Dokumentasjon av estimater i årsregnskapet

Vi har passert nyttår og regnskapsmessig er det tid for å avslutte det gamle året. Formålet med denne artikkelen er å komme med noen nyttige tips til deg som aksjonær, regnskapsansvarlig eller som på annet vis er involvert i prosessen for avleggelse av årsregnskapet.

Alle balanseposter som ikke er klart ubetydelige skal dokumenteres av den som avlegger regnskapet. Det samme gjelder skattemessige verdier som ikke er dokumentert i øvrige skattemeldinger. Dette fremgår av bokføringsloven § 11. Det mest fornuftige er å arkivere denne dokumentasjonen elektronisk. Lag gjerne mappe med underliggende dokumenter for hver enkelt konto og sorter dette etter stigende kontonummer.

Balansepostene vil alltid enten bestå av kjente, konkrete og lettdokumenterbare størrelser eller anslag på verdier (estimater) hvor faktisk verdi ikke er kjent eller tilgjengelig.

Eksempler på kjente størrelser er kassebeholdning, bankinnskudd, langsiktig gjeld og skyldige offentlige avgifter. Disse dokumenteres med kopier av signert kassetellingsskjema, årsoppgave fra banken, signert låneavtale/bankbrev for langsiktig gjeld og terminoppgaver med tilhørende avstemminger for offentlige avgifter som merverdiavgift, arbeidsgiveravgift og skattetrekk.

Når det gjelder estimater er dokumentasjonen ikke fullt så enkel. Vi vil nedenfor se litt på hva et estimat er (definisjon) og hvor estimater normalt forekommer i regnskapet. Deretter går vi inn på enkelte områder hvor estimater ofte utgjør en vesentlig del av regnskapsposten.

Som dokumentasjon på hvert estimat bør det utarbeides et notat som beskriver hva som er gjort for å underbygge estimatet og hvilke momenter som er tillagt mest vekt. Eksempler på hva som kan ligge til grunn for estimater:

- Underliggende avtaler (legg ved kopi av avtalen)

- Egne regnskapstall (vis grunnlag og beregning. Et eksempel er beregning av «normale» tap på fordringer)

- Egne vurderinger (beskrives)

- Ekstern informasjon: Hvem har du snakket med (selskap/person) og når

- Omtale i media (oppgi hvilket medium/dato)   

- Litteratur, f. eks. en regnskapsteoribok

- Bransjenormtall (legg ved kopier)

Jo bedre ovenstående dokumentasjon er, desto mer effektiv blir revisjonen. Vår erfaring er at de fleste regnskapsavleggere er flinke til å dokumentere de ordinære, konkrete postene i balansen, men har stort forbedringspotensial på dokumentasjon av poster som bygger på estimater.

Estimater

En definisjon på et estimat kan være et anslag på en verdi.  Disse anslagene kan være basert på skjønn, erfaring, gjennomsnittstall for tilsvarende forhold eller de kan være basert på analyser av historiske tall i din bedrift eller eksterne anbefalinger. Estimater forekommer på mange områder i regnskapet, for eksempel anslag for fremtidige salgsverdier, antatt levetid på eiendeler (dvs avskrivningsperiode) og nødvendig avsetning til tap på kunder.

Hvordan dokumentere og vurdere estimater

Aksjer

I regnskapet til et investeringsselskap/holdingselskap, vil vi ofte møte på en rekke ulike investeringer. Det skilles mellom kortsiktige og langsiktige investeringer. Kjennetegnet ved kortsiktige investeringer, er at de er kjøpt i håp om en fortjeneste på kort sikt, og derfor er ment for videresalg innen ett år. Det er ikke alltid de selges innen ett år, det er intensjonen når man kjøper, som er avgjørende. Typiske kortsiktige investeringer vil være noterte aksjer på børs, enten i Norge eller utlandet, men også aksjer som handles i gråmarkedet. Her kjøpes og selges ofte mindre andeler/poster. Langsiktige investeringer kjennetegnes ved en lengre tidshorisont – normalt er da mer enn ett års eietid intensjonen ved kjøpet. Typisk eksempel her vil være kjøp av datterselskap (mer enn halvparten av aksjene i et selskap) eller tilknyttet selskap (kjøp av mellom 20 og 50 % av aksjene).

Hovedregelen er at kortsiktige investeringer verdsettes etter det laveste av kostpris og antatt verdi.

