Geschäftsunterlagen, die nicht entsorgt werde sollen, auch wenn das manchmal gesetzlich zulässig ist

Unternehmer, die in Polen tätig sind, konzentrieren sich bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen meistens auf ihre Mindestaufbewahrungsfristen, die sich aus den Vorschriften ergeben. Und obwohl es keinen Zweifel gibt, dass die Einhaltung der Anforderungen und die Überwachung des Zeitverlaufs in diesem Fall entscheidend sind, ist es wichtig zu bedenken, dass es auch eine Gruppe von Unterlagen gibt, die formell unbegrenzt aufbewahrt werden sollten und dass wir in manchen Fällen auch mit solchen Unterlagen zu tun haben können, deren Aufbewahrung gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber höchst ratsam ist.

Warum sollten einige Informationen dauerhaft im Archiv eines Unternehmens bleiben? Weil ihre Bedeutung oft über die gesetzlichen Anforderungen hinausgeht. Daher ist es notwendig, dabei die Unterlagen zu berücksichtigen, die die Identität des Unternehmens, seine Geschichte und die Fähigkeit zur Verteidigung seiner Interessen definieren.

Gesellschaftsrechtliche Unterlagen

Ganz oben auf unserer Liste stehen gesellschaftsrechtliche Unterlagen, also alles, was die Existenz und Funktionsweise von Unternehmen definiert: 

• Gesellschaftsvertrag (oder Satzung), 
• Gesellschafterbeschlüsse, 
• Versammlungsprotokolle. 

Sie dokumentieren nicht nur wichtige Entscheidungen, sondern auch gelten als ein formeller Nachweis der Eigentumsrechte. Die Vorschriften des Handelsgesetzbuches bestimmen jedoch nicht, wie lange sie aufzubewahren sind. In der Praxis bedeutet das einfach, dass Unternehmen keinen Grund haben, sie zu entsorgen – sie sollten für die gesamte Unternehmensdauer und oft sogar länger verfügbar sein.

Fehlender Zugang zu diesen Unterlagen kann schwerwiegende Folgen haben, darunter 

• Streitigkeiten zwischen Gesellschaftern, 
• die Unfähigkeit, den Anspruch auf Dividende nachzuweisen, 
• die Gefahr, dass öffentliche Behörden die Gültigkeit wichtiger Entscheidungen in Frage stellen.

Eintragungsunterlagen mit Unternehmensgeschichte

Zweite Kategorie relevanter Inhalte sind die Eintragungsunterlagen des Unternehmens, d.h. alle Entscheidungen von Verwaltungsorganen und Gerichten sowie alle Unterlagen, die bei dem Landesgerichtsregister (KRS) eingereicht wurden.

Obwohl im Falle der polnischen Eintragungsunterlagen ein großer Teil der Informationen in öffentlichen Registern sichtbar ist, ist der Zugang zu vollständigen historischen Unterlagen dennoch oft begrenzt oder erschwert. Aus diesem Grund sollte die Aufbewahrung von Kopien im Archiv des Unternehmens als wichtiges Element des Risikomanagements und nicht nur als formelle Verpflichtung behandelt werden.

Historische Daten aus Eintragungsunterlagen sind entscheidend u.a. bei: 

• Verkauf des Unternehmens, 
• Durchführung einer Due Diligence, 
• Beilegung der Rechtsstreitigkeiten. 

Ihr Fehlen kann diese Tätigkeiten erheblich verlängern oder sogar verhindern.

Wichtige Verträge

Unternehmen, die sich keinen Problemen aussetzen und ihre eigene Sicherheit gewährleisten wollen, sollten auch dafür sorgen, bestimmte Unterlagen als Nachweis von Verträgen mit anderen Unternehmen aufbewahren. Einige Verträge – im Gegensatz zu Standard-Betriebsverträgen – haben eine langfristige Bedeutung, was bedeutet, dass die Auswirkungen ihrer Unterzeichnung erst nach vielen Jahren aufgedeckt werden können.

Die Empfehlung, Verträge so lange wie möglich aufzubewahren, gilt insbesondere für: 

• Kreditverträge, 
• Investitionsverträge,
• Unterlagen zu Transaktionen im Zusammenhang mit der Fusion oder Übernahme eines Unternehmens (oder seines Teilbetriebs).

