Einfluss der Geschäftsführung auf einen ordnungsgemäßen Abschluss des Geschäftsjahres

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Worauf sollten Sie beim Abschluss des Geschäftsjahres achten?
• Warum sollte sich die Geschäftsführung an den Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Abschluss des Geschäftsjahres beteiligen
• Wie können Führungskräfte Finanzabteilungen bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen unterstützen?

Jedes Jahr, wenn der Herbst kommt, gibt es auch die Zeit, die vergangenen drei Quartale zusammenzufassen und darüber nachzudenken, wie das Ende des laufenden Geschäftsjahres aus unternehmerischer Sicht aussehen wird und was das nächste Geschäftsjahr bringen wird. In einem gut geführten Unternehmen ist dies der Zeitpunkt, um nicht nur tatsächliche Ergebnisse mit Annahmen zu vergleichen, sondern auch zu reflektieren und Schlussfolgerungen für die Zukunft zu ziehen. Wie sollten Unternehmen den Abschlusses der Bücher durchführen, damit die am Ende des Geschäftsjahres erhobenen Daten für die weitere Entwicklung der Organisation wirklich nützlich sein können?

Wie sollte man das Unternehmen auf den Abschluss des Geschäftsjahres vorbereiten?

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bemerken, dass sich die Geschäftsleitung vieler Unternehmen in erster Linie auf die Entwicklung des Unternehmens konzentriert und sich zugleich nicht ausreichend an der Entwicklung einer zuverlässigen Finanzberichterstattung des Unternehmens beteiligt. Rechnungslegung ist jedoch ein untrennbarerer Teil jedes Unternehmens. Man kann sogar sagen, dass ordnungsgemäß geführte Bücher eine Visitenkarte des Unternehmens sind, die alle Maßnahmen und Tätigkeiten des Unternehmens in sich vereint, und sie in einem Jahresabschluss zusammenfasst.

Natürlich sind ordnungsgemäß niedergeschriebene Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie Rechnungslegungsmethoden von großer Bedeutung, um die Transparenz und Zuverlässigkeit aller Arten von Zusammenfassungen der Rechnungslegungsaktivitäten zu wahren – auch derjenigen, die nicht mit dem Abschluss des Geschäftsjahres zusammenhängen. Warum es sich lohnt, sie umzusetzen (und welche Fehler Sie damit vermeiden können), haben wir bereits in einem Beitrag über die Prüfung von Transaktionen im Jahresabschluss geschrieben.

Damit ein Unternehmen jedoch die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie andere Lösungen und Verfahren implementieren kann, die es ermöglichen, das Potenzial der beim Abschluss des Geschäftsjahres erhobenen Informationen in vollem Umfang zu nutzen, ist eine Entscheidung in Führungspositionen erforderlich, um den Schwerpunkt auf eine höhere Qualität der Tätigkeiten zu legen, die im Rahmen der Berichterstattung des Unternehmens durchgeführt werden.

Wenn sich die Geschäftsführungen (und ihre Aufsichtsorgane) dessen nicht bewusst sind, was den Kern der Rechnungslegung ausmacht, und nicht verstehen, was die Grundlage für die Verpflichtung zur Aufstellung des Jahresabschlusses ist und nicht bemerken, wie wichtig der Zweck der internen Revision und Wirtschaftsprüfung ist, dann werden die durch die Finanzbuchhaltungsmitarbeiter verarbeiteten Daten entweder wesentliche Fehler aufweisen oder alle Geschäftsvorfälle nicht zuverlässig und klar darstellen.

Analysiert die Geschäftsleitung nicht die beim Abschluss des Geschäftsjahres erhobenen Informationen und zieht aus den bisherigen Abschlussprüfungen keine Schlüsse, dann darf man dies von den Finanzbuchhaltungsmitarbeitern nicht verlangen. Eine besondere Verantwortung in diesem Bereich liegt heutzutage bei den Geschäftsführungen/Vorständen und Aufsichtsräten, weil sich das rechtliche und regulatorische Umfeld in Polen und auf der ganzen Welt ständig ändert.

Wie kann die Effizienz der Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Abschluss der Bücher gesteigert werden?

Wirtschaftsprüfer bemerken jedes Jahr, dass Unternehmen in Polen keinen Wert auf die Finanzberichterstattung legen, sofern die Geschäftsleitung dazu durch die Öffentlichkeit oder durch ein ziemlich großes Interesse der Investoren nicht gezwungen ist. Aufgrund des Fehlens bestimmter Angaben in den Jahresabschlüssen, die ohne ordnungsgemäße Vorbereitung aufgestellt wurden (oder aufgrund von Fehlern in diesen Dokumenten) können Unternehmen daher wichtige Warnsignale in Bezug auf den Inhalt ihrer Bücher übersehen. Die Gründe für die häufigsten Probleme, die bei der Prüfung von Jahresabschlüssen auftreten, sind:

• Aufrechterhaltung der „Überlegenheit” des Steuerrechts über das Bilanzrecht – Unternehmen behandeln die Richtlinien des Bilanzrechts „stiefmütterlich”, was zu einer unangemessenen Darstellung der Daten führt, die darauf zurückzuführen ist, dass die polnischen Behörden die im Rechnungslegungsgesetz und im Handelsgesetzbuch festgelegten strafrechtlichen Sanktionen nicht anwenden¹,
• die unzureichenden Kenntnisse der Geschäftsführungen und der Mitglieder von Aufsichtsorganen über die Erstellung einer zuverlässigen Finanzberichterstattung (und/oder) ihre unzureichende Beteiligung daran,
• fehlerhaft gewählte Prüfungshandlungen, die die Feststellung von erheblichen Unregelmäßigkeiten oder die Prüfung der Vollständigkeit der Angabe von wesentlichen Informationen im Jahresabschluss durch Wirtschaftsprüfer unmöglich machen,
• fehlende Vorbereitung des Unternehmens auf neue Berichtspflichten (z.B. ESG-Berichterstattung).

Die mit dem Abschluss des Geschäfts- und Steuerjahres verbundene Zeit ist nicht nur die intensive Arbeit der Buchhaltungsabteilung, sondern vor allem der Zeitpunkt des Beginns des Prozesses, an dem sich die Geschäftsführung/der Vorstand und der Aufsichtsrat aktiv beteiligen sollen. Gerade die Geschäftsleitung soll aus den vorherigen Abschlussprüfungen Schlüsse ziehen und dafür sorgen, dass die durch die Finanzbuchhaltungsmitarbeiter verarbeiteten Daten das Bild aller Geschäftsvorfälle zuverlässig und klar darstellen. Diese Organe sollten sich zunächst darum bemühen, dass der Jahresabschluss keine wesentlichen Fehler aufweist, die dann von dem Abschlussprüfer korrigiert werden müssen.

Von den häufigsten Fehlern in den Jahresabschlüssen haben wir bereits in einem anderen Beitrag geschrieben. Zum Schluss wünschen wir allen Buchhalter:innen und CFOs, dass solche Unregelmäßigkeiten in ihrer Organisation nicht auftreten. 

Denken Sie daran, dass die beste Methode zur Vermeidung solcher Probleme in entsprechenden Kenntnissen und Beteiligung der Geschäftsführungen/Vorstände und Mitglieder der Aufsichtsorgane in der bestimmten Entwicklungsphase der Finanzberichterstattung besteht.

¹ Es handelt sich um die Bestimmungen des Art. 77 und 79 des Rechnungslegungsgesetzes (einheitlicher Text: GBl. 2023 Pos. 120 in jeweils gültiger Fassung).