In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• An wen kann ein in Polen tätiges Unternehmen die Buchhaltung auslagern?
• Welche Kriterien wenden die Abschlussprüfer an, um den Ort der Buchführung zu ermitteln?

Abschlussprüfer der Unternehmen, die globale Buchhaltungslösungen in Anspruch nehmen, stoßen oft auf Situationen, die auf den ersten Blick in Bezug auf die polnischen Rechnungslegungsgrundsätze problematisch erscheinen, aber sich glücklicherweise – nach einer tieferen Analyse und einem sachlichen Informationsaustausch zwischen dem Abschlussprüfer und dem geprüften Unternehmen – als völlig in Ordnung erweisen. Solche Präzedenzfälle können beispielsweise damit zusammenhängen, dass die Bücher eines in Polen tätigen Unternehmens außerhalb unseres Landes geführt werden. Schauen wir uns also einen solchen Fall an, der perfekt zeigt, warum Neugier bei einer Abschlussprüfung so wichtig ist und warum professionelle Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie RSM Poland immer einen großen Wert auf eine effiziente und präzise Kommunikation mit Mandanten legen.

Wo kann ein polnisches Unternehmen seine Bücher tatsächlich führen? Indisches Dilemma

Bei der Prüfung des Jahresabschlusses eines Mandanten – des in Polen tätigen Unternehmens – stießen RSM Experten auf eine interessante Tatsache. Es stellte sich heraus, dass das geprüfte Unternehmen die Dienste des sog. Shared Services Centers (SSC) mit Sitz in Indien in Anspruch nahm. Außerdem wurden alle Buchhaltungsvorgänge von diesem Dienstleister auf Englisch eingegeben und verarbeitet. 

Unser erster Gedanke war: „Moment mal – entspricht das wirklich dem polnischen Rechnungslegungsgesetz?“ Die Bestimmungen von Artikel 11 dieses Gesetzes sehen eindeutig vor, dass ein Unternehmen die Buchführung an ein anderes in diesem Bereich tätiges Unternehmen aus einem EU-Land übertragen kann. Auf den ersten Blick schien es, als hätten wir es im Falle des oben genannten Mandanten mit einer möglichen Unvereinbarkeit mit dem Rechnungslegungsgesetz zu tun, die die Zuverlässigkeit des gesamten Jahresabschlusses des Unternehmens untergraben könnte.

Prüfung eines Outsourcing-Nehmers im Ausland: tief in den Prozess

Professionelle Abschlussprüfer geben sich natürlich nie mit den ersten Schlussfolgerungen zufrieden.  Die Experten von RSM Poland sorgen in erster Linie für ein tiefgehendes Verständnis der Finanzprozesse, deshalb haben wir angesichts eines möglichen Problems zunächst unseren Mandanten um eine detaillierte Analyse der Prozesse bei ihrem Outsourcing der Buchhaltung gebeten. 

Wir interessierten uns grundsätzlich dafür, 

• wo wichtige Buchhaltungsentscheidungen tatsächlich getroffen werden,
• wer befugt ist, Buchungssätze zu genehmigen,
• wo sich das Prozesskontrollzentrum befindet. 

Es ging daher nicht darum, wo die Personen, die die Daten in die Bücher eintragen, tatsächlich sitzen, sondern um den Standort des Organs, bei dem die Zuständigkeit liegt und das für den Entscheidungsprozess verantwortlich ist.

Nach Erhalt eines ausführlichen Memorandums von dem Mandanten, in dem der gesamte Prozess beschrieben wurde – vom Eingang der Belege über deren Überprüfung und Genehmigung bis hin zu ihrer Eingabe in das System – stellte sich heraus, dass die Daten zwar physisch in Indien eingegeben wurden, aber alle wichtigen Maßnahmen (betreffend Entscheidungen, Genehmigungen und Kontrolle) auf der Geschäftsführungsebene des Unternehmens getroffen wurden, das in der Europäischen Union (genauer gesagt in Polen) ansässig ist.

Wichtige Schlussfolgerungen – bei der Auslagerung der Buchhaltung zählt das Wesen der Tätigkeiten!

Der diskutierte Fall verdeutlicht perfekt, dass es bei einer professionellen Wirtschaftsprüfung nicht ausreicht, sich an eine wörtlichen Auslegung der Vorschriften zu halten, sondern dass gerade das richtige Verständnis des Kontexts und Wesens der Prozesse der Schlüssel zur erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und den Wirtschaftsprüfern ist. Obwohl im Falle dieses Mandanten von RSM Poland die physische Dateneingabe außerhalb der EU (und in einer anderen Sprache als Polnisch) erfolgte, haben wir dank der Neugier unseres Teams und einer gründlichen Analyse festgestellt, dass die Geschäftsführung des Unternehmens, die die volle Kontrolle hat und alle relevanten Entscheidungen trifft, in der Europäischen Union tätig ist, und allein die Tatsache, dass die Belege auf Englisch eingegeben werden, nicht dafür spricht, dass die Bücher unzuverlässig geführt werden.

Daher wurden die Bücher des geprüften Unternehmens in ihrem wesentlichen Aspekt in der EU geführt und die anfängliche Unvereinbarkeit der Buchführung mit dem Rechnungslegungsgesetz erwies sich als so unbedeutend, dass wir nach internen Konsultationen feststellten, dass dies keinen Einfluss auf die Zuverlässigkeit der Bücher hat.

Das beweist, dass – um ein wahres Bild der Situation zu bekommen – ein Abschlussprüfer sowohl ein Analyst als auch ein Detektiv sein muss.