Häufigste Fehler in Jahresabschlüssen

Fehler in Jahresabschlüssen sind selten ausschließlich auf Rechenfehler zurückzuführen. Viel häufiger liegt ihre Ursache in der unsachgemäßen Einstufung, Bewertung oder Interpretation der Geschäftsvorfälle. Daher können die Daten formell korrekt sein, aber gleichzeitig zu falschen Schlussfolgerungen über die aktuelle Finanzlage, Liquidität oder Risiken im Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit führen.

Wichtig ist, dass sich solche Unregelmäßigkeiten auf das Bilanzgleichgewicht der geprüften Unternehmen nicht auswirken, was sie für Investoren und andere Abschlussadressaten weniger auffällig und zugleich verwirrender macht. Aufgrund unserer Erfahrungen in Erbringung von Prüfungsdienstleistungen sowohl für lokale Unternehmen als auch für internationale Gruppen haben wir beschlossen, die Abschlussbereiche vorzustellen, in denen Finanzabteilungen regelmäßig Fehler machen.

Nicht ordnungsgemäße Erfassung und fehlerhafte Darstellung der Verbindlichkeiten aus Schätzungen in der Bilanzstruktur

Eines der häufigsten Probleme ist eine nicht ordnungsgemäße Erfassung der Aufwendungen einer bestimmten Periode (d. h. ihre Darstellung als Rückstellungen).

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die in ihrer Höhe oder Entstehung ungewiss sind, während passive Rechnungsabgrenzungsposten umfassen Aufwendungen, die – trotz fehlender Rechnung – zuverlässig geschätzt werden können und mit den bereits erbrachten Leistungen des Unternehmens zusammenhängen.

Die oben genannte Unterscheidung ist auch bei der Darstellung der Bilanz entscheidend. Rückstellungen sind grundsätzlich unter dem Posten B.I darzustellen, wobei ihre Einstufung von der Art der Verbindlichkeit abhängt.

Mitarbeiterbezogene Verbindlichkeiten (und wirtschaftlich ähnliche Verbindlichkeiten) sind unter dem Posten B.I.2 „Pensionsrückstellungen und ähnliche Verpflichtungen” auszuweisen. Dazu gehören solche Rückstellungen wie: 

• Pensionsrückstellung,
• Jubiläumsrückstellung, 
• Urlaubsrückstellung, 
• Rückstellung für langfristige Mitarbeiterprogramme. 

Rückstellungen, die sich aus anderen Risiken ergeben – einschließlich Garantien, Rechtsstreite oder Restrukturierung – werden als B.I.3 „Sonstige Rückstellungen” dargestellt.

Anders werden dagegen Verbindlichkeiten behandelt, die als „accruals” (passive Rechnungsabgrenzungsposten – PRAP) einzustufen sind. Obwohl sie in der Praxis als  „Rückstellungen” bezeichnet werden, entspricht ihre Natur nicht der Definition von Verbindlichkeiten mit hohem Ungewissheitsgrad. Folglich werden sie in der Regel als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder – in bestimmten Fällen – als sonstige Rechnungsabgrenzungsposten (B.IV.2) dargestellt. Dies gilt insbesondere für nicht in Rechnung gestellte Kosten wie Energieverbrauch oder erhaltene, aber noch nicht beglichene Leistungen.

Eine weitere praktische Schwierigkeit sind Grenzposten (wie kurzfristige Prämien), bei denen die Art und Weise der Darstellung vom Grad der Gewissheit über die genaue Höhe der Verbindlichkeit und dem Zeitpunkt ihrer Entstehung abhängt. Damit die Einstufung den wirtschaftlichen Inhalt des Ereignisses widerspiegelt, ist es in solchen Fällen entscheidend, einen einheitlichen Ansatz zu bewahren und professionelles Urteilsvermögen zu verwenden.