Likevel verdsettes noen kortsiktige aksjer etter unntaksregelen til markedsverdi pr. 31.12. Dette forutsetter at aksjen er klassifisert som et omløpsmiddel, inngår i en handelsportefølje, og omsettes på børs.

Alt som er notert på børs, er i utgangspunktet enkelt å dokumentere da det finnes klare regler for verdsettelsen, dvs. at regnskapsmessig verdi = markedsverdi = børsverdi ved årsslutt og denne brukes også i regnskapet, med tilhørende inntekts-/kostnadsføring av urealiserte verdiendringer. Små foretak kan velge å bruke laveste verdis prinsipp, dvs. at verdien skal være det laveste av det du kjøpte for og markedsverdien.

Som dokumentasjon for verdien på børsnoterte aksjer bruker du børsverdien pr. 31.12. Denne offentliggjøres i aviser eller på nett første virkedag etter årsskiftet, men fremkommer også på utskrifter fra VPS, som normalt er klare i slutten av januar. Også verdien av aksjer i gråmarkedet offentliggjøres etter årsskiftet, men disse kan ikke brukes i regnskapet da gråmarkedet ikke sidestilles med børs. Her gjelder derfor laveste verdis prinsipp. Verdien i gråmarkedet kan dog være en indikator på nedskrivningsbehov.

Problemene oppstår når det ikke finnes klare offentlige anslag for markedsverdi på dine plasseringer. Kanskje investerte selskapet i noen eiendomsfond for en del år siden. Forvalter angir ofte VEK (verdijustert egenkapital) eller tilsvarende som sitt estimat på verdien, men gitt at det ofte er begrenset likviditet i disse papirene, dvs. at det ikke nødvendigvis er så enkelt å selge andelene, erfarer vi ofte at VEK ikke alltid er det beste estimatet på salgspris/markedsverdi. I slike tilfeller bør du legge fram og begrunne din egen vurdering, dvs. dine egne estimater for verdsettelse av disse fondene – kanskje er verdien langt lavere? Noen forvaltere/forretningsførere vil kunne opplyse om siste omsetningsverdi, men normalt er det ikke alltid lett å få tak i denne informasjonen. Om du mener at mottatt informasjon er beskrivende for verdien på disse fondene, legger du estimatene fra forvalteren til grunn for verdsettelsen (justering av bokført verdi). Om du mener at verdien er langt lavere enn mottatt dokumentasjon fra forvalter, lager du et eget notat hvor du begrunner din oppfatning, og legger ved mottatt informasjon fra forvalter. Har du kjøpt aksjer i et selskap ingen har hørt om? Vi føler oss ganske sikre på at de fleste som gjør investeringer gjør en del undersøkelser før de investerer i noe. Ingen ønsker å tape penger. Husk at disse investeringene også må dokumenteres – bankbilag som dokumenterer utbetalingen er ikke tilstrekkelig. Dokumentasjonen bør inneholde informasjon om antall aksjer du har kjøpt, om det er noen spesielle klausuler forbundet med aksjene, hvilken andel du eier, kopi av aksjebok mv. Som aksjonær bør du ha en kontaktperson i selskapet, også i utlandet. Innhent kopi av årsregnskapet/siste rapportering eller lignende. Gjør en vurdering av verdien – har du og andre investert store beløp, så vil jo regnskapet vise hva disse pengene er brukt på.

Noen spørsmål å tenke på når en skal vurdere verdien er:

- Hvordan ser siste årsregnskap ut?

- Er all egenkapital tapt på grunn av oppstartskostnader?

- Har selskapet hatt en kvartalsrapportering neste regnskapsår, som viser at trenden har snudd og at de har begynt å tjene penger?

- Har selskapet brukt hele kapitalen til å utvikle et produkt, og regner med å gå med underskudd i noen år før utviklingskostnadene kan forventes å bli inntjent?

- Vil de fortsette å innhente ytterligere kapital i markedet slik at din andel også vil bli lavere om du ikke blir med videre?

Det er ikke alltid regnskapet er beste angivelse av verdien – du sitter normalt nærmere informasjonen, og det er mye tid å spare på å være i forkant med innhentingen av denne. Vi vil også minne om at du må innhente informasjon om aksjenes ligningsverdi. For utenlandske selskap, trenger din regnskapsfører kopi av regnskapet for kalenderåret som grunnlag for estimert ligningsverdi med mindre de er notert på utenlandsk børs, og man kan forholde seg til markedskurs som formuesverdi.

