Abschlüsse im e-KRS

Abgabe der Abschluesse beim e-KRS unter Beteiligung auslaendischer Geschaeftsfuehrer

Seit 15. Maerz 2018 gilt der neue Art. 19e des Gesetzes ueber das Landesgerichtsregister (KRS), aufgrund welches die Abschluesse der Gesellschaften bei dem Landesgerichtsregister ueber das von dem Justizminister zur Verfuegung gestellte IuK-System abzugeben sind. Fuer eine wirksame Abgabe sind sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswuerdigen ePUAP-Profil bestaetigten Signatur zu unterzeichnen. 

In diesem Tax Alert möchten wir Ihnen naeher bringen, welche Schritte vorzunehmen sind, um einen Abschluss beim e-KRS abzugeben, insbesondere dann, falls die Geschaeftsfuehrer der jeweiligen Gesellschaft Auslaender sind*.

uebergangsperiode vom 15. Maerz bis 30. September 2018

Die Abschluesse, d.h. der Jahresabschluss, Pruefungsbericht, die Abschrift des Beschlusses ueber die Feststellung des Jahresabschlusses und der Lagebericht können weiterhin so wie bisher auf Papier erstellt und unterzeichnet werden. Um sie bei dem KRS online einzureichen, sind sie jedoch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswuerdigen ePUAP-Profil bestaetigten Signatur (im Weiteren: elektronische Signatur) zu unterzeichnen.

Ab 1. Oktober 2018 geltende Regeln

Gemaeß dem neuen Art. 45 Abs. 1f. des Rechnungslegungsgesetzes sind ab 1. Oktober 2018 alle Abschluesse ausschließlich in elektronischer Form gemaeß einer bestimmten logischen Struktur und in einem in dem Mitteilungsblatt fuer öffentliche Bekanntmachungen (BIP) auf der Webseite des Finanzministeriums zur Verfuegung gestellten Format aufzustellen und natuerlich mit der elektronischen Signatur zu versehen.

Elektronische Signatur

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine auf dem Gebiet Polens funktionsfaehige elektronische Signatur zu erlangen:

1. durch Vergabe der qualifizierten elektronischen Signatur von Zertifizierungsunternehmen;
2. durch Erstellen des vertrauenswuerdigen ePUAP-Profils online (mittels des Bankkontos) und dessen Bestaetigung an den Bestaetigungsstellen, d.h. in verschiedenen aemtern bzw. bei den Banken auf dem Gebiet Polens.

Aufgrund der Tatsache, dass die Erlangung des vertrauenswuerdigen ePUAP-Profils nur im Falle der Verfuegung ueber die polnische PESEL-Nummer möglich ist und des persönlichen Erscheinens in Polen zur Feststellung der Identitaet der jeweiligen Person bedarf, gehen wir hier in die Details nicht ein, sondern konzentrieren wir uns auf die qualifizierte elektronische Signatur, die von den Zertifizierungsunternehmen vergeben wird.

Wer soll sie erlangen?

In dem bis 30. September 2018 geltenden Rechtszustand muss ueber solch eine Signatur zumindest eine natuerliche Person verfuegen, deren PESEL-Nummer in dem KRS angegeben wurde und welche als ein Mitglied des vertretungsberechtigten Organs oder als ein zur Vertretung einer Personengesellschaft berechtigter Gesellschafter, Insolvenzverwalter bzw. Liquidator eingetragen ist. Es darf also keine Signatur des Prokuristen der Gesellschaft sein, denn die Einreichung der Unterlagen beim KRS gilt nicht als eine unter Prokura fallende Handlung (d.h. als eine mit dem Betreiben des Unternehmens zusammenhaengende Handlung). Was soll der Unternehmer tun, der in seiner Geschaeftsfuehrung keine solche Person hat? Sind alle Geschaeftsfuehrer Auslaender, dann kann man fuer sie die elektronische Signatur besorgen, die nicht mit der PESEL-Nummer, sondern mit einer anderen Identifikationsnummer aus ihrem Identitaetsnachweis verknuepft ist.

Wie kann man sie erlangen?

Auf dem Gebiet der Republik Polen gibt es zurzeit ein paar Unternehmen, denen die Zertifikate der Vertrauensdiensteanbieter vergeben wurden. Solch ein Zertifikat berechtigt diese Subjekte dazu, die Vertrauensdienste zu erbringen, die auf der Vergabe von qualifizierten Zertifikaten (elektronischen Signaturen) beruhen. Um die elektronische Signatur zu erlangen, sind mehrere Identifikationsdaten des Antragstellers (z.B. des Geschaeftsfuehrers) in einem durch das Zertifizierungsunternehmen zur Verfuegung gestellten Fragebogen anzugeben. Dann – bereits nach der Generierung der Signatur – muss man seine Identitaet bestaetigen und die Signierungssoftware entgegennehmen.

