Arbeidsgivers dekning av kostnader til hjemmekontor

2020 ble et annerledes år, noe som for mange medførte jobbing fra hjemmekontor. Utstrakt bruk av hjemmekontor har gitt nye utfordringer knyttet til det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet, og skatteetaten har i en uttalelse klargjort nærmere hva arbeidsgiver skattefritt kan dekke av kostnader til hjemmekontor for sine ansatte.

Kostnader med tilknytning til skattepliktig inntekt

Arbeidsgiver kan etter kvittering dekke arbeidstakers kostnader forbundet med arbeidet, skattefritt for arbeidstaker og fradragsberettiget for arbeidsgiver, i samme utstrekning som arbeidstaker selv kan kreve fradrag for disse kostnadene. Avgjørende er om kostnaden har tilstrekkelig tilknytning til skattepliktig inntekt. Har kostnaden flere formål - både private og inntektsskapende - er det avgjørende hvilket formål som er det vesentlige.

Konkret vurdering av formålet

I utgangspunktet må det gjøres en konkret vurdering av formålet med anskaffelsen. Skatteetaten har i prinsipputtalelse av 18. november 2020 konkretisert enkelte momenter man skal legge vekt på i vurderingen:

• Prisen på utstyret
• Om utstyret er egnet for privat bruk
• Om det er vanlig ha slikt utstyr i privat husholdning
• Antatt varighet og intensitet på bruk av utstyret i jobbsammenheng fremover
• Grunnen til at arbeidsgiver velger å overdra eiendomsretten til utstyret fremfor å låne det bort

Eksempler på fradragsberettigede kostnader

Skatteetaten har videre i uttalelsen gitt noen eksempler som kan bidra til å klargjøre hva arbeidsgiver kan dekke skattefritt:

• Skrivebord 
• Kontorstol  
• Skrivebordslampe 
• Headset til telefon 

Eksemplene viser etter vår vurdering at skatteetaten legger særlig vekt på hvor egnet gjenstanden er til privat bruk. Det betyr etter vår vurdering at arbeidsgiver normalt vil kunne dekke kostnader til utstyr man vanligvis har på kontorplassen sin skattefritt for ansatte med behov for hjemmekontor. Det må også innebære at for eksempel stor skjerm og annet datautstyr, beskyttelsesmatte under kontorstol, ergonomisk musematte, håndleddsstøtte til tastaturet, o.l. kan dekkes skattefritt av arbeidsgiver. Det samme er tilfellet med typisk kontorrekvisita.

Kostbart utstyr

Det går også frem av prinsipputtalelsen at dersom det er snakk om kostbart utstyr, vil skatteetaten mene at det har formodningen mot seg at utstyret er overdratt til den ansatte av hensyn til arbeidet, og at det normale heller vil være at utstyret lånes ut av arbeidsgiver. Om utstyret likevel overdras til den ansatte, vil gjerne skatteetaten anse anskaffelsen å ha privat formål, og kostnadsdekningen vil dermed være skattepliktig.

Innebærer prinsipputtalelsen noen endring?

Det er vår vurdering at skatteetaten gjennom sin prinsipputtalelse senker terskelen med tanke på når dekning av kostnader til ordinært kontorutstyr kan dekkes skattefritt, som følge av at hjemmekontor brukes i større grad enn før. Vilkårene for skattefri dekning vil dermed være oppfylt for flere sammenlignet med tidligere. Hvilket utstyr som omfattes av reglene om skattefri dekning ser det imidlertid ut til at skatteetaten opprettholder.

Konkret vurdering, dokumentasjon og vedlegg til skattemeldingen

Som alltid når det er skjønnsmessige grenser, bør det gjøres konkrete vurderinger som dokumenteres i tilfelle spørsmål fra skatteetaten. Hvis det gjelder beløp av en betydelig størrelse, bør det også vurderes om det bør utarbeides et vedlegg til skattemeldingen.