Wie soll man Bücher für die Abschlussprüfung vorbereiten?

Justyna SZCZYGIELSKA
Independent Accountant bei RSM Poland

Das Jahresende kommt in großen Schritten, was fuer die meisten Unternehmen mit der Notwendigkeit gleichbedeutend ist, die Handelsbuecher zu schließen und den Jahresabschluss aufzustellen. Leider kann es in diesem Jahr mit einigen Unannehmlichkeiten verbunden sein  – viele Unternehmen werden aufgrund der ueberschreitung bestimmter Grenzen mit zusaetzlichen Pflichten belastet, die sich aus der Notwendigkeit ergeben, dass ein Abschlusspruefer ihren Jahresabschluss prueft.

Wann muss ein Unternehmen die Dienste eines Abschlusspruefers in Anspruch nehmen?

Der Jahresabschluss fuer 2022 wird von einem Abschlusspruefer geprueft (und erfordert daher eine staerkere Beteiligung der Unternehmen), wenn das jeweilige Unternehmen im vorangegangenen Geschaeftsjahr (d. h. 2021) mindestens zwei der folgenden Bedingungen erfuellt hat:

• seine jahresdurchschnittlichen Beschaeftigung (umgerechnet in Vollzeitstellen) betrug mindestens 50 Personen betrug;
• die Bilanzsumme betrug zum Ende des Geschaeftsjahres des Unternehmens mindestens 2.500.000 EUR (d.h. 11.498.500 PLN);
• die Nettoumsatzerlöse (aus Veraeußerung von Waren und Erzeugnissen sowie Finanzgeschaeften des Unternehmens) fuer das Geschaeftsjahr betrugen mindestens 5.000 000 EUR (d.h. 22.997.000 PLN).

Nach dem Rechnungslegungsgesetz prueft ein Abschlusspruefer einen Jahresabschluss, um einen schriftlichen Pruefungsurteil (in Form eines Pruefungsberichts) darueber abzugeben. Er begutachtet darin, ob der Abschluss des geprueften Unternehmens den Grundsaetzen ordnungsgemaeßer Buchfuehrung entspricht und klar und zuverlaessig seine Vermögens- und Finanzlage darstellt.

Wie sollten sich Buchhalter auf die Pruefung der Abschluesse vorbereiten?

Um die Buecher fuer die Abschlusspruefung vorzubereiten, sollte ein Unternehmen zunaechst seine Faehigkeit bestimmen, die Geschaeftstaetigkeit in der vorhersehbaren Zukunft fortzufuehren. Ein Buchhalter oder eine Buchhalterin dieses Unternehmens muss dies mindestens einmal jaehrlich tun – zumindest am Ende des Geschaeftsjahres. Falls die Fortsetzung des Unternehmens ungewiss oder zweifelhaft ist, verpflichten die Rechtsvorschriften ein solches Unternehmen in einigen Faellen, infolge der schwierigen Lage bestimmte Schritte zu unternehmen.

Am sichersten ist es, wenn wir bereits im vierten Quartal des Geschaeftsjahres mit der Vorbereitung der Handelsbuecher fuer den Abschluss des Geschaeftsjahres (und fuer ihre Pruefung) beginnen. Dadurch können wir die Anhaeufung von Arbeit am letzten Tag des Geschaeftsjahres vermeiden. Wenn wir es lange im Voraus tun, werden wir z.B. einen Teil von Inventurarbeiten rechtzeitig durchfuehren können. Dies wiederum wird es uns ermöglichen, den Ist-Stand in den Buechern an die Wirklichkeit anzupassen. Durch die Durchfuehrung einer frueheren ueberpruefung von Buechern und Aufzeichnungen auf den Konten werden wir in der Lage sein, Fehler abzugleichen, zu entdecken und zu korrigieren.

Einer Inventur unterliegen meistens monetaere Vermögenswerte, Wertpapiere, Vorratsvermögen, Vorraete an Waren, RHB-Stoffen, Immobilien, Forderungen und Verbindlichkeiten.

