Inventur der Vorräte – Vorbereitung, Verlauf und Abrechnung nach dem Rechnungslegungsgesetz

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wann sollte eine Inventur der Vorräte durchgeführt werden?
• Was unterliegt einer Inventur?
• Wie sind die Inventurdifferenzen abzurechnen?

Inventur der Vorräte ist ein wichtiges Element der internen Kontrolle jedes Unternehmens. Ordnungsgemäß durchgeführt, sollte sie helfen, Ist-Bestände und ihre Nutzbarkeit zu ermitteln Inventurdifferenzen zu erkennen und die Personen zur Rechenschaft zu ziehen, die für das ihnen anvertraute Eigentum materiell verantwortlich sind. Dieser Prozess ist auch von großer Bedeutung, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu prüfen, den Schutz von Vermögenswerten zu verbessern und die Unregelmäßigkeiten bei Verwaltung des Unternehmensvermögens zu verhindern.

Da Inventur ein wichtiges Element der Rechnungslegung bei jedem Unternehmen ist, ist die Verpflichtung zu ihrer Durchführung im Artikel 4 und Artikel 26 des Gesetzes vom 29. September 1994 über Rechnungslegung (im Folgenden: „Rechnungslegungsgesetz”) festgelegt.

Wie ist die Inventurfrist für Vorräte?

Grundsätzlich ist Inventur am Bilanzstichtag durchzuführen. Gemäß Art. 26 Abs. 3 des Rechnungslegungsgesetzes hält das Unternehmen Inventurfristen und -häufigkeit ein, falls:

1. Inventur der Vermögensgegenstände – mit Ausnahme der monetären Vermögenswerte, Wertpapiere, unfertigen Erzeugnisse sowie der RHB-Stoffe, Waren und fertigen Erzeugnisse, die in Art. 17 Abs. 2 Nr. 4 genannt sind (d.h. der RHB-Stoffe und Waren, die zum Zeitpunkt ihrer Anschaffung und der fertigen Erzeugnisse, die zum Zeitpunkt ihrer Herstellung unter Aufwendungen erfasst werden) – am frühestens 3 Monate vor dem Abschluss des Geschäftsjahres beginnt und bis zum 15 Tag des Folgejahres abgeschlossen wird (wichtig ist, dass der Bestand durch die Beischreibung zu dem bzw. Abschreibung von dem aufgrund der körperlichen Bestandsaufnahme bzw. der Saldenbestätigung festgestellten Bestand der Einnahmen und Ausgaben, die zwischen dem Aufnahme- bzw. Bestätigungstag und dem Tag der Ermittlung des buchmäßigen Bestands erfolgten, ermittelt werden muss, wobei der buchmäßige Bestand nach dem Bilanzstichtag nicht ermittelt werden darf),
2. Inventur der RHB-Stoffe, Waren, fertigen und unfertigen Erzeugnisse, die sich in den bewachten Lagerstätten befinden und mengen- und wertmäßig erfasst werden – alle zwei Jahre durchgeführt wird,
3. Inventur der Immobilien, die als Sachanlagen oder Investitionen eingestuft werden, sowie der sonstigen Sachanlagen und Maschinen und Anlagen, die als Anlagen im Bau einzustufen sind und sich auf einem bewachten Gelände befinden – alle vier Jahre durchgeführt wird;
4. Inventur der Waren und RHB-Stoffe, die in den Einzelhandelsgeschäften wertmäßig erfasst werden – einmal pro Jahr durchgeführt wird,
5. Inventur der Holzbestände in Forstwirtschaftsunternehmen – einmal pro Jahr durchgeführt wird.

Natürlich wird in der Regel eine Inventur der Vorräte jedes Jahr durchgeführt, unabhängig davon, wo sie gelagert werden. Dies wirkt sich positiv auf die Zuverlässigkeit des jährlich aufgestellten und zu prüfenden Jahresabschlusses aus und ist zudem eine Form der internen Kontrolle, die den Einfluss auf die Methoden der Vermögensverwaltung hat. 

Formen, Methoden und Umfang – was unterliegt einer Inventur?

Inventur kann nicht nur verpflichtend in den durch das Rechnungslegungsgesetz vorgeschriebenen Perioden durchgeführt werden. Sie kann auch zyklisch und ad hoc durchgeführt werden – z. B. aufgrund schicksalhafter Ereignisse (wie Feuer oder Diebstahl), Wechsels von Personen, die für bestimmte RHB-Stoffe und Vermögensgegenstände materiell verantwortlich sind, externer Kontrollen usw.

