Wie kann man eine ausländische Zweigniederlassung durch eine Gesellschaft in Polen ersetzen?

Viele ausländische Unternehmen beginnen ihre Tätigkeit in Polen mit der Gründung einer Zweigniederlassung. Es ist eine schnelle und relativ einfache Lösung hinsichtlich ihrer Organisation. Mit der Entwicklung des Geschäfts stellt sich jedoch zunehmend heraus, dass die Form der Zweigniederlassung nicht mehr den tatsächlichen operativen und strategischen Anforderungen entspricht. In einer solchen Situation ist es ein natürlicher Schritt, eine Kapitalgesellschaft polnischen Rechts zu gründen – meistens eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

Es sollte jedoch bemerkt werden, dass das polnische Recht keine einfache „Umwandlung” einer Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmers in eine Gesellschaft vorsieht. In der Praxis ist es notwendig, einen geeigneten Reorganisationsmechanismus anzuwenden, dessen Wahl von erheblicher rechtlicher, steuerlicher und geschäftlicher Bedeutung ist.

Was ist der Unterschied zwischen einer ausländischen Zweigniederlassung und einer Kapitalgesellschaft in Polen?

Eine Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmers hat keine eigene Rechtspersönlichkeit. Sie ist kein eigenständiger Rechtsträger, sondern ein organisatorisch ausgegliederter Teil der Geschäftstätigkeit, die von einem ausländischen Unternehmen auf dem polnischen Gebiet ausgeübt wird. Das bedeutet, dass:

• alle Verbindlichkeiten der Zweigniederlassung direkt das ausländische Stammhaus belasten,
• die Zweigniederlassung unter der Firma eines ausländischen Unternehmers (Stammunternehmens) tätig ist,
• der Umfang seiner Entscheidungsunabhängigkeit begrenzt ist.

Eine Kapitalgesellschaft (z. B. eine GmbH) ist dagegen ein eigenständiger Rechtsträger mit eigenen Vermögenswerten, Organen und Haftung. Für viele Unternehmensgruppen ist diese „Kapitalmauer” das Hauptargument für einen Strukturwechsel.

Warum entscheiden sich Unternehmen, von der Zweigniederlassung wegzugehen?

Aus geschäftlicher Sicht ist die Entscheidung, eine Gesellschaft polnischen Rechts zu gründen, meistens auf mehrere Gründe zurückzuführen:

• Minderung des Risikos für ausländisches Unternehmer (Stammhaus),
• eine bessere Wahrnehmung durch Banken, Investoren und Geschäftspartner,
• eine größere Autonomie der lokalen Geschäftsführung, 
• Vereinfachung von Abrechnungen und Geschäftsbeziehungen,
• Vorbereitung der Struktur auf die weitere Expansion oder den Verkauf des Unternehmens.

Wie kann man eine Zweigniederlassung durch eine Gesellschaft in Polen ersetzen?

In der Praxis werden drei grundlegende Verfahren verwendet, von denen jedes einem anderen Geschäftsprofil und Umfang der Abläufe entspricht.

1. Pfad: Liquidation der Zweigniederlassung und Gründung einer neuen Gesellschaft, d.h. die sog. „Klassische Methode”

Dies ist die Lösung, die am häufigsten von Dienstleistungsunternehmen mit einer relativ einfachen Vermögensstruktur gewählt wird.

Wie sieht dieser Prozess aus?

Die Zweigniederlassung wird im Landesgerichtsregister gelöscht und eine neue polnische Gesellschaft wird parallel oder anschließend ins Register eingetragen  – z. B. über das S24-System oder das Gerichtsregisterportal (PRS).

Es ist die beste Lösung, wenn die Zweigniederlassung:

• kein bedeutendes Anlagevermögen hat,
• in keinem regulierten Sektor tätig ist, 
• ihre Tätigkeit nicht auf schwer zu übertragende Lizenzen oder Vereinbarungen stützt.

Es sollte jedoch bemerkt werden, dass die Art und Weise der Beendigung der Tätigkeit einer Zweigniederlassung und deren Löschung im Landesgerichtsregister jeweils eine Analyse sowohl der polnischen Rechtsvorschriften als auch des auf das ausländische Unternehmen anzuwendenden Rechts erfordert. Daher können die Dauer, der Grad der Formalisierung und die praktischen Anforderungen des Verfahrens je nach Gerichtshoheit des ausländischen Unternehmens (der Stammgesellschaft) und den Umständen des jeweiligen Falls variieren.

2. Pfad: Einbringung in die Gesellschaft einer Gruppe der mit der Tätigkeit der Zweigniederlassung zusammenhängenden Vermögenswerte (eines Teilbetriebs) als Sacheinlage

Diese Methode beruht auf der Übertragung von materiellen und immateriellen Vermögenswerten, die mit der Tätigkeit der Zweigniederlassung zusammenhängen, auf eine neu gegründete Kapitalgesellschaft gegen Geschäftsanteile bzw. Aktien an dieser Gesellschaft.