Fordringer

Også for fordringer må verdien vurderes. Du bør framlegge kopi av låneavtalen med tilhørende dokumentasjon. I tillegg bør det innhentes regnskap fra de selskapene man har lånt penger til for kontroll av saldo, og dette vil også kunne tjene som grunnlag for vurdering av tilbakebetalingsevne. For lån til privatpersoner, bør det innhentes (hvert år) en bekreftelse fra motpart om lånesaldoen, og utarbeides en skriftlig vurdering av vilje og evne til tilbakebetaling.

Hvis lånet ikke betales ned iht. planen, blir spørsmålene rundt verdsettelse straks vanskeligere, og i alle fall hvis det heller ikke foreligger noen sikkerhetsstillelser. Her bør du lage et notat som konkluderer med den verdi du mener fordringen har for selskapet. Nedenfor følger noen momenter som kan inngå i din vurdering av verdien på fordringen:

- Hvilken sikkerhet foreligger, om noen?

- Har du tatt eller kan du ta pant i fast eiendom, en bil, aksjer eller løsøre? 

- Hva var vilkårene for det opprinnelige lånet?

- Kanskje kan en ny låneavtale erstatte den forrige, og at du, gitt manglende tilbakebetaling etter den første avtalen, nå kan sørge for krav om sikkerhet? Husk også på at dette må tinglyses.

- Hvem er motpart? Hvis lånet er gitt til et selskap du er aksjonær i, en venn eller et familiemedlem, så kan det være tøffere å følge opp manglende tilbakebetalinger.

- Har du en formening om risikoen for at lånet ikke vil bli tilbakebetalt? Hva sier magefølelsen din?

Vi minner også om at en regnskapsmessig nedskrivning av lånet IKKE betyr at lånet ikke skal tilbakebetales, det er kun gjort for å gi en mest mulig korrekt verdi av denne fordringen i ditt regnskap. Ditt krav på tilbakebetaling fra låntaker står like sterkt. (Dersom lånet har blitt nedskrevet regnskapsmessig tidligere år, men forholdene bedrer seg for låntaker slik at nedbetaling av renter og avdrag starter, er dette et moment som vil tilsi at tidligere års nedskrivning vil reverseres og fordringens verdi i balansen øke opp mot pålydende igjen).

Vi gjør oppmerksom på at et tap her normalt ikke vil være fradragsberettiget skattemessig. Hvis lånet er ytt til nærstående, minner vi også om regler som gjør at dette vil anses som utbytte for personlig aksjonær for utbetalinger etter 7. oktober 2015. Låneavtale må foreligge. Markedsrente må beregnes og betales, nedbetalingsplan må være fastsatt. Vi anbefaler også at du sørger for sikkerhet for lånet.
 

Kundefordringer

Hovedregel er at kunder skal vurderes individuelt. Et viktig estimat for mange er tap på krav (delkredere-avsetning). Du bør legge frem en oppdatert reskontroliste som viser alle fakturaer pr. 31.12 som fortsatt ikke er betalt på tidspunktet på revisjonen/avslutningen av regnskapet. Du bør ha gjennomgått denne, og vurdert hvem som kommer til å betale eller ikke. Basert på dette og erfaring skal man sette av for tap. Er kundebasen stor (består av mange små kunder) kan det være rasjonelt å basere delkredereavsetning på prosentvis avsetning basert på tidligere års erfaring.

Følgende forhold bør tas i betraktning ved vurdering av tap:

-  Hvordan er kundens betalingsevne? For kunder som alltid betaler, men som gjerne er litt sene, trenger man som regel ikke avsette for tap. Pengene er på vei.

-  Er kunden konkurs? Kravet må som regel anses tapt, med mindre man har sikkerhet for fordringen.

-  Hva med kundens betalingsvilje? Er det diskusjoner eller konflikter om hva som er levert og hva som skal betales? Tror du at det ender med en kreditnota? Dette er forhold som bør reflekteres i årets regnskap, slik at inntekten ikke blir overvurdert.

Det er viktig å lage en skriftlig dokumentasjon av sin egen vurdering.

Driftsmidler

Eier selskapet eiendom hvor det er tungt å finne leietakere slik at det er underskudd i selskapet og negativ kontantstrøm fra drift? Dette kan være et tegn på at eiendelens verdi i regnskapet er overvurdert, og at nedskrivning bør vurderes dersom dette er vedvarende.  Har selskapet maskiner eller annet utstyr som ikke lenger er i bruk, men heller ikke lar seg selge? Hvilken verdi har de i virksomheten pr i dag?

