaubt das aktuelle System das laufende Auffinden und Korrigieren von Fehlern bei der Dateneingabe?
• Ist das aktuelle System an die Anzahl und Art der verarbeiteten Unterlagen angepasst?
• Weist das aktuelle System Bereiche auf, die den Anforderungen an eine effiziente Kontrolle nicht gerecht werden, d.h. ineffizient sind und die ueberpruefung von Unterlagen langwierig und muehsam machen?
• Weist das aktuelle System Bereiche auf, die schwierig zu bedienen und nicht intuitiv sind, z.B. erfordert Aktivitaeten an vielen Stellen?
• Dauert die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, damit er frei am bestehenden System arbeiten kann, zu lange?

Wenn Sie mithilfe der Buchhalter im aktuellen System Bereiche identifizieren, die verbessert werden muessen, ueberlegen Sie, ob sie technisch machbar sind und wie hoch ihre Kosten waeren (einschließlich Arbeitskosten der Buchhalter im Zusammenhang mit dem Testen von Lösungen).

Nehmen Sie auch unter die Lupe interne Verfahren (nicht nur in der Buchhaltungsabteilung), da sich diese auf die Effektivitaet der Eingabe von Unterlagen auswirken können.

Was tun, wenn die Buchhaltungssoftware unseren Erwartungen nicht entspricht?

Wenn das Ergebnis der vorgenannten Analyse fuer das bisher verwendete System nicht positiv ist und die Implementierung einer neuen Software notwendig ist, gibt es nichts anderes zu tun, als konkrete Schritte einzuleiten. Damit der gesamte Prozess reibungslos ablaeuft, sollte man Folgendes tun:

• die Angebote anderer Software, die im Rahmen des geplanten Budgets verfuegbar ist, ueberpruefen und ihre Pakete vergleichen, unter besonderer Beruecksichtigung von Lösungen, die fuer uns am wichtigsten sind,
• einen Zeitplan fuer die Implementierung der neuen Software entwickeln und pruefen, welche Aktivitaeten von der Buchhaltungsabteilung durchgefuehrt werden können und welche eine IT-Unterstuetzung (extern und / oder intern) erfordern,
• ein Stundenbudget fuer die Implementierung erstellen.

uebernahme der Buchhaltungsdaten in das neue System

Im Falle einer Entscheidung, die Buchhaltungssoftware zu aendern, ist zu ueberlegen, welche Daten aus dem alten System uebertragen werden muessen. Unter der Annahme der sogenannten vollstaendigen Buchfuehrung kann die folgende Liste hilfreich sein. Die wichtigsten Finanz- und Geschaeftsdaten sind daher:

• Datenbank der Geschaeftspartner,
• Kontenrahmen,
• Eröffnungsbilanz,
• Offene Posten/Abrechnungen,
• Sachanlagen,
• Vorsteuerguthaben und Steuerermaeßigung wegen uneinbringlicher Forderungen,
• Steuerlicher Voranmeldungsteil (JPK-Dateien, Voranmeldungen u. dgl.).

Relevant fuer die Implementierung eines neuen IT-Buchhaltungssystems ist die Erstellung eines Zeitplans fuer Arbeitsdurchfuehrung, ihres Stundenbudgets und angemessene Zuweisung von Aufgaben an entsprechende Mitarbeiter. Es ist auch notwendig zu entscheiden, ob man die Unterstuetzung eines externen IT-Experten in Anspruch nehmen soll.

Es lohnt sich, darueber nachzudenken, wie die Buchhaltungsabteilung in der uebergangsphase arbeiten wird, und zu beruecksichtigen, dass es notwendig sein kann, die Buecher in beiden Programmen fuer einige Zeit gleichzeitig zu fuehren.

Abschließend wuenschen wir Ihnen Mut beim Start von Projekten im Zusammenhang mit aenderungen des Buchhaltungssystems. In der heutigen komplizierten Realitaet lohnt es sich naemlich nicht, an Arbeitstools fuer Buchhaltungsabteilungen zu sparen, da sich die Auswirkungen einer unangepassten Software als finanziell schwerwiegender erweisen können als der Kauf eines neuen Systems.