Zwangsverfahren – Registergerichte kämpfen gegen Versäumnisse in der Einreichung der Jahresabschlüsse

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor bei RSM Poland
Legal Counsel

Es ist schon ein Jahr her, als die revolutionaeren aenderungen im Bereich der Aufstellung und Einreichung von Jahresabschluessen eingefuehrt wurden. Und so sind die Jahresabschluesse seit 15. Maerz 2018 elektronisch ueber das durch das Justizministerium zur Verfuegung gestellte System einzureichen. Seit 1. Oktober des vorigen Jahres sind die bei dem Landesgerichtsregister (KRS) einzureichenden Unterlagen auch elektronisch zu erstellen. Die neuen Lösungen ueberraschten viele Unternehmen und verursachen eine nicht kleine Verwirrung in diesem bisher geordneten Bereich der Ausuebung von Geschaeftstaetigkeit.

In den bisherigen Beitraegen auf unserem Blog besprachen wir bereits die wichtigsten Probleme bezueglich der E-Abschluesse wie z.B. Erlangung der elektronischen Signatur oder die Möglichkeit der Einreichung eines Jahresabschlusses durch den Bevollmaechtigten, der ein Rechtsanwalt (poln. radca prawny bzw. adwokat) ist. Da zurzeit mehrere in dem Landesgerichtsregister (KRS) eingetragene Gesellschaften (insbesondere diese mit der auslaendischen Beteiligung) Versaeumnisse in der Einreichung von Jahresabschluessen haben, möchten wir die "Waffe" unter die Lupe nehmen, welche durch die Registergerichte zur Vollstreckung der Berichterstattungspflichten benutzt wird.

REGISTERGERICHTE IMMER WENIGER NACHSICHTIG

Es sieht so aus, als ob die Registergerichte ein paar vergangene Monate als ausreichend fuer das Sich-Anpassen der Unternehmen an die eingefuehrten aenderungen ansehen. Ein Beweis dafuer ist eine zuletzt immer haeufigere Praxis, die Gesellschaften aufzufordern, die ausstehenden Jahresabschluesse innerhalb von 7 Tagen einzureichen, andernfalls kann ihnen eine Geldstrafe bis 15.000,00 PLN auferlegt werden. Solche Berechtigungen der Gerichte ergeben sich aus den Vorschriften des Gesetzes ueber das Landesgerichtsregister (KRS), die das sog. Zwangsverfahren regeln. Es ist jedoch zu beachten, dass das Setzen der siebentaegigen Frist aufgrund der Rechtsvorschriften erfolgt und die Geldstrafe bis 1.000.000 PLN wiederholt werden kann. Die Geldstrafe wird entweder der Gesellschaft oder unmittelbar den Personen auferlegt, die bei dem jeweiligen Subjekt fuer die Einreichung des Jahresabschlusses zustaendig sind. Bei der in Polen beliebten Gesellschaft mit beschraenkter Haftung (poln. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) sind es in der Regel die Geschaeftsfuehrer.

AUFFORDERUNG ZUR EINREICHUNG DER JAHRESABSCHLueSSE

Beim Erhalt der Aufforderung zur Einreichung des ausstehenden Jahresabschlusses hat man natuerlich alle Maßnahmen vorzunehmen, um dieser Pflicht möglichst schnell nachzukommen. Nicht immer ist das aber einfach. Die Schwierigkeiten gibt es insbesondere in den Gesellschaften, wo die Geschaeftsfuehrer Auslaender sind. Durchgehen durch die Formalitaeten bezueglich der Erlangung der elektronischen Signatur und alleine die Nutzung des IT-Systems zur Einreichung der Unterlagen bereiten ihnen grundlegende Schwierigkeiten. Es ist jedoch zu erinnern, dass zumindest das zweitgenannte uebel dadurch gemildert wurde, dass ein Jahresabschluss durch einen Bevollmaechtigten (Rechtsanwalt) eingereicht werden kann. Es ist genauso wichtig, im Falle des Erhalts der Aufforderung zur Einreichung des ausstehenden Jahresabschlusses einen Kontakt mit dem Registergericht möglichst schnell aufzunehmen. Wie die Erfahrung zeigt, laesst ein schnelles Handeln in diesem Bereich schmerzliche Konsequenzen deutlich mindern. Es kann sogar dazu fuehren, dass man die Zahlung der Geldstrafe meidet, sogar wenn sie bereits auferlegt wurde.

