Wie funktioniert das Geschäft der Steuerpflichtigen und worin liegt das Steuerproblem?

Seit vielen Monaten taucht unter Steuerthemen – in allen möglichen Medien – die Abkürzung „KSeF” in allen möglichen Kontexten auf. Ich habe viele Bekannte aus der Finanz-, Buchhaltungs- oder IT-Welt und weiß, dass KSeF bei Ihnen viele verschiedene Rollen gespielt hat: statt Kaffee zur Anregung, statt Ehemanns beim Abendessen (weil sie eigentlich mit dem Teller auf dem Knie, im Büro und am Computer zu Abend gegessen haben) oder als universeller Smalltalk beim ersten Gespräch mit einem ausländischen Kunden (weil sie schon seit einiger Zeit mit der Frage „Do I need KSeF?” bzw. „Brauche ich KSeF?“ beginnen).

Jeder weiß also, dass wir ab dem 1. Februar 2026 KSeF in Polen haben, d.h. das Landesweite E-Rechnungssystem – eine elektronische Plattform zum Ausstellen, Versenden, Empfangen und Speichern von Rechnungen. Und genauer gesagt von sog. strukturierten E-Rechnungen (nicht mehr zu verwechseln mit PDF-Rechnungen), also jenen, die in Form einer XML-Datei erstellt und mit einem eindeutigen Identifikationscode versehen werden. Ab dem 1. April 2026 wird KSeF für die meisten Mehrwertsteuerpflichtigen zur Alltagsrealität (und dies ist kein Aprilscherz) und wahrscheinlich wird ab diesem Zeitpunkt die Begeisterung für dieses neue digitale Tool zur Abrechnung der Mehrwertsteuer in Polen allmählich nachlassen.

Das Problem ist, dass während polnische Steuerpflichtige auf dem neuesten Stand der Serie „KSeF“ sind, gilt dies nicht unbedingt für ausländische Steuerpflichtige. Unterdessen stellt sich heraus, dass KSeF auch für ausländische Mehrwertsteuerpflichtige gelten kann, sofern sie in Polen die sog. feste Niederlassung haben, der mit einer eleganten Abkürzung aus dem Englischen – FE (Fixed Establishment) – gekennzeichnet ist. Das Finanzministerium setzt eine neue, polnische Abkürzung:  SMPD durch. Wahrscheinlich etwas weniger elegant, denn sie klingt nach ADHS.

Aber wie kann man mit ausreichender Sicherheit feststellen, ob ein ausländischer Steuerpflichtiger in Polen eine FE, auch bekannt als SMPD, hat?

Welche Lösungen sehen EU-Vorschriften und polnische Vorschriften vor und wie werden sie vom polnischen FM interpretiert?

Das Konzept einer festen Niederlassung im mehrwertsteuerlichen Sinne ist eines derjenigen, die alt sind. 

Die Notwendigkeit, solche Situationen zu unterscheiden, in denen ein Steuerpflichtiger seinen Sitz in einem der EU-Mitgliedstaaten hat, aber gleichzeitig einen Teil seiner Tätigkeit bei seiner dauerhaften Anwesenheit in einem anderen Mitgliedstaat ausübt, wurde vom Gerichtshof der Europäischen Union in der zweiten Hälfte der 1990er Jahre bemerkt, als er 1997 das erste Urteil im FE-Fall fällte (C-190/95, Aro Lease).

Mehr als ein Jahrzehnt später haben wir eine Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) ausgearbeitet, die in Artikel 11 die Definition einer FE enthält (siehe Verordnung 282/2011). Wir haben eine Reihe von Kriterien, aber trotzdem muss man in jeder einzelnen Situation stark darüber nachdenken, ob eine FE vorliegt oder nicht. Aus diesem Grund werden die Erläuterungen des Finanz- und Wirtschaftsministers sicherlich sehr hilfreich sein – umso mehr, weil sie eine Reihe interessanter, praktischer Beispiele enthalten.

Die (relativ) harten Kriterien sind wie folgt:

• Es muss eine beliebige Niederlassung (mit Ausnahme des Sitzes des Steuerpflichtigen) vorliegen, die dauerhaft (d.h. nicht nur vorübergehend) begründet wurde und über eine personelle und technische Ausstattung verfügt.
• Darüber hinaus muss eine so begründete feste Niederlassung fähig sein, erworbene Waren oder Dienstleistungen entgegenzunehmen und sie für eigenen Bedarf zu verwenden.

Wichtig ist, dass es für die Begründung einer FE nicht entscheidend ist, ob diese FE in der Lage ist, eigenständig Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen. Das kann passieren, aber wir beobachten derzeit in der Tat zwei Arten von FE:

• eine passive feste Niederlassung (die alleine nichts verkauft), und
• eine aktive feste Niederlassung (die alleine verkauft).

