Neue Klassifikation der PKD-Codes – PKD 2025. Folgen und Pflichten für Gesellschaften. Praktischer Leitfaden

Warum ist die Einführung einer neuen Klassifikation der PKD-Codes (PKD 2025) von erheblicher Bedeutung für eine Gesellschaft?

PKD-Codes (Codes der Polnischen Klassifikation der Wirtschaftszweige) sind nicht ein formelles Element der Registrierung einer Gesellschaft. Aktuelle PKD-Codes, die den Gegenstand des Unternehmens entsprechend beschreiben, sind in der Praxis von Bedeutung für Unternehmensbetrieb. Sie können über den Zugang zur Finanzierung sowie die mögliche Beteiligung des Unternehmens an Ausschreibungen und Wettbewerben entscheiden sowie die Beurteilung des Unternehmens als Geschäftspartner in KYC- bzw. AML-Verfahren beeinflussen und in einigen Fällen auch für die Behandlung der Ausgaben als abzugsfähiger Betriebsausgaben entscheidend sein. 

Seit 1. Januar 2025 gilt eine neue Klassifikation der PKD-Codes, die sog. PKD 2025, die mit der Notwendigkeit zusammenhängt, die in Registern angegebenen PKD-Codes der Unternehmer (insbesondere der Gesellschaften und Einzelunternehmen) anzupassen. Obwohl der Gesetzgeber eine Übergangsfrist für die Anpassung der PKD-Codes an die neue PKD 2025 bis zum 31. Dezember 2026 vorgesehen hat, sollte man diese Codes im Voraus überprüfen, insbesondere wenn das Unternehmen in der nächsten Zeit die im Landesgerichtsregister (KRS) angegebenen Daten ändern möchte. Wenn ein Unternehmen die PKD-Codes alleine nicht anpasst, werden sie in Registern automatisch umklassifiziert, wodurch für dieses Unternehmen die PKD-Codes eingetragen werden können, die seiner tatsächlichen Tätigkeit nicht entsprechen.

Was sind PKD-Codes und für wen gelten sie?

Polnische Klassifikation der Wirtschaftszweige (PKD) ist ein standardisiertes Codesystem, das (z.B. den öffentlichen Behörden, Kreditinstituten und Geschäftspartnern) ermöglicht, schnell festzustellen, womit sich das jeweilige Unternehmen tatsächlich beschäftigt.

Die Pflicht, die PKD-Codes anzugeben, gilt insbesondere für:

• Einzelunternehmen (die Codes sind in das Zentrale Gewerberegister und Gewerbeauskunft – CEIDG – einzutragen),
• Handelsgesellschaften einschließlich Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften (Codes sind ins KRS einzutragen).

Wichtig ist, dass PKD-Codes das tatsächliche Geschäftsprofil des Unternehmens laufend widerspiegeln sollten. Bei jeder Erweiterung des Angebots, neuen Dienstleistung oder Änderung des Geschäftsmodells soll die Anpassung des Eintrags im Register in Erwägung gezogen werden. Nicht aktuelle bzw. unangemessene PKD-Codes (einschließlich derjenigen, die nach der Übergangsfrist, d.h. nach 31. Dezember 2026 automatisch umklassifiziert werden) können für einen Unternehmer reale Konsequenzen haben.

Probleme mit Finanzierung, Zuschüssen und Beteiligung an Ausschreibungen und Wettbewerben

Finanzierungsinstitute, Fördermittelgeber oder Behörden, die Ausschreibungen oder Wettbewerbe organisieren, überprüfen in der Regel die PKD-Codes, wenn sie das Risiko, die Konformität des Vorhabens oder die Glaubwürdigkeit der Teilnehmer beurteilen. Abweichungen zwischen der Eintragung im CEIDG und KRS und der tatsächlichen Tätigkeit des Unternehmens oder PKD-Codes, die gemäß der nicht geltenden Polnischen Klassifikation der Wirtschaftszweige angegeben wurden, können zur Folge haben, dass die Gewährung eines Kredits bzw. der Zuschüsse für das Unternehmen oder seine Zulassung zur Beteiligung an einer Ausschreibung bzw. einem Wettbewerb abgelehnt wird.