Eine nicht ordnungsgemäße Darstellung von Verbindlichkeiten – insbesondere die Einstufung bestimmter Verbindlichkeiten als Rückstellungen – führt zu einer Überschätzung der Anzahl der mit Ungewissheit belasteten Posten und verzerrt das Bild der Struktur von Verbindlichkeiten, was die ordnungsgemäße Beurteilung der Finanzlage des Unternehmens behindern kann.

Nicht ordnungsgemäße Gliederung von Verbindlichkeiten nach Fälligkeit

Die bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen begangenen Fehler betreffen oft auch die Gliederung der Verbindlichkeiten in kurz- und langfristige Verbindlichkeiten. Für diese Gliederung ist nämlich die Restlaufzeit am Bilanzstichtag entscheidend und nicht die ursprüngliche Frist, die sich aus dem Vertrag ergibt.

Das Versäumnis, den kurzfristigen Teil der Verbindlichkeiten (z. B. Kreditraten, die innerhalb von 12 Monaten zurückzuzahlen sind) abzusondern, führt zu einer Unterbewertung der kurzfristigen Verbindlichkeiten und einer Überhöhung der Liquiditätskennzahlen des Unternehmens.

In der Praxis ist die Änderung der Klassifizierung der Fälligkeit jedoch nicht immer ausschließlich auf den Zeitablauf oder eine formelle Neuverhandlung der Vertragsbedingungen zurückzuführen. Dies gilt insbesondere für Kredite, bei denen eine Covenant-Verletzung vorliegt (weil die Art der Verletzung dazu führen kann, dass der Kreditgeber das Recht hat, die sofortige Rückzahlung der Verpflichtung zu verlangen, unabhängig vom ursprünglich vereinbarten Zeitplan). Selbst wenn es sehr wahrscheinlich ist, dass der Kreditgeber dieses Recht nicht ausübt, ist es daher notwendig, die gesamte Verbindlichkeit zum Bilanzstichtag als kurzfristig darzustellen.

Nicht ordnungsgemäße Darstellung der Abrechnungssalden im Abschluss

Ein weiterer häufiger Fehler betrifft Forderungssalden, die unter Verbindlichkeiten (oder umgekehrt) ausgewiesen werden. Solche Situationen treten besonders häufig auf, wenn die Abrechnungskonten des Unternehmens doppelseitig geführt werden.

Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Umklassifizierung der Salden führt zu einer gleichzeitigen Unterbewertung von Forderungen und Verbindlichkeiten und damit zu einer Verzerrung des Bildes der Abrechnungen mit Geschäftspartnern, das in dem Jahresabschluss dargestellt wird.

Ein weiteres Problem in diesem Fall ist auch die ungerechtfertigte Aufrechnung von Salden, die ohne Erfüllung der formalen Voraussetzungen durchgeführt wird (z. B. trotz fehlendes Abzugsrechts oder fehlender Absicht, Nettobeträge abzurechnen). Daher spiegelt der Jahresabschluss des Unternehmens möglicherweise nicht das tatsächliche Ausmaß seiner Beteiligung an den Beziehungen zu Geschäftspartnern wider.

Eine fehlerhafte Darstellung von Abrechnungssalden beeinflusst auch die Analyse der Kennzahlen – insbesondere die Beurteilung des Umschlags von Forderungen und Verbindlichkeiten sowie des Betriebskapitals – was zu falschen Schlussfolgerungen über die Liquidität der Organisation und die Effektivität der Geschäftsleitung im Abrechnungsmanagement führen kann.

Unangemessene Einstufung von Anzahlungen

Anzahlungen sind ebenfalls ein problematischer Bestandteil des Abschlusses, der oft so dargestellt wird, dass er nicht mit deren wirtschaftlichen Natur vereinbar ist.

Anzahlungen auf Sachanlagen sollten unter Sachanlagen und Anzahlungen auf Vorräte unter Vorräten, dagegen von Geschäftspartnern erhaltene Anzahlungen als Verbindlichkeiten ausgewiesen werden. Ihre fehlerhafte Einstufung beeinflusst die Struktur der Bilanz und kann die Interpretation erschweren.