Utarbeid en vurdering og begrunn avskrivningstiden på driftsmidlene.

Immatrielle eiendeler

For immaterielle eiendeler, kan verdsettelsen være enda vanskeligere. Har selskapet en stor utsatt skattefordel som følge av tidligere underskudd? Går det med underskudd også i år og ingen tegn til snarlig endring? Hva er da verdien av denne fordelen? Riktignok er det ikke lenger begrensning på 10 år ved fremføring av underskudd skattemessig, men verdien av en utsatt skattefordel i balansen skal like fullt sannsynliggjøres og dokumenteres.

Har selskapet prognoser/budsjetter som bygger på realistiske forutsetninger og som dermed kan brukes som grunnlag for en vurdering? Eller skal man bare innse at verdien av underskudd til fremføring er høyst usikker, og kostnadsføre hele eller deler av den? Skriftlig vurdering må foreligge.

Har selskapet aktivert forskning og utvikling? Kjøpt eller egenutviklet? Dette må også vurderes, hvert eneste år. Er produktet fremdeles under utvikling og lovende? Da kan du kanskje konkludere med at regnskapsposten kan verdsettes til kostpris. Realistiske forventninger om høye inntekter/positive kontantstrømmer i fremtiden fra salg av produktet vil kunne underbygge verdien i dag. Men, hva hvis prototypen feilet eller utviklingen viser at all innsats tidligere har vært et blindspor? I så fall må aktivert utvikling skrives ned. Utarbeid en skriftlig vurdering av hvilke inntekter den aktiverte forskningen og utviklingen forventes å generere for selskapet.

Goodwill/merverdier som har oppstått i forbindelse med konserndannelse skal også vurderes og dokumenteres. I den grad datterselskapene går med underskudd, vil dette kunne være en indikasjon på at nedskrivning bør vurderes, men igjen – du er nærmest informasjonen og er den som må dokumentere, vurdere og begrunne verdsettelsen. Datterselskapet vil for eksempel kunne ha skjulte verdier som ikke fremkommer av årsregnskapet. Et eksempel på dette vil kunne være forskning og utvikling som har blitt kostnadsført i datterselskapet gjennom flere år, men som nå har resultert i et lovende produkt. Da innebærer dette en verdi, selv om den ikke synes i balansen, og er relevant å trekke inn i en nedskrivningsvurdering. Forventningene fremover er høye og realistiske – innebærer det at dette produktet vil kunne sikre høye inntekter og positiv kontantstrøm? Kanskje har det også vært konkurrenter og forhørt seg for å kjøpe datterselskapet eller produktet?

Gjeld

Selv om eiendelssiden ofte er den mest omfattende er det også en del gjeldsposter som må gjennomgås og vurderes. For skyldige offentlige avgifter, banklån mv, er dette normalt enkle poster, jfr omtalen tidligere i denne artikkelen. Det er ofte det som ikke gjenspeiles fullstendig i de bokførte tallene som kan være vanskeligst å dokumentere. For eksempel gjelder dette garantiforpliktelser og gjenkjøpsforpliktelser. Dersom selskapet har slike forpliktelser knyttet til sin omsetning, bør det utarbeides en oppstilling som viser omfanget av forpliktelsene, og sannsynligheten for at forpliktelsene vil/ikke vil resultere i kostnader.

På lån vil det ofte være knyttet en del lånebetingelser og noen av de vanligste betingelsene knytter seg til egenkapitalandel og EBITDA. Dersom lånebetingelsene ikke er oppfylt på gitte tidspunkt kan långiver si opp lånet med de konsekvenser dette har for virksomheten.

Viktig at avtalen med långiver sjekkes og at det gjøres en vurdering om selskapet overholder lånebetingelsene. Dersom selskapet er i brudd med betingelsene så anbefaler vi at dette tas opp med långiver så raskt som mulig slik at en kan få bekreftet om långiver vil akseptere at en er i brudd med lånebetingelsene. Selskapets styre skal i årsberetning bekrefte at det er grunnlag for fortsatt drift, eventuelt redegjøre for den usikkerhet som foreligger. Små selskap skal kun redegjøre for eventuell usikkerhet med fortsatt drift i note.

