Elektronische Jahresabschlüsse – schnell und bequem?

Karolina HAHN
Corporate Advisory Senior bei RSM Poland

Die revolutionaere Reform des Landesgerichtsregisters (KRS), die bald in Kraft tritt, kann manche Unternehmer ueberraschen. Sie umfasst verschiedene tief greifende technische aenderungen, welche alleine die Funktionsweise des Registers fundamental aendern und vor allem die Unternehmer zur Erfuellung neuer Pflichten zwingen werden. Wie neulich in unserem Eintrag angedeutet, erstreckt sich die Reform in erster Reihe auf die Jahresabschluesse.

Fuehren Sie eine Gesellschaft, die die Jahresabschluesse bei dem KRS einzureichen hat, sollten Sie sich unbedingt mit den folgenden Informationen in Kenntnis setzen und sich vergewissern, dass Sie auf die revolutionaere aenderung vorbereitet sind.

Jahresabschluesse bei dem e-KRS zweistufig

Das KRS-aenderungsgesetz sieht die Pflicht zur Einreichung von Jahresabschluessen und sonstigen begleitenden Unterlagen ausschließlich auf elektronischem Weg schon ab 15. Maerz 2018 vor.

Zunaechst, d.h. in der uebergangsperiode (vom 15. Maerz 2018 bis 30. September 2018), wird von dem Gesetzgeber die Möglichkeit zugelassen, dem Eintragungsantrag eine elektronische Kopie (d.h. Scans) der Finanzunterlagen, d.h. des Jahresabschlusses, Pruefungsberichts, der Abschrift des Beschlusses ueber die Feststellung des Jahresabschlusses, Gewinnverwendung bzw. Verlustdeckung und des Lageberichts beizufuegen (Art. 69 des Gesetz vom 29. September 1994 ueber die Rechnungslegung – GBl. 2017, FN. 2342).

Dann wird man ab 1. Oktober 2018 dazu verpflichtet, die Jahresabschluesse in elektronischer Form nicht nur einzureichen, sondern auch aufzustellen.

Unterschriften der ermaechtigten Personen

Die vorgenannten Unterlagen sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswuerdigen ePUAP-Profil bestaetigten Signatur zu unterzeichnen. Somit werden die Unternehmer dazu gezwungen sein, ueber elektronische Signaturen zu verfuegen.

In der uebergangsperiode (d.h. ab 15. Maerz 2018) wird zu diesem Glueckspilzkreis zumindest eine Person zaehlen, deren PESEL-Nummer in dem Landesgerichtsregister angegeben wurde und welche als Geschaeftsfuehrer, Gesellschafter, Insolvenzverwalter bzw. Liquidator der jeweiligen Gesellschaft eingetragen wurde. Ist der Gesellschafter der jeweiligen Gesellschaft keine natuerliche Person, dann ist der Antrag zumindest von einer Person elektronisch zu signieren, deren PESEL-Nummer in dem KRS angegeben wurde und welche als Geschaeftsfuehrer, Insolvenzverwalter, Liquidator des Gesellschafters bzw. als ein vertretungsberechtigter Gesellschafter der Personengesellschaft eingetragen ist, welche sich wiederum an der vorgenannten Gesellschaft beteiligt.

Langfristig, d.h. ab 1. Oktober 2018, sind alle bei dem e-KRS einzureichenden Unterlagen von allen Geschaeftsfuehrern einer Kapitalgesellschaft elektronisch zu signieren.

Da elektronische Signaturen zurzeit mit der vergebenen polnischen PESEL-Nummer bzw. Steuernummer verbunden sind, worauf sich selbst der Gesetzgeber bezieht, weiß man nicht, was den auslaendischen Unternehmern bevorsteht, welche ihre Gesellschaften in Polen haben, deren Geschaeftsfuehrer die Auslaender ohne vergebene polnische Steuer- und PESEL-Nummer sind. Ob ihre elektronischen Signaturen, die auf andere Identifikationsdaten gestuetzt sind, in dem elektronischen System des KRS richtig funktionieren werden, erweist sich in der naechsten Zukunft.

Konto auf dem Portal S24

Die Einreichung von Finanzunterlagen erfolgt ueber ein Konto, das fuer die Abgabe von Schriftsaetzen in den Eintragungsverfahren bestimmt ist. Das Konto ist auf dem Portal S24 ueber die Webseite des Justizministeriums (https://ekrs.ms.gov.pl/) zu erstellen. Dem Antrag ist auch eine Erklaerung beizufuegen, dass die Finanzunterlagen die in dem Rechnungslegungsgesetz genannten Voraussetzungen erfuellen. Die Meldung wird ueber das IuK-System automatisch ueberprueft.

Nach der positiven ueberpruefung des gestellten Antrags und Beendigung des Eintragungsverfahrens werden alle Jahresabschluesse in der Ablage der Finanzunterlagen (poln. RDF) gespeichert, wovon sie ueber dasselbe System an das Zentrale Register fuer Steuerdaten uebermittelt werden, das von dem Leiter (Staatssekretaer) der Landesfinanzverwaltung gefuehrt wird.

Zwei Schritte vor und einer zurueck

Als eine positive Lösung aufgrund der Digitalisierung des Verfahrens ist die Abschaffung der Unternehmerpflicht zur zusaetzlichen Versendung von Jahresabschluessen an Finanzaemter zu bezeichnen. Diese Jahresabschluesse werden naemlich den Finanzbehörden direkt von dem Leiter der Landesfinanzverwaltung zur Verfuegung gestellt.

Probleme der Unternehmen mit auslaendischer Kapitalbeteiligung

Gemaeß den in Polen geltenden Rechtsvorschriften kann ein Geschaeftsfuehrer sowie ein Gesellschafter einer Gesellschaft eine Person ohne polnische Staatsangehörigkeit und ohne festen Wohnsitz in Polen sein. Es ist jedoch zu bemerken, dass mit der Novelle des KRS-Gesetzes den Unternehmern die Pflichten auferlegt werden, denen die Auslaender kaum werden nachkommen können, insbesondere in einer so kurzen Zeit, d.h. bereits ab 15. Maerz 2018. Besorgen von zertifizierten Signaturen, Beherrschung der Kontobedienung auf dem Portal S24 und noch dazu Handeln ausschließlich in der polnischen Sprache können sich fuer die Auslaender als ein unueberwindbares Hindernis erweisen. Sogar wenn sie alle diese Schwierigkeiten erfolgreich bewaeltigen, können die Signaturzertifizierungsunternehmen nicht gewaehrleisten, dass eine mit der PESEL-Nummer nicht verbundene bzw. tatsaechlich im Ausland vollzogene Unterschrift in dem gerichtlichen IuK-System richtig funktionieren wird.

Deswegen falls Sie ein Unternehmer sind und vorhaben, bald aktuelle bzw. ausstehende Jahresabschluesse bei dem KRS einzureichen, dann empfehlen wir Ihnen, dies unverzueglich zu tun, denn ab 15. Maerz 2018 stoßen Sie dabei auf große Hindernisse.