Umzug und Änderung der Geschäftsanschrift einer GmbH oder wie man sich erfolgreich im rechtlichen Labyrinth bewegt

Der Wechsel des Standorts einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung beginnt oft mit organisatorischen Fragen, entwickelt sich aber sehr schnell zu einem rechtlichen Verfahren, das präzise Maßnahmen erfordert. Nicht ordnungsgemäß geplante Formalitäten können zu Ablehnung von Anträgen durch das Landesgerichtsregister (KRS), Verzögerungen und dadurch auch zu Problemen beim laufenden Geschäftsbetrieb führen. Ein gut vorbereitetes Verfahren ermöglicht es Ihnen jedoch, den Stress und die zusätzlichen Kosten des Umzugs zu reduzieren.

Im Folgenden erklären wir, wie man die Geschäftsanschrift eines Unternehmens Schritt für Schritt ändert und worauf man in der formellen Phase besonders achten sollte.

Sitz vs. Geschäftsanschrift des Unternehmens – wesentliche Unterscheidung

Diese Unterscheidung ist bereits bei der Erstellung von Beschlüssen und Unterlagen für das Landesgerichtsregister von praktischer Bedeutung. Obwohl die Begriffe „Sitz” und „Geschäftsanschrift” manchmal synonym verwendet werden, bedeuten sie aus rechtlicher Sicht etwas völlig anderes, und ihre Änderung hängt mit unterschiedlicher Vorgehensweise zusammen.

Sitz

Das ist ein Ort, der im Gesellschaftsvertrag (der Satzung) angegeben ist. Ein Wechsel des Sitzes, d. h. die Verlegung des Geschäfts in eine andere Stadt, erfordert stets eine Änderung des Gesellschaftsvertrags (der Satzung). Dafür ist die Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung in einer besonderen Form der notariellen Urkunde erforderlich.

Geschäftsanschrift

Es geht um genaue Standortdaten innerhalb eines Ortes – Straße, Gebäudenummer und Raumnummer. Wenn das Unternehmen an eine andere Adresse in derselben Stadt umzieht, reicht in der Regel ein in einfacher schriftlicher Form gefasster Beschluss der Geschäftsführung aus, ohne dass der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) geändert werden muss.

Warum ist das so wichtig? Eine fehlerhafte Einstufung der Änderung ist einer der häufigsten Gründe dafür, dass die Anträge durch das Landesgerichtsregister abgelehnt werden. 

Wie soll man Unternehmensdaten im Landesgerichtsregister ändern – Schritt-für-Schritt-Verfahren

Damit die neue Geschäftsanschrift gegen Geschäftspartner und Behörden wirksam ist, muss sie im Landesgerichtsregister angegeben werden.

1. Fassung eines angemessenen Beschlusses

• Änderung der Geschäftsanschrift innerhalb derselben Stadt – die Geschäftsführung fasst einen Beschluss in einfacher schriftlicher Form mit absoluter Mehrheit.
• Änderung des Sitzes (Ortes) – die Gesellschafterversammlung fasst einen notariell beurkundeten Beschluss über die Änderung des Gesellschaftsvertrags (der Satzung), es sei denn, das Unternehmen verwendet das Online-System S24.

2. Antragstellung beim KRS

Der Antrag ist innerhalb von 7 Tagen nach Beschlussfassung zu stellen. Dies geschieht ausschließlich elektronisch, d.h. über das Gerichtsregisterportal (PRS) (nur wenn der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung bei einem Notar abgeschlossen wurde) oder über das Online-System S24 (nur wenn der Gesellschaftsvertrag unter Verwendung der in S24 bereitgestellten Vertragsvorlage abgeschlossen wurde.

Wichtiger Hinweis! Wurde das Unternehmen auf herkömmlicher Weise (mit dem Vertrag in Papierform) oder im PRS-System registriert, können seine Daten nicht über S24 geändert werden. Es ist auch nicht möglich, einen Antrag auf die Eintragung der Änderung für ein über dieses System gegründetes Unternehmen über S24 zu stellen, wenn Änderungen in Papierform oder über das PRS vorgenommen wurden.

3. Beifügen erforderlicher Unterlagen

Dem Antrag sind u.a.:

• der Beschluss der Geschäftsführung – sofern sich die Änderung nur auf die Geschäftsanschrift des Unternehmens bezieht,
• der notariell beurkundete Gesellschaftsvertrag (die Satzung) (in einheitlicher Fassung) – im Falle der Änderung des Sitzes (Hinweis: im PRS-System ist nur die Nummer der notariellen Urkunde in der Zentralen Ablage für elektronische Ausfertigungen notarieller Urkunden (die sog. CREWAN) anzugeben)

beizufügen.

Niedrigere Kosten für Änderungen im KRS ab 2026

Eine bedeutende Erleichterung für Unternehmer ist die Abschaffung der allgemeinen Bekanntmachungspflicht für Anträge, die ab dem 29. November 2025 gestellt werden. 

Gerichtsgebühren betragen zurzeit:

• 250 PLN –  bei Antragstellung über PRS,
• 200 PLN –  bei Antragstellung über das Online-System S24.

Pflichten nach Änderung der Geschäftsanschrift 

Mit der Eintragung der neuen Geschäftsanschrift in das KRS enden die Formalitäten im Zusammenhang mit dem Umzug gar nicht. Nach der Änderung der Geschäftsanschrift muss man noch:

• Daten beim Finanzamt aktualisieren, indem man das NIP-8-Formular einreicht,
• die Sozialversicherungsbehörde (ZUS), Banken, Versicherungsunternehmen und Geschäftspartner über die Änderung der Anschrift informieren,
• Arbeitnehmerangelegenheiten überprüfen – in manchen Fällen sind die Nachträge zu Arbeitsverträgen notwendig, wenn sich die Änderung der Geschäftsanschrift auf den Arbeitsort auswirkt.

Diesbezüglich sollte man Risiken beachten. Korrespondenz, die an die im KRS angegebene Adresse gesendet wurde, gilt als wirksam zugestellt. In der Praxis kann eine Verzögerung bei der Aktualisierung der Daten dazu führen, dass wichtige Fristen verpasst werden oder das Gericht im Rahmen eines Zwangsverfahrens Geldstrafen verhängt.

Zusammenfassung

Der Umzug einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung erfordert eine gute Koordination und Kenntnis von Verfahren, insbesondere in der formellen Phase. Dank der ordnungsgemäßen Unterscheidung zwischen dem Sitz und der Geschäftsanschrift, der rechtzeitigen Einreichung des Antrags beim KRS und der Inanspruchnahme aktueller Kostenerleichterungen kann man den gesamten Prozess erfolgreich durchlaufen, ohne den Unternehmensbetrieb zu stören.

Wenn Sie Unternehmensverlegung planen und Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen oder Anträgen für das KRS benötigen, kann professionelle Rechtsberatung den gesamten Prozess erheblich vereinfachen.