Die Voraussetzung dafür ist, dass diese Zweigniederlassung als ein Teilbetrieb (TB) angesehen wird, d.h. ein Rechtsträger ist, der

• organisatorisch, 
• finanziell,
• funktional

abgegrenzt ist.

Die Ermittlung, ob die zu übertragenden Vermögenswerte einer Zweigniederlassung einen Teilbetrieb darstellen, kann eine Herausforderung sein, und dieses Thema ist aus steuerlicher Sicht von erheblicher Bedeutung, daher lohnt es sich, sich mit der Definition eines Teilbetriebs vertraut zu machen.

Bei dieser Methode kommt es in der Regeln nicht zur Gesamtrechtsnachfolge. Das bedeutet, dass die Übertragung einzelner Rechte und Pflichten – insbesondere solcher, die sich aus Verträgen, Verwaltungsakten, Wertpapieren oder durch besondere Vorschriften geregelten Beziehungen ergeben – jedes Mal anhand vertraglicher und regulatorischer Anforderungen beurteilt werden sollte. In der Praxis erfordern manche Beziehungen die Zustimmung von Geschäftspartnern, Nachträge oder separate Übertragungstätigkeiten.

Dies ist die beste Lösung für Handels- und Produktionsunternehmen, die über bedeutendes Vermögen verfügen und bereit sind, den Prozess der Vertragsübertragung aktiv zu steuern.

3. Pfad: Grenzüberschreitende Abspaltung

Dies ist der fortschrittlichste und zugleich sicherste Reorganisationsmechanismus, insbesondere bei Holdingstrukturen, der seit September 2023 zur Verfügung steht.

Sein Hauptvorteil ist die Gesamtrechtsnachfolge, durch die die mit dem abgespaltenen Vermögen zusammenhängenden Rechte und Pflichten auf die übernehmende oder neu gegründete Gesellschaft übertragen werden. Es ist jedoch notwendig jedes Mal zu prüfen, ob Sondervorschriften oder Verwaltungsakte nicht andere Regeln zur Übertragung von Konzessionen, Genehmigungen, Lizenzen oder anderen öffentlich-rechtlichen Berechtigungen vorsehen.

Welche Einschränkungen sollte man berücksichtigen?

• hohe Formalisierung,
• Verpflichtung, einen Spaltungsplan zu erstellen,
• Kontrolle der Steuervermeidung,
• relativ hohe Kosten,

Wann sollte man diese Reorganisationsmethode wählen?

Zunächst einmal in regulierten Sektoren, in denen es entscheidend ist, Konzessionen und Lizenzen zu bewahren, und bei großem Umfang der Geschäftstätigkeit, für die die Unterzeichnung von Nachträgen mit Geschäftspartnern (erforderlich bei Einbringung eines Teilbetriebs) logistisch sehr kompliziert wäre. Die Tatsache, dass die Gesamtrechtsnachfolge eine ungestörte betriebliche Kontinuität des Unternehmens ermöglicht, was bei großen Unternehmen äußerst wichtig ist, ist ebenfalls von großer Bedeutung.

Formalitäten nach der Eintragung der Gesellschaft – was darf man nicht vergessen?

Nach der Eintragung der Gesellschaft in das Landesgerichtsregister werden ihr die Steuernummer und REGON erteilt, jedoch enden die Formalitäten nicht damit. Je nach Umständen kann es notwendig sein, u.a. das NIP-8-Formular mit ergänzenden Angaben einzureichen, die Gesellschaft unter Verwendung des VAT-R-Formulars vor der Ausführung des ersten steuerbaren Umsatzes umsatzsteuerlich zu registrieren und die Unternehmensvertretung für die Bedienung digitaler Werkzeuge entsprechend vorzubereiten. Im Falle der ausländischen Geschäftsführer sollte man auch die Beantragung der PESEL-Nummer in Betracht ziehen.

In der Praxis treten die meisten Probleme nicht in der Registrierungsphase auf, sondern bei der Synchronisierung der Daten mit dem Finanzamt und den Banken.

Welche Methode sollten Sie wählen?

Es kommt darauf an. Es gibt keine universelle Lösung. Die Wahl des Reorganisationspfades sollte von einer rechtlichen, steuerlichen, regulatorischen und – je nach Unternehmensgröße – auch einer betrieblichen Analyse und Mitarbeiteranalyse eingeleitet werden, die Folgendes berücksichtigt:

• Geschäftsumfang in Polen,
• Art der Vermögenswerte,
• regulatorische Anforderungen,
• Betriebsmodell der Unternehmensgruppe.

Der Wechsel der Geschäftsform ist nicht nur ein formeller Vorgang – es ist eine strategische Entscheidung, die die Sicherheit und Entwicklung des Geschäfts in Polen beeinflusst. Um dies durchzuführen, lohnt es sich, die Unterstützung eines erfahrenen Expertenteams in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie daher an umfassender rechtlicher Unterstützung bei der Durchführung der Reorganisation interessiert sind, können Sie gerne unsere Corporate Advisory Spezialisten kontaktieren.