Obwohl polnische Vorschriften die Verjährungsfristen für Ansprüche im Zusammenhang mit solchen Verträgen regeln, beseitigen sie nicht vollständig das Risiko von Streitigkeiten, die nach ihrem Ablauf auftreten. Aus diesem Grund ist die gängige (und von Wirtschaftsprüfern) empfohlene Praxis, diese Unterlagen unbegrenzt aufzubewahren. Ihr Fehlen kann nämlich dazu führen, dass es unmöglich sein wird, Ansprüche wirksam geltend zu machen (oder sich gegen sie vor Gericht zu verteidigen).

Vermögensunterlagen

Unterlagen zu Unternehmensvermögen – wie notarielle Urkunden oder Dokumente, die das Eigentumsrecht an Grundstücken bestätigen – gehören zu den offensichtlichsten Beispielen für Unterlagen, die von einem Unternehmen dauerhaft aufbewahrt werden sollten.

Sie sind der einzige formelle Nachweis des Verfügungsrechts an Vermögenswerten. Ohne sie kann der Verkauf von Grundstücken, die Bestellung von Kreditsicherheiten oder sogar der Eigentumsnachweis deutlich schwieriger sein. Daher ist ihre unbegrenzte Aufbewahrung nicht nur eine bewährte Praxis, sondern auch eine in der Tat geschäftliche Notwendigkeit.

Methoden und Verfahren

Bei Analyse der Unterlagen, die langfristig aufzubewahren sind, sollten schließlich interne Unterlagen berücksichtigt werden, wie zum Beispiel: 

• Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden,
• Betriebsordnungen,
• Compliance-Verfahren.

Obwohl Rechtsvorschriften Unternehmen verpflichten, sie zu haben, regeln sie nicht immer, wie ihre früheren Versionen aufbewahrt werden sollten. Aus Prüfungs- und Regulierungssicht ist bei solchen Unterlagen jedoch die Bewahrung der Veränderungsgeschichte von großer Bedeutung. Die im Archiv aufbewahrten Kopien ermöglichen es beispielsweise nachzuweisen, dass die Tätigkeiten des Unternehmens stets den damals geltenden Regeln entsprochen haben.

Das Fehlen solcher Unterlagen kann es daher erschweren, die Position des Unternehmens zu verteidigen, das gerade einer Abschlussprüfung oder einer anderen Prüfung unterzogen wird.

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erfordert eine gute Organisation der Prozesse

In der Praxis „verschwinden” Dokumente selten von selbst. Unsere Prüfungserfahrung zeigt, dass der Mangel an Beweisen, die für die ordnungsgemäße Führung des Unternehmens entscheidend sind – wie Unterlagen, die die Rechte an den Vermögenswerten (oder deren ursprünglichen Wert)  bestätigen oder Beschlüsse über die Verwendung des Ergebnisses der Vorjahre – meistens erst nach Jahren als Ergebnis einer Prüfung entdeckt werden, wenn es schwierig oder unmöglich ist, sie wiederherzustellen.

Dies ist in der Regel nicht auf den Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, sondern auf bestimmte Tätigkeiten der Organisation und darin stattfindende Änderungen zurückzuführen, wie etwa:

• Outsourcing der Buchhaltung oder Rechtsberatung,
• Änderung der IT-Systeme,
• Umzug oder Reorganisation des Unternehmens,
• Personalwechsel.

Aus Sicht des Risikomanagements ist die entscheidende Frage nicht „Wie lange muss ich die Unterlagen aufbewahren?", sondern „Weiß ich, wo sie sind, habe ich Zugang dazu und sind sie hinsichtlich der Vermögensrechte oder Eigentumsentscheidungen vollständig?“

Die in den polnischen Vorschriften festgelegten Mindestaufbewahrungsfristen für Unterlagen sind nur ein Ausgangspunkt für die Erfüllung formeller Anforderungen. In der Praxis ist es jedoch die effektive Verwaltung der Dokumenten – unter Berücksichtigung ihrer Verfügbarkeit, Integrität und der Möglichkeit, die Geschichte wirtschaftlicher Ereignisse zu rekonstruieren – die das tatsächliche Risikoniveau des Unternehmens bestimmt.