Wenn wir Handelsbuecher mit den Fakten abgleichen, schaffen wir als Buchhalter die Grundlagen fuer die Schaetzung möglicher Wertberichtigungen und Rueckstellungen. Bei selten genutzten Anlageguetern, zweifelhaften Forderungen oder unverkauften Vorraeten, fuer die es keinen Kaeufer gibt und die seit langem vorraetig sind, sind Wertberichtigungen in Betracht zu ziehen. Und fuer dem Unternehmen bekannte Risiken (wie drohende Verluste oder negative Auswirkungen anderer Ereignisse) sind unverzueglich Rueckstellungen zu bilden. Die haeufigsten Rueckstellungen von Unternehmen werden in erster Linie fuer Aufwendungen, Leistungen an Arbeitnehmer (Pensionsabfindungen, Praemien, ausstehende Urlaubstage) und Rechtsstreite gebildet.

Bei der Aufstellung von Jahresabschluessen fuer die Abschlusspruefung sollten wir einen aeußerst wichtigen Punkt nicht vergessen – aktive und /oder passive latente Steuern zu ermitteln und die Bilanzbewertung, die nach dem Wechselkurs des Nationalen Bank Polens (NBP) am letzten Arbeitstag des Geschaeftsjahres erstellt wurde, zu verbuchen. Diese Maßnahme ist erforderlich, wenn das Unternehmen Geschaefte in Fremdwaehrungen getaetigt hat.

Latente Steuern im Abschluss

Nicht alle pruefungspflichtigen Unternehmen muessen aktive und passive latente Steuern ermitteln. Ein Unternehmen unterliegt dieser Pflicht, wenn es im vorangegangenen Geschaeftsjahr mindestens zwei der folgenden Werte ueberschritten hat:

• seine jahresdurchschnittliche Beschaeftigung – umgerechnet in Vollzeitstellen – lag bei mindestens 50 Personen ;
• seine Bilanzsumme betrug zum Ende des Geschaeftsjahres mindestens 25.500.000 PLN;
• seine Nettoumsatzerlöse aus Veraeußerung von Waren und Erzeugnissen betrugen mindestens 51.000.000 PLN .

Ein guter Buchhalter ist auf alles vorbereitet

Die Durchfuehrung einer Bestandsaufnahme, die Organisation und Anpassung der Buecher an den Ist-Stand des Unternehmens, Buchung aller Ertraege und Aufwendungen im Zusammenhang mit dem geprueften Jahr in den Buechern dieses Jahres, Vornahme der möglichen Wertberichtigungen, Bildung von Rueckstellungen und passiven Rechnungsabgrenzungsposten und schließlich auch Buchung der Bilanzbewertung – all dies gilt fuer den Buchhalter als eine Grundlage fuer Aufstellung eines vollstaendigen pruefungspflichtigen Jahresabschlusses.

Ein ordnungsgemaeß aufgestellter und umfassender Jahresabschluss, der von einem Abschlusspruefer geprueft wird, sollte folgende Bestandteile enthalten:

• Bilanz;
• Gewinn- und Verlustrechnung;
• Kapitalflussrechnung;
• Eigenkapitalveraenderungsrechnung;
• Lagebericht.

Ein Geschaeftsjahr abzuschließen bedeutet immer viel Arbeit, Stress und ewigen Zeitmangel. Nichtsdestotrotz ist auch der Abschluss eines weiteren Jahres ein Erfolg – schließlich wissen wir, dass wir eine extrem schwierige Zeit durchgemacht haben und reicher an neuen Erfahrungen der vergangenen Zeit sind. Wenn es dieses Mal geklappt hat, wird es auch in einem Jahr möglich sein – und falls Hilfe benötigt wird, können wir uns immer an solch eines Buchhaltungsbuero wie RSM Poland wenden.