ZWANGSVERFAHREN – RICHTIGE ZEIT FueR NACHDENKEN ueBER DIE ZUKUNFT DER GESELLSCHAFT

Die Versaeumnisse bei der Einreichung von Jahresabschluessen können verschiedene Gruende haben. Die fehlende regelmaeßige Erfuellung der Berichterstattungspflichten soll vielleicht die Geschaeftsfuehrung dazu bringen, ueber das weitere Funktionieren der Gesellschaft auf dem Markt nachzudenken. Hat die Gesellschaft vor, ihre Geschaeftstaetigkeit fortzufuehren, dann ist die schnelle und konsequente Erfuellung der Formalitaeten durch die Geschaeftsfuehrer die beste Lösung – d.h. die Aufnahme des Kontakts mit dem Registergericht, Erlangung der elektronischen Signatur, Vorbereitung der Jahresabschluesse etc. und Sorge um eine termingerechte Einreichung von Jahresabschluessen in der Zukunft. Ein Großteil der Versaeumnisse bei der Einreichung der Jahresabschluesse betrifft die Gesellschaften mit beschraenkter Haftung nach dem polnischen Recht, die ihre Geschaeftstaetigkeit nicht mehr ausueben oder gerade einstellen. In solchen Faellen sollte man andere Handlungsszenarien in Erwaegung ziehen.

LIQUIDATION DER GESELLSCHAFT MIT BESCHRaeNKTER HAFTUNG ODER LÖSCHUNG DER GESELLSCHAFT IM REGISTER OHNE LIQUIDATION

Hat die Gesellschaft ein Vermögen sowie die erledigungsbeduerftigen Interessen und ist die Fortfuehrung ihrer Geschaeftstaetigkeit nicht geplant, dann sollte man grundsaetzlich die formelle Liquidation gemaeß den Vorschriften des Gesetzbuches der Handelsgesellschaften (KSH) durchfuehren. Die entsprechende Durchfuehrung dieses Verfahrens laesst das peinliche Zwangsverfahren in der Zukunft meiden und sie bewahrt vor der rechtlichen Verantwortung aufgrund der nachlaessigen Fuehrung der Geschaefte der Gesellschaft. „Tote Seelen”, d.h. die Gesellschaften, die kein Vermögen haben und tatsaechlich keine Geschaeftstaetigkeit ausueben, können aber auch in dem Register ohne Durchfuehrung des formellen Liquidationsverfahrens gelöscht werden. Die Inanspruchnahme dieser Möglichkeit könnte eine Chance fuer diejenigen Subjekte sein, fuer welche die Erfuellung der ihnen auferlegten Pflichten die größten Schwierigkeiten bereiten wuerde. Man darf jedoch nicht vergessen, dass sowohl in dem erst- als auch in dem zweitgenannten Fall die bestimmten Anforderungen und Formalitaeten – auch in Bezug auf die Berichterstattung – zu erfuellen sind. 

ERHÖHT DIE INFORMATISIERUNG DER BERICHTERSTATTUNGSPFLICHTEN DIE SICHERHEIT DES RECHTSVERKEHRS?

Die verstaerkte Aktivitaet bei dem Zwingen zur Einreichung der ausstehenden Jahresabschluesse laesst kuehn vorhersagen, dass die Registergerichte die Gesellschaften immer genauer kontrollieren und ihre Unterlassungen bei der Erfuellung der Berichterstattungspflichten offen legen werden. Man braucht sich nicht zu wundern, weil die Informatisierung in den Registersachen gemaeß der Annahme sicherlich die Gerichte entlastete und die Ressourcen fuer die ueberpruefung und Vollstreckung der Unternehmenspflichten freisetzte. Deswegen kommt jetzt insbesondere fuer die in dem Landesgerichtsregister eingetragenen Gesellschaften die Zeit, sich fuer die Erfuellung der entsprechenden Pflichten im Bereich der E-Abschluesse völlig einzusetzen und anschließend ueber das Schicksal dieser Subjekte auf dem Markt nachzudenken. Erhalten in dem Rechtsverkehr der Gesellschaften, die ihren Registerpflichten nicht nachkommen, wird immer mehr belastend und – in Bezug auf die immer lieber auferlegten Geldstrafen und das Risiko der strafrechtlichen Verantwortlichkeit fuer die Nichteinreichung der Jahresabschluesse – auch teurer und risikoreicher sein.

Muehen Sie sich mit den Schwierigkeiten bei der Einreichung von Jahresabschluessen ab oder brauchen Sie Unterstuetzung bei der erfolgreichen und sicheren Beendigung der Geschaeftstaetigkeit der Gesellschaft? Kontaktieren Sie uns. Unsere erfahrenen Experten helfen Ihnen gerne umfangreich bei der Erfuellung der Registerpflichten bzw. Löschung der Gesellschaft im Register.