In der Praxis resultieren solche Fehler oft aus automatischen Einstellungen von Buchhaltungssystemen oder aus der Verwendung vereinfachter Aufzeichnungsschemata durch das Unternehmen (ein gutes Beispiel dafür ist z.B. die Verwendung eines Kontos zur Erfassung aller Arten von Anzahlungen). Eine unangemessene Einstufung von Anzahlungen kann dann zu einer inkonsistenten Aufteilung in Anlage- und Umlaufvermögen führen und zudem die Interpretation des Betriebskapitals beeinflussen. Darüber hinaus erschweren die Fehler in diesem Bereich, den Fortschrittsgrad einer Investition des Unternehmens oder den Umfang der Finanzierung seiner Tätigkeit durch seine Geschäftspartner einzuschätzen.

Fehlerhafte Erfassung von Leasingverhältnissen

Eine weitere wesentliche Verzerrung des Abschlusses kann durch die Klassifizierung von Leasingverhältnissen verursacht werden, die sich nach ihrem wirtschaftlichen Inhalt richten sollte und nicht (wie es manchmal der Fall ist) auf dem Vertragsnamen.

Gemäß den Bestimmungen des Rechnungslegungsgesetzes führt die Erfüllung bestimmter Voraussetzungen – wie die Übertragung im Wesentlichen aller mit dem Leasinggegenstand verbundenen Risiken und Vorteile – dazu, den Leasinggegenstand unter Vermögenswerten und die ihm entsprechende finanzielle Verpflichtung zu erfassen.

In der Praxis folgen Unternehmen oft der steuerlichen Klassifizierung oder verlassen sich auf Vertragsbestimmungen, ohne eine Analyse der tatsächlichen Verteilung von Risiken und Vorteilen durchzuführen. Gleichzeitig gehen die Auswirkungen eines solchen Ansatzes über die Bilanz selbst hinaus (bei der die Bilanzsumme dadurch unterschätzt wird) und beeinflussen auch die Darstellung des Ergebnisses (Aufwandsstrukturen sind verzerrt – bezogene Leistungen vs. Abschreibungen und Zinsen) sowie die Schulden- und Rentabilitätsquote. Infolgedessen spiegelt der Jahresabschluss des Unternehmens möglicherweise nicht den tatsächlichen Finanzierungsgrad der Geschäftstätigkeit und die Art und Weise der Nutzung der Vermögenswerte wider.

Schlecht durchgeführte oder vollständig ausgelassene Bewertung von Vorräten

Auch die Bewertung von Vorräten bleibt eine wichtige Fehlerquelle. Gemäß dem Vorsichtsprinzip sollten sie nicht über dem erreichbaren Nettoverkaufspreis ausgewiesen werden. In der Praxis wird diese Anforderung jedoch manchmal übersehen, insbesondere in Bezug auf veraltete, beschädigte oder langsam bewegte Vorräte.

Das Fehlen von Wertberichtigungen auf Vorräte führt zu einer Überhöhung der Vermögenswerte und des Finanzergebnisses des Unternehmens.

In der Praxis gibt es auch Unregelmäßigkeiten bei der Verwendung der Standardkosten. Es kommt vor, dass Vorräte zu Standardkosten bewertet werden, ohne Abweichungen zu berücksichtigen (die somit den Aufwand der Periode bilden) bzw. unter Berücksichtigung der Abweichungen von erheblichem Wert, was darauf hindeutet, dass Standardkosten nicht zyklischen Analysen und Anpassungen unterlagen. Infolgedessen kann der Wert der Vorräte von den tatsächlichen Herstellungs- oder Anschaffungskosten abweichen, was sowohl die Bilanz als auch das Finanzergebnis einer bestimmten Organisation weiter verzerrt.