Rückgang der Glaubwürdigkeit des Unternehmens

In der Ära von KYC- und AML-Verfahren überprüfen Kunden und Geschäftspartner eingehend den Gegenstand des Unternehmens und die Inkonsistenz bzw. Ungültigkeit der PKD-Codes kann in Extremfällen dazu führen, dass die Aufnahme der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen abgelehnt wird bzw. sie eingestellt oder beendigt wird.

Steuerliches Risiko und Infragestellen der Betriebsausgaben

Finanzbehörden prüfen sorgfältig, ob die Ausgaben des Unternehmens tatsächlich mit der ausgeübten Geschäftstätigkeit zusammenhängen. Obwohl das Fehlen des entsprechenden PKD-Codes die Möglichkeit nicht automatisch ausschließt, die Ausgaben als abzugsfähige Betriebsausgaben zu behandeln, kann dies das steuerliche Risiko im Falle von Betriebsprüfungen erhöhen, insbesondere wenn die Art der Ausgabe von der in CEIDG oder KRS offengelegten Tätigkeit wesentlich abweicht.

Sonderrisiken für bestimmte regulierte Branchen

Nach der Ende der Übergangsfrist sollten die PKD 2007-Codes automatisch durch die PKD 2025-Codes nach dem Schema des Statistischen Hauptamtes (GUS) ersetzt werden. Eine solche Änderung kann jedoch nicht in jedem Fall automatisch erfolgen. Wenn der bisherige PKD 2007-Code ein paar verschiedenen PKD 2025-Codes entspricht oder kein eindeutiges Äquivalent hat, kann er ohne Ersetzung gelöscht werden.

Daher sollten Unternehmen, die in regulierten oder spezialisierten Branchen tätig sind, besonders vorsichtig sein, weil ein bestimmter Gegenstand des Unternehmens eine Voraussetzung für die Ausübung der Geschäftstätigkeit, die Erteilung einer Genehmigung, einer Konzession, die Eintragung in das Register oder die Erfüllung anderer gesetzlicher Anforderungen sein kann.

Eine automatische Löschung eines PKD-Codes ohne seine ordnungsgemäße Ersetzung kann in solchen Fällen nicht nur dazu führen, dass die Daten im KRS nicht aktuell sind, sondern auch dass sie den einschlägigen Vorschriften für die jeweilige Branche nicht entsprechen. Dies kann weitergehende rechtliche Folgen als selbst die Notwendigkeit der Anpassung der PKD-Codes haben. 

PKD 2025 – was änderte sich für Unternehmen und bis wann sollte man Maßnahmen ergreifen?

Neue Klassifikation der Wirtschaftszweige – PKD 2025 – ersetzte die 2007-Codes und wurde an den EU-Standard angepasst. Sich hat zum Ziel, moderne Geschäftsmodelle und den technologischen Wandel besser zu widerspiegeln.

Wichtige Fristen:

• 1. Januar 2025 – neue Gesellschaften, die seit 1. Januar 2025 die Eintragung in das Landesgerichtsregister beantragen, verwenden bereits PKD 2025;
• 31. Dezember 2025 – Ende der verkürzten Übergangsfrist für die Anpassung der PKD-Codes an PKD 2025;
• 31. Dezember 20256 – Ende der Übergangsfrist für die Anpassung der PKD-Codes an PKD 2025 für sonstige (die meisten) Branchen – es ist die endgültige Frist für eine freiwillige Anpassung der PKD-Codes.

Wichtigste Informationen über PKD 2025

PKD 2025 ist eine Klassifikation der Wirtschaftszweige in Polen, die seit 1. Januar 2025 gilt. Jeder Unternehmer ist verpflichtet, die Codes zu verwenden, die seinem tatsächlichen Geschäftsprofil entsprechen. Unternehmen, die vor 2025 registriert wurden, können ihre Einträge spätestens bis zum 31. Dezember 2026 aktualisieren, aber jede laufende Änderung der Daten im CEIDG erfordert einen sofortigen Übergang zu PKD 2025. Das Versäumnis, die Codes selbst zu aktualisieren, kann zu deren automatischen Umklassifizierung führen, was das Risiko von Fehlern, möglichen steuerlichen Problemen und Finanzierungsproblemen mit sich bringt. Die sicherste Lösung beruht auf der aktiven Anpassung der PKD-Codes vor Ende der Übergangsfrist. 

