Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central – die wichtigsten Vorteile für Unternehmen

Entdecken Sie die Vorteile der Implementierung eines ERP-Systems für kleine und mittelgroße Unternehmen. Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine Software, die die Verwaltung Ihres Unternehmens verbessert.

In der heutigen Welt der digitalen Transformation benötigen Unternehmen Tools, die nicht nur ihre täglichen Abläufe unterstützen, sondern auch die Produktivität und den Datenfluss steigern sowie effizientes Projektmanagement, Entwicklung, Automatisierung und schnelle Geschäftsentscheidungen in Echtzeit ermöglichen. Ein Tool, das dies möglich macht, ist Microsoft Dynamics 365 Business Central – ein modernes ERP-System für kleine und mittelgroße Unternehmen.

Was sind die Vorteile der Implementierung von ERP Dynamics 365 Business Central für Unternehmen?

1. Verwalten Sie Ihr Unternehmen von einem Ort aus mit Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central bietet fortschrittliche Tools für die Verwaltung Ihres Unternehmens von einem Ort aus. Es ist ein cloudbasiertes System, das über viele Funktionen verfügt, wie z.B.:

• Finanzen
• Vertrieb
• Einkauf
• Lagerhaltung
• Fertigung
• Projekte
• Service

Alle diese Module sind miteinander integriert. Das bedeutet jedoch nicht, dass das Unternehmen alle Funktionen verwenden und konfigurieren muss. Es kann nur die Module auswählen, das es aktuell benötigt, um die Arbeit zu optimieren und das ERP-System für seine individuellen Bedürfnisse optimal zu nutzen.

Das integrierte ERP-System Microsoft Dynamics 365 sorgt für Arbeiten auf hohem Niveau durch die Unterstützung vieler Prozesse mit einem Tool. Das bedeutet eine schnellere Datenübertragung und Dokumentenverarbeitung, ermöglicht in vielen Fällen ihre automatische Handhabung und eliminiert die Anzahl der Fehler und Irrtümer.

Dynamics 365 Business Central macht folgende Vorgänge möglich:  

Dynamics 365 Business Central ermöglicht es Ihnen, den Desktop an die Bedürfnisse bestimmter Benutzer anzupassen und sorgt für ihr ergonomisches Arbeiten mit ausgewählten Funktionen je nach den ausgeführten Aufgaben. Jeder Benutzer hat Zugriff auf bestimmte Module von seinem Interesse mit der Möglichkeit der individuellen Konfiguration des Desktops und der Datenvisualisierung.

Dank der großen Auswahl an verfügbaren Funktionen innerhalb von Dynamics 365 Business Central brauchen Sie nicht mehr viele verschiedene Systeme zu verwenden und Sie erhalten von einem Ort aus die volle Kontrolle über alle Unternehmensprozesse. Sie müssen nicht mehr viele verschiedene Anwendungen pflegen und managen, deren Zugriff verwalten und Lizenzgebühren zahlen. Alle Prozesse werden in einem integrierten Tool, Dynamics 365 Business Central, abgewickelt.
 

2. Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central 

Dank der Möglichkeit der individuellen Systemkonfiguration können Sie viele Prozesse automatisieren, die aus Sicht des Benutzers, der sie unterstützt, wiederholbar, vorhersehbar und zeitaufwändig sind.
Mit den Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tools können Sie viele sich wiederholende Aufgaben automatisieren, zum Beispiel:

• Buchung von Belegen,
• Berechnung von Wechselkursdifferenzen,
• Berechnung von Verzugszinsen,
• Erstellung von Finanzberichten,
• Erstellung und Freigabe von Verkaufsaufträgen auf der Grundlage von Angeboten,
• Generieren von Benachrichtigungen über Kundenzahlungen,
• Erstellung von Kundenaufträgen,
• Versand von Verkaufsrechnungen per E-Mail an Kunden,
• Zuweisung von Lagerorten.
   

Dies sind nur einige der Automatisierungsmöglichkeiten, die dieses moderne ERP-System bietet. Für das Unternehmen bedeutet dies die Optimierung von Geschäftsprozessen durch die schnellere Verarbeitung von Dokumenten und Daten, die Zeitersparnis, das geringere Fehlerrisiko und den besseren Einblick in Betriebs- und Finanzdaten, die in Echtzeit verfügbar sind.

Für die Benutzer, die sich mit diesen Prozessen befassen, bedeutet dies eine höhere Arbeitseffizienz und weniger Frustration im Zusammenhang mit der Durchführung der oft langweiligen und sich wiederholenden Dateneingabetätigkeiten. Durch die Automatisierung von mehreren Geschäftsprozessen kann die dadurch eingesparte Zeit für dynamischere und anspruchsvollere Aufgaben genutzt werden.