In Bezug auf den Umfang der Inventur können wir zwischen:

• Vollinventur – d.h. Inventur aller Vermögensgegenstände,
• Stichprobeninventur  – d.h. Inventur ausgewählter Vermögensgegenstände,

unterscheiden.

Außerdem gibt es zwei Formen der Inventurdurchführung:

• Stichtagsinventur – wird zum festgelegten Zeitpunkt durchgeführt,
• permanente Inventur – wird nach einem festgelegten Zeitplan durchgeführt, stets in einem festen Zeitraum.

Gemäß dem Rechnungslegungsgesetz sollte man im Falle einer permanenten Inventur die Vermögensgegenstände einer bestimmten Art abdecken, diese Vermögensgegenstände mengen- und wertmäßig erfassen und die Reihenfolge der Bestandsaufnahme einhalten.

Artikel 26 Absatz 3 des Rechnungslegungsgesetzes legt eindeutig fest, dass ein Unternehmen die Inventur der Vorräte, die mengen- und wertmäßig erfasst werden, sogar alle zwei Jahre durchführen kann, sofern sie sich in bewachten Lagerstätten befinden. Es wird angenommen, dass der hier verwendete Ausdruck „innerhalb eines bestimmten Zeitraums” die Möglichkeit bezeichnet, an jedem beliebigen Tag dieses Zeitraums eine einmalige Inventur durchzuführen, sowie die Möglichkeit, Teilinventur einzelner Sortimentsgruppen so durchzuführen, dass der gesamte Bestand in einem bestimmten Zeitraum aufgenommen wird.

Zu Inventurmethoden zählen:

• körperliche Bestandsaufnahme – gilt für RHB-Stoffe, Waren sowie fertige und unfertige Erzeugnisse,
• Überprüfung durch Vergleich der Bücher – gilt für Vorräte, die körperlich nicht aufgenommen bzw. aus gerechtfertigten Gründen nicht abgestimmt werden können: diese Methode gilt z.B. für unterwegs befindliche Waren und erfordert die Überprüfung des Wertes dieser Vermögensgegenstände (neben dem Vergleich der Daten aus den Büchern mit entsprechenden Belegen).

Angemessene Vorbereitung auf Inventurdurchführung

Die Geschäftsleitung des Unternehmens ist für Durchführung der Inventur zuständig. Sie verwaltet Inventur, indem sie ihre Dauer angibt – gemäß den vorgenannten Fristen und dem Rechnungslegungsgesetz. Dieser Prozess wird durch eine Inventurrichtlinie formalisiert, die weit im Voraus erlassen wird, sodass das Unternehmen genügend Zeit für Vorbereitung hat.

Um die Inventur ordnungsgemäß durchzuführen, ist es notwendig, eine Inventurrichtlinie und eine Inventuranweisung zu erstellen und umzusetzen. Die letztgenannte sollte u.a. Informationen zu:

1. Organisation und Verlauf der Inventur (einschließlich Inventurgrundsätzen, übernommener Inventurmethoden und Methoden der Abrechnung und Bewertung der Inventurergebnisse),
2. Auswahl von Verfahren zur Zählung und Erfassung einzelner Bestände (Zählen, Wiegen, Messen, Schätzung) und festgelegten Zeitplänen,
3. Grundsätzen der Bestellung von Mitgliedern des Inventurausschusses und der Zählteams sowie ihren Kompetenzen,
4. separater Aufnahme von allen freistehenden, weniger tragfähigen und im Eigentum Dritter befindlichen Vermögensgegenständen,
5. Methoden zur Prüfung der Inventurbogen,
6. Sicherstellung der Kontrolle des Umsatzes während der körperlichen Bestandsaufnahme, sodass das Inventurergebnis nicht durch laufende Tätigkeit (z. B. Produktion, Vertrieb) verzerrt wird,
7. Bestimmung des Fortschrittsgrades der unfertigen Produktion,
8. möglichen Vereinfachungen, die während der Inventur vorgenommen werden,
9. Dokumenten, die für die Durchführung der Tätigkeiten notwendig sind (ihre ausführliche Auflistung sollte die Anordnung der Umsetzung der Inventuranweisung, die Inventurrichtlinie der Geschäftsführung, die Erklärung des Inventurverantwortlichen und das Inventurprotokoll umfassen),

enthalten.