Darüber hinaus gibt es seit einigen Jahren eine Diskussion darüber, ob (und in welchem Ausmaß) die menschliche Komponente für die Begründung einer FE notwendig ist. Hingegen wird im Zeitalter der schnell wachsenden digitalen Wirtschaft das oben genannte Kriterium der Beständigkeit zunehmend schwer in der Praxis anzuwenden. Dieses Problem wurde in den Erläuterungen des Finanzministers ebenfalls erwähnt, daher nehme ich an, dass dies auch die Leitlinien für die Behörden der Landesfinanzverwaltung sein werden – jeden Fall einzeln zu betrachten und die Notwendigkeit der Differenzierung von Kriterien zu berücksichtigen. Wir wissen mit Sicherheit, dass bei Geschäftstätigkeit, die zum Beispiel auf dem Internet basiert, der physische Standort von Servern (für Begründung oder Nichtbegründung von FE) nicht entscheidend ist (weil es im Falle der notwendigen Komponenten von FE nicht ausreicht, eigenständig Waren oder Dienstleistungen für eigenen Bedarf entgegenzunehmen). 

Es kann sich jedoch bald herausstellen, dass eine Maschine (insbesondere mit KI ausgestattet) zunehmend in der Lage ist, eine Reihe von Aufgaben eigenständig zu erfüllen, sodass dies als Entgegennahme und Verwendung von Waren oder Dienstleistungen für eigenen Bedarf angesehen werden kann. Sind wir im Hinblick auf das Mehrwertsteuersystem darauf vorbereitet? 

Ende 2025 wurde ein Steuerforum von der Fakultät für Rechtswissenschaften und Verwaltung der Adam Mickiewicz-Universität Poznań organisiert. Einer der interessanten Diskussionspunkte war die Zukunft der Definition von FE angesichts der dynamischen Entwicklung der digitalen Wirtschaft. Tomasz Michalik scheint sogar provokativ die These aufgestellt zu haben, dass eine FE im Zeitalter der digitalen Wirtschaft wenig Sinn macht. Meiner Meinung plädiert er zu Recht für eine Neudefinition von FE und eine möglichst schnelle Einführung des FE-Streitbeilegungsmechanismus zwischen EU-Mitgliedstaaten.

Es scheint mir jedoch, dass das FE-Konzept selbst die Digitalisierung eines Teils der Wirtschaft überstehen wird. Wenn wir berücksichtigen, dass Mehrwertsteuer eine Allphasensteuer ist – das heißt, in jeder Umsatzphase wird ein Teil davon ein wenig „auf Kredit” genommen, lange bevor der Verbraucher die gesamte Mehrwertsteuer zahlt – dann sind die einzelnen Länder sehr an einer effektiven Überprüfung der Begründung von FE interessiert. Nämlich weist eine FE darauf hin, wo ein wesentlicher Teil des besteuerten Mehrwertes entsteht, und oft führt die Begründung einer FE zum Auftreten eines besteuerten Verbrauchs. FE ist daher Teil des Instruments für Verfolgung von Standorten, an denen der Verbrauch besteuert werden sollte oder zumindest von jenen, an denen der Verbrauch im Voraus besteuert werden sollte, bevor geklärt wird, in welchem Land der Verbraucher auftauchen wird. Geografie ist und wird hier wichtig sein – wir kämpfen für ein Gebiet, in dem Konsumausgaben besteuert werden können.

Die MF-Broschüre mit steuerlichen Erläuterungen enthält außerdem einige ziemlich neue und/oder sehr interessante Hinweise:

• Es wird deutlich betont, dass eine FE nicht dasselbe ist wie eine PE (Permanent Establishment – d. h. eine Betriebsstätte im Sinne der Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen und ertragsteuerlichen Vorschriften) und dass beide nicht zusammen vorliegen müssen (obwohl können).
• Es wird bemerkt, dass feste Geschäftseinrichtungen, in denen nur die Hilfstätigkeiten in Bezug auf die grundlegenden Tätigkeiten des Unternehmers ausgeübt werden, in der Regel keine FE darstellen.
• Es werden interessante Beispiele aufgeführt, wenn man feststellen soll, dass eine FE an einem Umsatz (Lieferungen oder sonstigen Leistungen) nicht beteiligt ist.
• Es wird bestätigt, dass ein polnischer Steuerpflichtiger nicht verpflichtet ist, zu ermitteln, ob sein ausländischer Geschäftspartner in Polen eine FE hat oder nicht (indem eindeutige Vermutungen eingeführt werden).

Zusammenfassend ist zu bemerken, dass mit der Einführung von KSeF in Polen alle ausländischen Steuerpflichtigen sorgfältig überprüfen sollten, ob sie in Polen eine FE haben. Wenn sich herausstellt, dass sie keine haben, sollten sie nicht vergessen, ihre polnischen (KSeF-pflichtigen) leistenden Unternehmer darüber zu informieren – sonst beantragen sie durch die Bereitstellung ihrer polnischen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer unachtsam eine Rechnung in KSeF.

Und sicher wurde ein Teil Ihres Kaffees kalt.