Dank Automatisierungen wird die Arbeit in Dynamics 365 Business Central geordneter und planbarer, die Prozesse sind klar definiert und die Übergabe von Aufgaben zwischen den einzelnen Abteilungen wird effizient und transparent. Die Benutzer können sich auf die Datenanalyse, die Projektplanung oder den Kundenservice konzentrieren, anstatt routinemäßige, frustrierende Aufgaben zu erledigen. 
 

3. Schnellere und bessere Entscheidungen mit Business Central-Daten

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein umfassendes System, mit dem Sie nicht nur viele miteinander verbundene Prozesse abwickeln, sondern auch schnellere und fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen können. Warum? Denn Dynamics 365 Business Central bietet Zugriff auf Finanzdaten in Echtzeit. Sie müssen nicht auf Berichte aus mehreren verschiedenen Abteilungen warten, diese analysieren, Daten integrieren, Ungenauigkeiten und Fehler überprüfen, um eine Entscheidung treffen zu können. In Microsoft Dynamics 365 Business Central haben Sie alle Daten, einschließlich Finanz-, Vertriebs-, Lager- und Betriebsdaten, an einem Ort, deshalb können Sie jederzeit und für jeden Zeitraum mehrstufige Berichte erstellen.

Darüber hinaus wird durch die Automatisierung ausgewählter Geschäftsprozesse die Erstellung spezifischer Berichte und Zusammenstellungen beschleunigt und sichergestellt, dass diese jedes Mal den bestimmten Benutzern zur Verfügung gestellt werden.
 

Unabhängig davon, welchen Bereich von Dynamics 365 Business Central Sie nutzen, können Sie Ihren Desktop im System so konfigurieren, dass Sie Zugriff auf bestimmte Daten zur Hand haben. Die Berichte werden im Laufe des Tages aktualisiert und enthalten die zuverlässigsten Daten, von der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung über den Cashflow, offene Verbindlichkeiten und Forderungen bis hin zu individuelleren Berichten wie Umsatzaufstellungen nach Region, Segment oder Kunde. Dynamics 365 Business Central ermöglicht es Ihnen, Budgets zu erstellen und deren Verwendung und Abweichungen fortlaufend anzuzeigen. Sie kann Budgetüberschreitungen, geringe Produktbestände oder Zahlungsverzögerungen überwachen.

Mit diesem innovativen ERP-System können Sie nicht nur vorgefertigte Berichte verwenden, sondern auch Ihre eigenen Branchenaussagen und -analysen auf benutzerfreundliche Weise erstellen, die auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Die Daten können in Ihre Power BI-Geschäftsanwendung integriert werden, sodass Sie darauf basierend interaktive Dashboards und Prognosen erstellen können.

All dies bedeutet, dass Systembenutzer schnelle Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten treffen können, was zweifellos einen Wettbewerbsvorteil auf dem heutigen anspruchsvollen Markt darstellt.
 

4. Integration in Microsoft 365-Ökosystem 

Alle Microsoft-Produkte sind so konzipiert, dass sie so weit wie möglich und benutzerfreundlich zusammenarbeiten.

Nicht anders verhält es sich mit Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dieses umfassende ERP lässt sich nicht nur in andere Dynamics 365-Systeme integrieren, sondern auch in die Microsoft 365-Produkte.

Business Central lässt sich einfach in die folgenden Tools integrieren: 

• Outlook – Ausstellung von Rechnungen per E-Mail, Versenden von Sammelrechnungen,
• Excel – Datenexport und -import,
• Teams – Kommunikation und Zusammenarbeit,
• Copilot – KI-Assistent.
   

Das bedeutet, dass auch Benutzer, die Microsoft Dynamics 365 Business Central nicht täglich nutzen, aber sich an Prozessen beteiligen, die sich in diesem System widerspiegeln, die darin enthaltenen Daten verwenden können.

In Dynamics 365 Business Central können Sie Daten direkt nach Excel exportieren, was den Zeitaufwand für die Datenverarbeitung oder -formatierung erheblich reduziert. Hochgeladene Berichte sehen ähnlich wie Excel-Berichte aus, außerdem sind sie bereits formatiert, haben Überschriften für einzelne Spalten und Wertezusammenfassungen. Eine XLS-Datei, die in geeigneter Form erstellt wurde, kann in das System importiert werden, wodurch die Zeit für die manuelle Erstellung des Dokuments oder die Buchung des Vorgangs reduziert wird.

Dank der Integration mit Outlook ermöglicht das System den Benutzern, Berichte oder Dokumente zu senden, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt wurden. Durch die Automatisierung von Vertriebsprozessen können Benutzer ausgestellte Verkaufsrechnungen an bestimmte Kunden senden, ohne jede E-Mail manuell ausfüllen zu müssen.

Während einer Microsoft Teams-Besprechung kann der Benutzer ausgewählte Daten zur Verfügung stellen und Berichte freigeben.