Die Inventuranweisung sollte laufend geändert werden, sodass sie die aus früheren Inventuren gezogenen Schlussfolgerungen berücksichtigt. So kann man vermeiden, dass dieselben Fehler wiederholt werden. Unterliegt das Unternehmen der Abschlussprüfung durch eine Prüfungsgesellschaft, sollte man eine solche Anweisung von einem Wirtschaftsprüfer prüfen lassen, der auf mögliche Unregelmäßigkeiten aufmerksam machen kann.  Die von der Geschäftsführung genehmigten Anweisungen sollten anschließend von allen an der Inventur teilnehmenden Personen gelesen werden.

Vor der Bestandsaufnahme sollten man das Inventurgebiet sorgfältig vorbereiten und organisieren. Es ist eine gute Praxis, die Inventurfelder klar voneinander zu trennen (damit die Zähler keinen Zweifel an dem aufgenommenen Bereich haben) und die bereits aufgenommenen Bestände zu markieren, um Doppelzählungen zu vermeiden. Einzelne Sortimente sollten eindeutig den Inventurfeldern zugeordnet werden. Auch jene Sortimente, die nicht aufzunehmen sind, sollten entsprechend markiert werden.

Verlauf der körperlichen Bestandsaufnahme

Für den ordnungsgemäßen Ablauf der körperlichen Bestandsaufnahme und zur bestmöglichen Qualität der Inventurergebnisse wird empfohlen, dass das Unternehmen während ihrer Dauer jeglichen Wareneingang und -ausgang sowie im Falle eines Produktionsunternehmens auch die Produktionsphase einstellt.

Die körperliche Bestandsaufnahme soll von Zählteams unter Aufsicht des dafür bestellten Inventurausschusses und unter Beteiligung der Leiter bzw. der von ihnen beauftragten Fachangestellten durchgeführt werden. Personen, die an der Bestandsaufnahme teilnehmen, sollten entsprechend in Methoden ihrer Durchführung sowie festgelegten Aufnahmeregeln geschult werden. Die Zählteams sollten keine Einsicht in Lagerbestände haben, damit ihnen die Anzahl der einzelnen Sortimente nicht verraten wird. Die Zähler sollten auch nicht für den jeweiligen Abschnitt materiell verantwortlich sein, um eine mögliche Voreingenommenheit zugunsten bestimmter Zählergebnisse zu vermeiden.

Die in der Mitteilung Nr. 2 des Finanzministers vom 20. Juli 2016 bekannt gegebene Stellungnahme des Rechnungslegungs Standards Committees zur körperlichen Bestandsaufnahme von RHB-Stoffen, Waren, fertigen Erzeugnissen und unfertigen Erzeugnissen weist besonders darauf hin, dass die Bestandsaufnahme auch auf Ermittlung der Qualität von Beständen und ihrer wirtschaftlichen Tragfähigkeit beruhen sollte. Daher sollten die Zählteams eine Bewertung vornehmen, die u.a. den physischen Zustand der Bestände (z. B. Beschädigung oder Verderb) und das Verbrauchsdatum berücksichtigt.

Die Vorräte, die Eigentum des Unternehmens sind, aber sich außerhalb dessen Standorts befinden, sind aufgrund der von den Geschäftspartnern bereitgestellten Inventurbogen oder der Nachweise für die in den Büchern des Unternehmens ausgewiesenen Mengenbestands dieser Vorräte aufzunehmen.

Fremde Vorräte, die Eigentum anderer Unternehmen sind (z.B. verkaufte, aber nicht abgeholte Waren oder fertige Erzeugnisse) und sich beim inventarisierten Unternehmen befinden, unterliegen auch der körperlichen Bestandsaufnahme und Ermittlung des Mengenbestands. Laut der bereits erwähnten Stellungnahme des Rechnungslegungs Standards Committees sollten die Ergebnisse der körperlichen Bestandsaufnahme von fremden Vorräten getrennt von den Ergebnissen der körperlichen Bestandsaufnahme von eigenen Vorräten auf einem separaten Inventurbogen erfasst und dann dem Eigentümer vorgelegt werden.

Abrechnung der Inventurdifferenzen

Die Abrechnung der Inventur konzentriert sich darauf, die Gründe für das Auftreten von Inventurdifferenzen zu erklären und die Anträge von materiell verantwortlichen Personen zur Verrechnung von Minderbeständen mit Mehrbeständen der ähnlichen Artikel zu prüfen. Anschließend wird der Vorschlag für Abrechnung der Inventurdifferenzen durch den Inventurausschuss ausgearbeitet und der Geschäftsführung präsentiert. Anschließend entscheidet die Geschäftsführung über die Erfassung des Inventurergebnisses in den Büchern.