Zwar ist ein persönliches Treffen mit dem Mitarbeiter des Zertifizierungsunternehmens (d.h. Erscheinen jedes die Signatur erlangenden Geschaeftsfuehrers in Polen) bevorzugt, aber es ist auch möglich, den Kurierversand in Anspruch zu nehmen. Dann ist es notwendig, die Identitaet der jeweiligen Person im Ausland notariell zu beglaubigen, wobei der unterzeichnete Vertrag ueber Vergabe der elektronischen Signatur mit einer Apostille zu versehen oder auf eine andere Weise zu legalisieren ist, je nach dem Ort der Erstellung der notariellen Urkunde. Werden die in Fremdsprachen angefertigten Unterlagen vorgelegt, dann sind sie auch ins Polnische von einem öffentlich bestellten und vereidigten uebersetzer zu uebersetzen.

Wie ist ein Abschluss (beim e-KRS) online abzugeben?

Auch hier sind zwei alternative Vorgehensweisen möglich:

1. Abgabe des Abschlusses in der Ablage der Finanzunterlagen (poln. RDF);
2. Stellen des Antrags auf Eintragung des Abschlusses ueber das Portal S24.

In den beiden Faellen ist ein persönliches Konto in dem System zu erstellen, wobei die Daten der Person anzugeben sind, welche die Abschluesse abgeben wird und anschließend ist dieses Konto mit der elektronischen Signatur des Kontoinhabers zu autorisieren. Es gibt aber folgende Unterschiede.

Die Abgabe des Abschlusses in der Ablage der Finanzunterlagen ist kostenlos und möglich ausschließlich fuer Personen, die ueber eine mit der PESEL-Nummer verbundene elektronische Signatur verfuegen. Solch eine bevorzugte Abgabe des Abschlusses online ist fuer die Auslaender ohne vergebene PESEL-Nummer nicht zugaenglich. Es ist auch hinzufuegen, dass die jeweilige Sache dann durch die Gerichte sachlich nicht geprueft wird und der Abschluss der Ablage der Finanzunterlagen sozusagen automatisch beigefuegt wird (nach der systemseitigen ueberpruefung der Richtigkeit der elektronischen Signatur sowie der Erklaerung, dass die der Anmeldung beigefuegten Unterlagen die in dem Rechnungslegungsgesetz genannten Anforderungen erfuellen).

Die Abgabe des Abschlusses ueber das Portal S24 heißt eigentlich das Stellen des Antrags auf die Eintragung ins KRS mittels des online verfuegbaren Formblatts KRS-Z30. Solch ein Antrag ist gebuehrenpflichtig. Es gilt der gleiche Tarif wie bisher, d.h. insgesamt 140 PLN (fuer Annahme der Unterlagen und Bekanntmachung im polnischen Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger). Darueber hinaus wird die Sache von dem Rechtspfleger sachlich geprueft und sie endet mit der rechtskraeftigen Eintragung in das Unternehmerregister des KRS. Nach heutigem Stand ist dieses Verfahren fuer die Auslaender ohne PESEL-Nummer zugaenglich, deren elektronische Signatur mit einer anderen Identifikationsnummer aus ihrem Identitaetsnachweis verknuepft ist.

Fristen und Ungewissheit

Es ist zu bemerken, dass sich die vorgenannten Maßnahmen auf alle in dem Landesgerichtsregister eingetragenen Unternehmer erstrecken. Man soll also die elektronische Signatur entsprechend frueh besorgen, um den gesetzlichen Pflichten nachkommen zu können und den Jahresabschluss innerhalb von 15 Tagen nach seiner Feststellung abzugeben. Fuer viele Gesellschaften laeuft diese Frist am 15. Juli 2018 ab. Bis die ersten mit der PESEL-Nummer nicht verbundenen Signaturen in dem e-KRS nicht geleistet werden, kann niemand gewaehrleisten, dass das IuK-System richtig funktionieren wird. Alleine das Stellen des Antrags online kann ein paar Tage in Anspruch nehmen, was auf die bisher bemerkbaren Probleme beim Einloggen, das ausschließlich in polnischer Sprache verfuegbare System bzw. auf solche ueberraschungen zurueckzufuehren ist, dass obwohl die jeweilige Person im KRS als Geschaeftsfuehrer angegeben wurde, steht sie nicht im Verzeichnis der vertretungsberechtigten Personen. Deswegen empfiehlt es sich, dieses Jahr mit der Abgabe von Abschluessen nicht bis zum letzten Moment zu warten.

* Stand zum 19. April 2018

Sollten Sie Fragen dazu haben oder möchten Sie dieses Thema naeher besprechen, dann steht Ihnen unser Experte Anna LEHMANN jederzeit gerne zur Verfuegung:

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