Wie sind PKD-Codes bei einem Unternehmen zu ändern? Vorgehensweise in der Praxis

Es hängt davon ab, ob der Gegenstand des Unternehmens unter Verwendung der PKD 2007 oder in beschreibender Weise festgelegt wurde. In jedem Fall muss den formellen Änderungen die Festlegung des tatsächlichen Gegenstands der Unternehmens und die Zuordnung dazu bestimmter PKD-Codes gemäß der aktuellen Klassifikation (d. h. PKD 2025) vorangehen.

Im ersten Fall erfolgt das Verfahren zur Änderung der PKD-Codes in der Regel in zwei Stufen. Zuerst muss der Gesellschaftsvertrag vor einem Notar (bzw. über S24 im Falle einer über S24 gegründeten Gesellschaft) geändert werden. Anschließend ist die Änderung des Gesellschaftsvertrags in das KRS einzutragen, wobei im Antrag auf ihre Eintragung die Codeänderungen gemäß der PKD-Klassifikation 2025 angegeben werden.

Im zweiten Fall ist das Verfahren zur Änderung der PKD-Codes in der Regel einstufig und umfasst nur die Einreichung eines Antrags auf Eintragung von Codeänderungen gemäß der PKD 2025 beim KRS. 

Beschränkungen und bewährte Praktiken bei der Auswahl der PKD-Codes

• Im Landesgerichtsregister dürfen maximal 10 PKD-Codes, darunter ein vorherrschender Code, offengelegt werden.
• Einige PKD-Codes sind mit der Verpflichtung verbunden, Konzessionen, Lizenzen oder Genehmigungen zu erhalten – der Eintrag im Register selbst berechtigt nicht zur Durchführung regulierter Tätigkeiten.

Zusammenfassung  – Checkliste für Unternehmer

Wie sollte man an die Anpassung der PKD-Codes im Unternehmen herangehen? Nachfolgend finden Sie einen Vorschlag für eine optimale Vorgehensweise.

Schritt 1

Überprüfung der im Gesellschaftsvertrag angegebenen PKD-Codes und Beurteilung ihrer Vereinbarkeit mit dem tatsächlichen Geschäftsprofil.

Schritt 2

Auswahl der PKD 2025-Codes entsprechend der tatsächlichen Tätigkeit, unter Berücksichtigung der Regeln für den Wechsel von den bestehenden PKD 2007-Codes zu PKD 2025-Codes (unter Verwendung der sog. Umsteigeschlüssel). Dies ist besonders wichtig für den IT-, E-Commerce- und EE-Sektor.

Schritt 3

Änderung des Gesellschaftsvertrags und Eintragung von Änderungen des Gesellschaftsvertrags und neuer PKD-Codes ins KRS oder Aktualisierung der PKD-Codes im KRS ohne Änderung des Gesellschaftsvertrags (je nach den geltenden Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags über den Gegenstand des Unternehmens). Es lohnt sich, die Änderung der PKD-Codes mit anderen Aktualisierungen des Eintrags im KRS zu kombinieren, weil man auf diese Weise eine Gerichtsgebühr für das gesamte Änderungspaket zahlen kann.

Die Überprüfung der verwendeten PKD-Codes und die eigenständige Vornahme geeigneter Änderungen lassen eine automatische Umklassifizierung der PKD-Codes des Unternehmens gemäß den sog. Umsteigeschlüsseln vermeiden. Eine automatische Umklassifizierung der PKD-Codes eines Unternehmens kann hingegen ein reales operatives Risiko für dieses Unternehmen in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, im Bereich Steuern, Finanzierung oder Subventionen darstellen sowie in einigen spezialisierten Branchen das Risiko der Nichteinhaltung der für eine bestimmte Branche geltenden Vorschriften mit sich bringen.