Mitteilung eines Abschlussprüfers an Geschäftsführung: Wie hilft ein Prüfungsbericht bei Entwicklung eines Unternehmens?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Welche Ratschläge können Abschlussprüfer den Geschäftsführern eines Mandanten geben?
• Wie kann ein Abschlussprüfer zur Verbesserung der Tätigkeit eines Mandanten beitragen?

Ist die Prüfung eines Jahresabschlusses eine Quelle der Vorteile oder eher eine unangenehme Notwendigkeit? Unternehmer sind sich oft nicht bewusst, dass eine gute Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Prüfungen von Jahresabschlüssen mit erforderlicher  Zuverlässigkeit und Aufmerksamkeit durchführt und sich nicht ausschließlich auf die Buchhaltungs- und Finanzfragen des Unternehmens konzentriert, nicht nur als Prüfer, sondern auch als Berater zum ordnungsgemäßen Betrieb der Systeme und Ablauf der Prozesse des zu prüfenden Unternehmens fungieren kann. Die Empfehlungen der Abschlussprüfer sind Ausgangspunkt für ein Gespräch mit dem Mandanten über Verfahren und Prozesse, die verbessert werden sollten, wodurch sie langfristige Vorteile für das Unternehmen bringen können und ihm ermöglichen, in Zukunft viele Ressourcen und viel Zeit zu sparen.

Wie kann ein Unternehmen vom Besuch eines Abschlussprüfers profitieren?

Der Besuch eines Abschlussprüfers kann für das zu prüfende Unternehmen sehr nützlich sein. Der als Abschlussprüfer beauftragte Wirtschaftsprüfer ist in der Regel ein ausgebildeter Profi mit einer großen beruflichen Erfahrung aufgrund der Prüfung von mehreren Unternehmen aus verschiedenen Sektoren, wodurch er leicht Maßnahmen identifizieren kann, die es ermöglichen, verschiedene – sowohl allgemein vorhandene als auch seltener auftretende – Probleme zu lösen. Die Bemerkungen eines solchen Experten während der Prüfung des Jahresabschlusses können sich als sehr wertvoll erweisen und dem zu prüfenden Unternehmen einen richtigen Mehrwert bringen.

Mitteilung an Geschäftsführung – wann kann man von dem Abschlussprüfer verlangen, die vorherigen Absprachen formell niederzuschreiben?

Die von dem Abschlussprüfer beim Unternehmensbesuch erteilten Hinweise können verschiedene Formen haben – von einem lockeren Gespräch bis auf eine formelle Mitteilung an Geschäftsführung bzw. den Aufsichtsrat.

Aus mehrjähriger Erfahrung von RSM Poland geht hervor, dass die Versendung einer Mitteilung an die Geschäftsführung bzw. den Aufsichtsrat nach einer Prüfung eine gute Praxis ist. Auch in dem nächsten zu prüfenden Jahr ist solch eine Mitteilung von der Geschäftsführung erwartet (sogar, wenn die von dem Abschlussprüfer zuvor gemeldeten Probleme behoben wurden).

Ein formelles Schreiben hat oft mehr Gewicht als ein Wort während einer Besprechung oder Telefonkonferenz – daher sollte vor dem Abschluss der Prüfung eine Mitteilung an die Geschäftsführung bzw. den Aufsichtsrat des Unternehmens gesendet werden. Jegliche Risiken, Zweifel bzw. Verbesserungsvorschläge soll man noch vor dem Abschluss des Geschäftsjahres zum Ausdruck bringen. Durch ein solches proaktives Handeln des Abschlussprüfers gewinnt der Mandant Zeit, die genannten Themen zu prüfen, die Empfehlungen zu befolgen und die bisher gemachten Fehler zu korrigieren, zum Beispiel durch die Verbesserung des internen Kontrollsystems.

Dies kann besonders relevant sein, falls der Abschlussprüfer in der Mitteilung genau andeutet, dass er die Antwort der Geschäftsführung bzw. des Aufsichtsrates erwartet. Es ist zu beachten, dass eine Mitteilung an Geschäftsführung geheim und nur für die Geschäftsleitung des Unternehmens bestimmt ist. Jedoch enthält sie die Inhalte, die nicht so bedeutend sind, dass sie das Prüfungsurteil des Abschlussprüfers in dem Prüfungsbericht beeinflussen können. Eine Mitteilung an die Geschäftsführung oder den Aufsichtsrat berücksichtigt die Ideen und Konzepte des Abschlussprüfers, die während der Prüfung entstanden sind und von dem Unternehmen für die Verbesserung seiner laufende Lage genutzt werden können. 

Müssen Unternehmen Empfehlungen aus der Mitteilung an Geschäftsführung umsetzen?

Man soll keine Angst vor der Mitteilung haben –  sie ist nicht entscheidend für die Einschränkungen im Bestätigungsvermerk und hat keine zusätzlichen Angaben in dem Jahresabschluss zur Folge. Sie kann dagegen der erste Schritt zur Heilung der Unternehmenslage sein, indem sie die Führungskräfte dazu bewegt, mit gründlichen Analysen zur Senkung des Steuerrisikos anzufangen bzw. zu überlegen, ob die Lagerverwaltung des Unternehmens ordnungsgemäß funktioniert.

Die Mitteilung soll sich zuerst an die lokale Geschäftsleitung richten, die die Möglichkeit haben soll, die Tätigkeiten zu analysieren und eventuell zu korrigieren. Oft erweist sich solch eine „Heilung” der Organisation entscheidend sowohl für ihr Schicksal als auch für ihre Ergebnisse. Man soll alle Hinweise des Abschlussprüfers – obwohl sie nicht bindend sind – nicht nur in Bezug auf die Kosten der Jahresabschlussprüfung alleine (die sowieso zwingend durchzuführen ist), sondern auch als einen wertvollen Rat betrachten, die viele Vorteile (meistens große Ersparnisse) bringen kann. Deswegen sollten sogar die Unternehmen, die nicht prüfungspflichtig sind, den Kontakt mit einem Wirtschaftsprüfer in Erwägung ziehen, der – nicht unbedingt im Rahmen der Jahresabschlussprüfung, sondern z.B. im Rahmen der Internen Revision – die Bücher und das interne Kontrollsystem des Unternehmens prüfen könnte.

Solch ein Kommentar bzw. Bericht des externen Experten schafft immer einen Mehrwert für das Unternehmen.