Leverandørgjeld og påløpte kostnader

Har alle fakturaer blitt bokført i riktig periode? Noen leverandører er litt sene med å fakturere. Hvis arbeidet er utført/tjenesten eller varen levert i regnskapsåret, skal likevel kostnaden settes av for selv om fakturadatoen er neste år. Er du usikker på beløpet fordi du ennå ikke har fått fakturaen? Da må det gjøres et estimat. Kanskje har du en avtale med leverandøren om hva du skal betale? Eller du har historisk informasjon om hva du har pleid å betale for dette og kan bruke det som et anslag? Din kunnskap noteres ned og danner grunnlag for nødvendig avsetning i regnskapet og dokumentasjon på regnskapsposten. Hva hvis du har bestilt f.eks. en håndverkertjeneste til en anslått pris, men din leverandør leverer ikke som forventet? Prisen blir mye høyere enn avtalt, kvaliteten er for dårlig eller annet. Derfor vil du ikke betale fakturaen og du leverer den kanskje heller ikke videre til bokføring. Diskusjoner pågår med leverandør, kanskje havner saken også i forliksrådet, retten eller tilsvarende. Hva gjør du da? Her skal det settes av for beste estimat. Estimatet må begrunnes. I slike tilfeller vil det også måtte vurderes å sette av for påløpte kostnader knyttet til juridisk bistand for å løse konflikten.

Har du andre tvister/konflikter som ikke er avklart på tidspunkt for revisjon/avslutning av regnskapet? Kanskje har du hatt nedbemanninger eller gjennomført oppsigelser hvor noe er bestridt og skal videre i rettssystemet?  Hva med sluttvederlag? Har du solgt noe med garantier, som er gjort gjeldende neste regnskapsår? Her vil det også kunne være aktuelt å vurdere erstatningsansvar og andre latente forpliktelser, som må estimeres. Igjen – begrunnelser, beregninger, dokumentasjon!

Dokumentasjonsanbefalinger og innspill til bokføringen

Dette avsnittet gjelder primært for investeringsselskaper/holdingselskap.

For alle investeringer som gjøres via et selskap, anbefaler vi følgende:

Alle transaksjoner må dokumenteres. Dette betyr sluttseddel/aksjehandelsavtale eller lignende, ikke bare bankbilag. Har du investert i mindre kjente selskaper eller mer uvanlige fond, anbefaler vi følgende; påfør på bilaget eller legg ved informasjon om hva dette er. Aksje? Andel? Fond? Langsiktig eller kortsiktig investering – når er dette planlagt solgt? Hva med skatt? Er dette innenfor eller utenfor fritaksmetoden? Fordi nødvendig informasjon ikke framgår av bankbilaget, må tilleggsdokumentasjon vedlegges bilaget, slik at regnskapsfører kan foreta korrekt bokføring. Nødvendig informasjon for å underbygge verdsettelsen pr. 31.12. må også utarbeides.

Vi anbefaler at det brukes reskontro i balansen pr investeringstype, dvs aksjer innenfor/utenfor fritaksmetoden, obligasjoner, fond innenfor/utenfor fritaksmetoden osv for alle selskap med et visst omfang transaksjoner. Det gir betydelig bedre oversikt ved kjøp og salg, historikken blir med fra år til år og balansen blir mer oversiktlig enn når hver nye investering skal via ny hovedbokskonto. Bruk egen konto i balansen for justering til virkelig verdi. Det bør også brukes «rene» resultatkonti, dvs at gevinster og tap ved salg av aksjer innenfor- og utenfor fritaksmetoden bør registreres på separate konti. Det samme gjelder resultatkonti i tilknytning til obligasjoner og fonds. Dette forenkler revisjonen og utarbeidelsen av ligningspapirene.

Oppsummering

Revisors oppgave er å kvalitetssikre det regnskapet du er ansvarlig for å legge frem. Det betyr at det er selskapets ansvar å påse at regnskapet føres i samsvar med gjeldende lovverk, at alle balanseposter er vurdert og dokumentert og at alle forpliktelser er hensyntatt. Dokumentasjon og vurdering av balanseposter bør foreligge før revisjonsoppstart.  Om du har spørsmål til hvilke regler og krav som gjelder og hva du bør ta hensyn til, så bidrar vi selvsagt gjerne med innspill om dette.

Vi er klare for et nytt årsoppgjør og ser frem til et godt samarbeid også i år! Dersom du har spørsmål, håper vi du tar kontakt med dine kontaktpersoner hos oss i forkant for å avklare. Da jobber vi sammen for et mest mulig effektivt og bra årsoppgjør for oss alle.