Die während der Inventur festgestellten Differenzen zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand sollten in den Büchern des Geschäftsjahres abgerechnet werden, auf das der Inventurzeitpunkt fiel. Es gibt folgende Inventurdifferenzen: Mehrbestände, Minderbestände oder Schäden. Je nach den Entstehungsgründen von Inventurdifferenzen können sie als natürlicher Schwund oder selbst verschuldeter bzw. nicht selbst verschuldeter Schaden eingestuft werden.

Zu Minderbeständen, selbst nicht verschuldeten Schäden und dem natürlichen Schwund gehört der Verlust der Menge oder Nutzbarkeit, der aus den von den materiell verantwortlichen Personen nicht zu vertretenden Gründen entstanden ist.

Inventur endet mit der Genehmigung der Differenzabrechnung durch die Geschäftsführung in Form des Überprüfungsprotokolls des Inventurausschusses. Es soll:

1. Information über Erfassung von Mehrbeständen unter sonstigen betrieblichen Erträgen,
2. Information über Erfassung von nicht selbst verschuldeten Minderbeständen unter sonstigen betrieblichen Aufwendungen,
3. Information über mögliche Belastung von materiell verantwortlichen Personen für entstandene selbst verschuldete Minderbestände und Schäden,
4. Information über Erfassung von möglichen zufälligen Schäden unter außerordentlichen Gewinnen oder Verlusten,
5. Information über Verrechnung von Minder- und Mehrbeständen

enthalten. 

Im Falle der Verrechnung kann das Unternehmen selbst entscheiden, ob es davon Gebrauch machen kann. Bei der wertmäßigen Bestandsführung werden die Mehr- und Minderbestände nicht verrechnet. Nur Minder- und Mehrbestände, die auf demselben Inventurfeld, das durch dieselbe materiell verantwortliche Person beaufsichtigt wurde, und während derselben Bestandsaufnahme festgestellt wurden, können verrechnet werden. Wichtig ist, dass bei der Verrechnung der Grundsatz des niedrigeren Preises und der geringeren Menge angewandt wird. Das bedeutet, dass zur Ermittlung der zulässigen Verrechnungsmenge und des zulässigen Verrechnungswertes die geringere/der geringere der beiden auftretenden Mengen und Werte des Minder- und Mehrbestands angenommen wird. Es ist erwähnenswert, dass Verrechnungsgrundsätze nur für nicht selbst verschuldete Minderbestände gelten. 

Das durch die Geschäftsführung genehmigtes Protokoll über Überprüfung von Inventurdifferenzen gilt als Grundlage für deren Abrechnung in den Büchern durch die Buchhaltung. 

Die Zusammenfassung der Inventurergebnisse sollte außerdem einen kurzen Bericht über den Inventurverlauf enthalten, einschließlich Anmerkungen, die darauf abzielen, die Lagerhaltung, die Lagerwirtschaft und die Organisation der Bestandsaufnahme in der Zukunft zu verbessern.

Es lohnt sich, sich auf die Durchführung der Inventur im Voraus vorzubereiten

Eine ordnungsgemäße Inventurdurchführung heißt die Anforderungen des Rechnungslegungsgesetzes zu erfüllen. Sie wirkt sich jedoch auch auf natürliche Weise auf die Verbesserung des Unternehmensmanagements.

Bei einer Erstbestandsaufnahme sollte besonderer Wert auf die ordnungsgemäße Erstellung der Inventuranweisung gelegt werden. Es ist ebenso wichtig, die Zählteams und Inventurfelder im Lagerhaus richtig vorzubereiten. Zuverlässige Vorbereitungstätigkeiten ermöglichen eine effiziente Durchführung der Bestandsaufnahme und die Einhaltung der oben genannten Regeln bei der Durchführung der Inventur wirkt sich positiv auf ihre Qualität und die Schaffung von Mehrwert für die Tätigkeit des Unternehmens aus.

Quellen:

1. Gesetz vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung (konsolidierte Fassung: GBl. 2023, Pos. 361 m. Ä.),
2. Stellungnahme des Rechnungslegungs Standards Committees zur körperlichen Bestandsaufnahme von RHB-Stoffen, Waren, fertigen Erzeugnissen und unfertigen Erzeugnissen, die in der Mitteilung Nr. 2 des Finanzministers vom 20. Juli 2016 bekannt gegeben wurde.