Zeit für Inventur – was sollten Sie darüber wissen?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wann ist eine Inventur durchzuführen?
• Was sind drei am häufigsten verwendete Inventurmethoden?
• Wie ist der Vermögensbestand zu ermitteln?

Inventur ist nicht nur eine Verpflichtung nach dem Rechnungslegungsgesetz – sie ist auch ein wichtiges Element der Vermögensverwaltung eines Unternehmens. Wie ist sie durchzuführen, damit sie den aktuellen polnischen Rechtsvorschriften entspricht und der Organisation greifbare Vorteile bringt? Schauen wir uns die Inventurmethoden und die wichtigsten Begriffe zu diesem Thema an.

Wie führt man eine Inventur gemäß den geltenden Vorschriften durch?

Es gibt drei Hauptmethoden der Inventur, die am häufigsten verwendet werden:

1. Körperliche Bestandsaufnahme mit der Bewertung von Vermögensgegenständen und anschließend der Vergleich ihres Wertes mit den Bücherdaten – etwaige Differenz in diesem Fall sollten geklärt und bilanziert werden, und die Methode selbst gilt für folgende Vermögensgegenstände des Unternehmens:
   1. Geldvermögen,
   2. physische Wertpapiere,
   3. Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens,
   4. Sachanlagen,
   5. als Investitionen eingestufte Immobilien und
   6. als Anlagen im Bau eingestufte Maschinen und Anlagen.
2. Bestätigung der Salden durch Banken und Einholen der Bestätigung des ausgewiesenen Vermögensbestands bei Geschäftspartnern und im nächsten Schritt ihre Überprüfung mit Buchungssätzen – wie bei einer körperlichen Bestandsaufnahme sollten alle Differenzen geklärt und bilanziert werden. Diese Methode gilt für folgende Posten:
   1. auf den Bankkonten vorhandene oder durch andere Unternehmen aufbewahrte finanzielle Vermögenswerte,
   2. nicht physische Wertpapiere (Aktien, Anleihen, Investitionsbescheinigungen),
   3. Forderungen einschließlich gewährten Darlehen,
   4. den Geschäftspartnern anvertraute eigene Vermögensgegenstände.
3. Vergleich der Bücherdaten mit den relevanten Belegen und anschließend die Überprüfung ihrer Übereinstimmung mit den Buchungssätzen – diese Methode wird bei Vermögensgegenständen verwendet, die nicht „körperlich” aufgenommen oder extern bestätigt werden können (bei Banken oder Geschäftspartnern). Sie wird für folgende Vermögensgegenstände des Unternehmens verwendet:
   1. Sachanlagen mit einem erheblich erschwerten Zugang,
   2. Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte,
   3. strittige und zweifelhafte Forderungen,
   4. Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber den Personen, die keine Bücher führen,
   5. Vermögenswerte, die sich aus den öffentlich-rechtlichen Verbindlichkeiten ergeben,
   6. Vermögenswerte und Schulden, die oben nicht aufgeführt sind, sowie solche, die aufgeführt sind, falls es nicht möglich war, eine Inventur durch körperliche Bestandsaufnahme bzw. Saldenbestätigung durchzuführen.

Was ist notwendig, um eine Inventur ordnungsgemäß durchzuführen? Wichtige Fristen, Ausnahmen und Pflichten

Nach den geltenden Vorschriften sollte eine Inventur der Vermögensgegenstände eines Unternehmens am letzten Stichtag durchgeführt werden. Zugleich sieht das Rechnungslegungsgesetz vor, dass diese Frist eingehalten wird, falls Vermögensgegenstände (ausgenommen Geldvermögen und Wertpapiere) nicht früher als 3 Monate vor Ablauf des Geschäftsjahres und nicht später als bis zum fünfzehnten Tag des Folgejahres aufgenommen werden.

Wie ist der tatsächliche Vermögensbestand zu ermitteln?

Der Vermögensbestand ist durch:

• körperliche Bestandsaufnahme,
• Saldenbestätigung und Berücksichtigung von Zugängen und Abgängen (Zunahmen und Abnahmen), die zwischen dem Aufnahme- bzw. Bestätigungstag und dem Tag der Bestandsermittlung aufgrund der Bücher erfolgten,

zu ermitteln.

Man darf nicht vergessen, dass der Bestand, der sich aus den Büchern ergibt, nicht nach dem Bilanzstichtag ermittelt werden darf. Es sollte auch betont werden, dass es für bestimmte Gruppen von Vermögenswerten zulässig ist, von dieser Regel abzuweichen.

Welche Ausnahmen vom allgemeinen Grundsatz ordnungsgemäßer Inventur sind durch das Gesetz zugelassen?

Gesetzliche Ausnahmen gelten für bestimmte Gruppen von Vermögenswerten:

1. für Vorräte an RHB-Stoffen, Waren, fertigen und unfertigen Erzeugnissen, die sich in den bewachten Lagerstätten befinden und mengen- und wertmäßig erfasst werden, kann eine Inventur alle zwei Jahre durchgeführt werden,
2. für Immobilien, Investitionen und sonstige Sachanlagen, die als Anlagen im Bau einzustufen sind und sich auf einem bewachten Gelände befinden, kann eine Inventur alle vier Jahre durchgeführt werden,
3. für Vorräte an Waren und RHB-Stoffen (Verpackungen), die in den Einzelhandelsgeschäften wertmäßig erfasst werden, kann eine Inventur einmal pro Jahr durchgeführt werden,
4. für Forstbestände in den Forstwirtschaftsunternehmen kann eine Inventur einmal pro Jahr durchgeführt werden.

Alle festgestellten Inventurdifferenzen zwischen dem Ist-Bestand und Soll-Bestand in den Büchern sind klar zu machen und in den Büchern des Jahres zu erfassen, in dem die Inventur durchgeführt wurde. Somit sollen die Inventurunterlagen und die Inventurergebnisse mit den Buchungssätzen eindeutig verknüpft werden. Sie sollten mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab Beginn des Jahres nach dem betreffenden Geschäftsjahr, nach der Feststellung des Jahresabschlusses.

Darüber hinaus ist zu betonen, dass nach dem Rechnungslegungsgesetz die Geschäftsleitung des Unternehmens (meistens die Geschäftsführung) den Vertrag über die Prüfung oder prüferische Durchsicht des Jahresabschlusses mit der anerkannten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft innerhalb einer solcher Frist schließen muss, die es dem Abschlussprüfer ermöglicht, sich an der Inventur von wesentlichen Vermögenswerten zu beteiligen. Der Herbstbeginn ist die beste Zeit, um den aktuellen Abschlussprüfer zu kontaktieren bzw. einen neuen auszuwählen.