Was können der Vorstand und der Aufsichtsrat eines Unternehmens von einem Abschlussprüfer erwarten?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was können der Vorstand und der Aufsichtsrat von einem Abschlussprüfer erwarten?
• Welche Ziele muss ein Abschlussprüfer erreichen?

Jahresabschlussprüfung ist eine Gelegenheit für ein Unternehmen, seine Abläufe aus einer neuen Perspektive zu betrachten, daher ist es nicht überraschend, dass die an diesem Prozess beteiligten Organe den Besuch des Abschlussprüfers nutzen wollen, um Informationen zu erhalten, die für sie von Bedeutung sind. Manchmal stimmen jedoch die Erwartungen verschiedener Gesellschaftsorgane nicht vollständig überein.

Obwohl die Zusammenarbeit des Abschlussprüfers mit der Geschäftsführung oder dem Vorstand und dem Aufsichtsrat von ihm einen unterschiedlichen Ansatz erfordert, scheint er glücklicherweise beim Kontakt mit beiden Parteien das gleiche Ziel zu verfolgen, nämlich die Jahresabschlussprüfung des Unternehmens so durchzuführen, dass sie einen Mehrwert im weiteren Sinne bietet. Was kann darunter verstanden werden?

Welche Bedürfnisse werden den Abschlussprüfern kommuniziert?

Die Geschäftsführung oder der Vorstand eines Unternehmens handelt als eine Art Vertreter, der von den Eigentümern des Unternehmens bestellt wird, um in ihrem Namen Geschäfte zu führen. Abschlussprüfer werden wiederum beauftragt, um zu bestätigen, dass der von dieser Geschäftsführung oder diesem Vorstand aufgestellte Jahresabschluss keine wesentlichen falschen Darstellungen enthält. Die Zusammenarbeit mit einer Prüfungsgesellschaft wird daher zwangsläufig anders aus der Perspektive der Geschäftsführung/des Vorstands beurteilt, die/der täglich die Geschäftstätigkeiten durchführt (und von der Prüfung mehr als nur Datenbestätigung erwartet) und anders aus der Perspektive des Aufsichtsrats (und des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrates, der den Interessen der Eigentümer dient), der an den Ergebnissen interessiert ist.

Für die Geschäftsführung oder den Vorstand ist es am wichtigsten, dass die Abschlussprüfer, die die Prüfung des Jahresabschlusses durchführen, das Unternehmen unterstützen, indem sie:

• das Unternehmen auf die Fehler der Personen aufmerksam machen, die sich mit der Rechnungslegung befassen,
• steuerliche Risiken identifizieren,
• Geschäftsprozesse des Unternehmens verbessern.

Wie Sie sehen, sind diejenigen Tätigkeiten für die Geschäftsführung oder den Vorstand wichtig, die bis zu einem gewissen Grad über den Rahmen der gesetzlichen Abschlussprüfung hinausgehen und oft unter die Interne Revision fallen, die im Rahmen des Risikomanagements durchgeführt wird. Daher kann ein Abschlussprüfer nicht dafür verantwortlich gemacht werden, dass er – bei Einhaltung der entsprechenden Regeln, des professionellen Urteilsvermögens und der professionellen Skepsis – nicht so tiefgehende Maßnahmen ergreift und es sich bei der anschließenden Betriebsprüfung der Finanzverwaltung herausstellt, dass das Unternehmen Fehler in der Buchhaltung gemacht hat, sodass es z.B. zusätzliche Körperschaftsteuer zahlen muss.

Dagegen erwarten Aufsichtsräte und ihre Prüfungsausschüsse vor allem, dass sie als Ergebnis der Jahresabschlussprüfung Folgendes erhalten:

• Informationen über die Fehler,
• Zusammenfassung der Risiken bezüglich der Unredlichkeit der Geschäftsführung oder des Vorstands,
• Zusammenfassung der Risiken, die zur Verletzung des Fortführungsprinzips (d.h. Risiken betreffend going concern) führen können,
• Informationen über die Qualität der internen Kontrolle,
• Informationen über wesentliche falsche Darstellungen im Jahresabschluss und über die daraus folgenden Risiken, die sich auf Eigentümer und mehrere Interessenvertreter auswirken.

An wen und was berichtet ein Abschlussprüfer?

Unterschiedliche Anforderungen von Gruppen, die an der Lage des Unternehmens interessiert sind, führen oft dazu, dass Abschlussprüfer zwischen Baum und Borke stehen:

• einerseits müssen sie ihre Aufgabe erfüllen, d. h. ein Prüfungsurteil an die Eigentümer und den Aufsichtsrat des Unternehmens abgeben, das bestätigt, dass der Jahresabschluss:
  • klar und zuverlässig die Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens sowie sein Finanzergebnis darstellt,
  • den geltenden Rechtsvorschriften, den angenommene Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden und dem Gesellschaftsvertrag entspricht,
  • aufgrund der ordnungsgemäß geführten Handelsbücher aufgestellt wurde,
• andererseits müssen sie „operativ” mit der Geschäftsführung/dem Vorstand kooperieren, die/der ebenfalls eigene Erwartungen hat, die oft nicht mit den Erwartungen des Eigentümers übereinstimmen. 

Der Abschlussprüfer muss seine gesamten Tätigkeiten gemäß den Standards und Fachregeln ausführen, um die gesetzlichen Richtlinien zur Prüfungsmethodik und die Erwartungen der polnischen Aufsichtsorgane an Wirtschaftsprüfer zu erfüllen.

Es ist auch zu betonen, dass wenn ein Unternehmen keinen Aufsichtsrat hat, dies nicht bedeutet, dass es bei ihm überhaupt kein Aufsichtsorgan gibt.

Nach Prüfungsstandards sind Abschlussprüfer verpflichtet, Unternehmensverantwortliche (TCWG – Those Charge With Governance) zu identifizieren. Die TCWG-Rolle muss nicht von einer einzelnen Person ausgeübt werden, es kann eine Gruppe von Personen oder ein Organ sein. Der Abschlussprüfer kommuniziert mit einem solchen Organ, um ihm u.a. Folgendes darzustellen:

• wesentliche Schwierigkeiten, die während der Prüfung aufgetreten sind,
• relevante Themen, die während der Prüfung ans Licht gekommen sind,
• einen umfassenden Überblick über die qualitativen Aspekte der im Unternehmen angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden. 

Eine Jahresabschlussprüfung ist nicht nur ein Test der Ordnungsmäßigkeit der Bücher, sondern auch der Wirksamkeit der Kommunikation

Im Falle einer Jahresabschlussprüfung ist es wichtig, dass sowohl die Geschäftsführung oder der Vorstand als auch der Aufsichtsrat ihr Ziel gut verstehen. Damit dies möglich ist, ist es notwendig, gegenseitige Erwartungen im Rahmen eines trilateralen Meinungsaustausches zu vereinbaren, der noch vor der Auftragserteilung und nicht erst während der Auftragsausführung stattfinden sollte.

Dadurch können die Geschäftsführungen oder Vorstände und Aufsichtsräte bzw. ihre Prüfungsausschüsse ihre Erwartungen gegenüber dem Abschlussprüfer leichter formulieren und die anschließende Zusammenarbeit gerade in Bezug darauf konstruktiv beurteilen, was ihnen ein Abschlussprüfer unter Berücksichtigung ihres Engagements anbieten kann (und soll).