Nicht ordnungsgemäß erfasste Finanzinstrumente und ausgelassene Offenlegungspflichten

Das letzte besonders wichtige Problem, das von Abschlussprüfern immer wieder beobachtet wird, ist eine fehlende Identifizierung oder eine nicht ordnungsgemäße Erfassung von Finanzinstrumenten, insbesondere solcher, die zur Absicherung von Zukunftsströmen abgeschlossen wurden (z. B. Devisenverträge). Dies liegt oft an einem unzureichenden Informationsfluss innerhalb der Organisation.

Es sollte bemerkt werden, dass die Regeln zur Erfassung und Bewertung von Finanzinstrumenten nicht nur durch die Bestimmungen des Rechnungslegungsgesetzes, sondern auch durch die Bestimmungen der Verordnung über Finanzinstrumente geregelt werden. Das Außerachtlassen dieser Vorschriften kann zu Bewertungsfehlern und unvollständigen Angaben im Anhang führen.

In der Praxis beschränken sich Fehler in Jahresabschlusses nicht auf fehlende Identifizierung der Instrumente. Unregelmäßigkeiten in ihrer Bewertung treten ebenfalls häufig auf, darunter insbesondere die fehlende Anpassung der Bewertung an den beizulegenden Zeitwert oder die Verwendung dafür vereinfachter Methoden, die dem Instrument für diesen Zweck nicht adäquat sind (von einem solchen Fehler kann man z.B. bei der Bewertung eines Kredits zum Nennwert anstatt zum bereinigten Kaufpreis sprechen).

In diesem Bereich gibt es auch Darstellungsfehler (hier können wir zum Beispiel Forderungen nennen, die durch Full Factoring abgedeckt sind und weiterhin als übliche Handelsforderungen ausgewiesen werden). Daher spiegelt der von Wirtschaftsprüfern geprüfte Jahresabschluss eines Unternehmens nicht die tatsächliche Übertragung des Kreditrisikos wider und macht es in extremen Fällen sogar unmöglich festzustellen, ob das Unternehmen die Factoring-Finanzierung nutzt. Darüber hinaus erfüllen Unternehmen nicht immer Offenlegungspflichten, indem sie Angaben über finanzielle Risiken (z. B. Währungs- oder Zinsrisiken) sowie über Auswirkungen von Instrumenten auf das Finanzergebnis und die Cashflows des Unternehmens auslassen.

Was sollte man bei der Aufstellung eines Jahresschlusses eines polnischen Unternehmens beachten?

Die von uns genannten Beispiele zeigen, dass die größte Herausforderung der für die Aufstellung von Jahresabschüssen verantwortlichen Personen nicht nur die ordnungsgemäße Ermittlung der Zahlenwerte ist, sondern vor allem deren ordnungsgemäße Erfassung und Interpretation. Gerade diese Elemente sind entscheidend für ein zuverlässiges und nützliches Bild der Finanzlage eines Unternehmens.

In der Praxis ist die Aufstellung eines Jahresabschlusses nicht nur eine technische Tätigkeit. Sie erfordert sowohl eine gute Kenntnis des Unternehmens als auch detaillierte Kenntnisse darüber, wie Geschäftstransaktionen erfasst, klassifiziert und aggregiert werden. Im Fall von Unternehmen, die externe Unterstützung in Anspruch nehmen, kann dieser Prozess zusätzlich schwierig sein, weil begrenzter Zugang zu Informationen (oder fehlender Geschäftskontext) die Qualität der dargestellten Daten wesentlich beeinflussen kann. Eine Schlüsselrolle spielt daher eine aktive Zusammenarbeit aller an der Aufstellung und Prüfung des Abschlusses beteiligten Parteien, die einen ordnungsgemäßen Informationsfluss und ein gemeinsames Verständnis der Geschäftsvorfälle sicherstellt und ein klares Bild der Unternehmenslage zur Folge hat.