Darüber hinaus entwickelt der Hersteller die Funktionen und Fähigkeiten von Microsoft Copilot – einem intelligenten Assistenten auf Basis künstlicher Intelligenz, der bereits heute Benutzer bei ihrer täglichen Arbeit mit dem ERP-System durch eine effektive Suche und Analyse von Finanz-, Vertriebs- und Lagerdaten sowie automatische Generierung von Rechnungen und Aufträgen unterstützt. Das System bietet seinen Benutzern Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftskorrespondenz, der Bestandsplanung sowie bei der Erstellung von Berichten und Datenanalysen. Darüber hinaus ist Microsoft Copilot behilflich auch bei der täglichen Arbeit bei der Konfiguration und Personalisierung des Systems, ohne dass technische Befehle erforderlich sind.

Die Arbeit im Microsoft-Umfeld, zu dem auch das cloudbasierte ERP-System Dynamics 365 Business Central gehört, bedeutet einen reibungslosen Übergang und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Tools, die Sie bereits kennen. Es sollte jedoch betont werden, dass Business Central nicht nur mit Microsoft-Produkten integriert werden kann. Sie kann auch in OCR-Systeme für die Verarbeitung von Einkaufsrechnungen integriert werden, wodurch das System lernt, sie automatisch auf bestimmte Kostenpositionen zu buchen, so dass der Benutzer Zeit und Raum hat, die Bucheintragungen zu überprüfen.

5. ERP-System in der Cloud: Verwalten Sie Ihr Unternehmen von überall aus mit Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central läuft auf Microsoft Azure, was bedeutet, dass es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt, auf die Benutzer von überall und auf jedem Gerät zugreifen können. Die einzige Voraussetzung für die Nutzung des Systems ist der Zugang zum Internet. Die Lösung, die als SaaS (Software as a Service) bekannt ist, bedeutet, dass sich das Unternehmen nicht um die Netzwerkinfrastruktur und die für den Betrieb notwendige Hardware kümmern muss, weil der Softwarehersteller für das gesamte Ökosystem verantwortlich ist.

Microsoft sorgt für die Datensicherheit, die beste Systemleistung, Updates und Anpassungen bestehender Funktionen. Die in Microsoft gespeicherten Daten entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards und die Benutzer haben einen problemlosen Zugriff auf das System über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone. Sie arbeiten mit dem Tool, das Ihnen am besten gefällt oder das Sie gerade zur Hand haben, und haben dennoch bequemen Zugriff auf Ihr Profil, Ihre Finanz- und Vertriebsdaten, Berichte und Analysen.

Die Anmeldung am System erfolgt in zwei Schritten, wobei ein Login und ein Passwort sowie eine Mehrfaktor-Authentifizierung verwendet werden. Dank dieser Lösung wächst das Dynamics 365 Business Central-System mit dem Unternehmen. Dank den in Microsoft AppSource verfügbaren Anwendungen können Sie jederzeit neue Benutzer hinzufügen, Zugänge ändern und bestehende Funktionen erweitern. Eine solche Lösung ist sehr vorteilhaft für Unternehmen, die sich nicht mit der Wartung der IT-Infrastruktur befassen möchten, nicht über IT-Ressourcen verfügen und nicht gleich zu Beginn der Nutzung des Systems hohe Implementierungskosten auf sich nehmen möchten.

6. Skalierbarkeit und Flexibilität, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind

Skalierbarkeit und Flexibilität sind einige der größten Vorteile von Dynamics 365 Business Central. Das System wächst mit Ihrem Unternehmen, sowohl in Bezug auf die Anzahl der Benutzer als auch auf die Funktionen selbst oder die Menge der vom System verarbeiteten Daten.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie die Anzahl der Benutzer, die das System betreiben, jederzeit erhöhen können, indem Sie die erforderliche Anzahl an Lizenzen für neue Mitarbeiter kaufen. Sie können bestehende Funktionen um neue Module erweitern, die es Ihnen ermöglichen, neue Prozesse, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens entstehen, effizienter zu unterstützen. Es ist auch jederzeit möglich, Dynamics 365 Business Central in die neuen externen Systeme zu integrieren, die von Ihnen betrieben werden. Innerhalb des bestehenden Systems können Sie auch neue Konzerngesellschaften hinzufügen, grenzüberschreitend expandieren, in jeder Währung oder in verschiedenen Sprachen arbeiten.

Dank der Flexibilität von Dynamics 365 Business Central kann das System an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, sowohl in Bezug auf das Erscheinungsbild der Benutzeroberfläche als auch auf die Vielfalt der Prozesse. Benutzer können das Erscheinungsbild der Benutzeroberfläche sowie das Layout von Bildschirm, Verknüpfungen und Dashboards personalisieren. Das System ermöglicht es Ihnen, Ihre eigenen Workflows, Genehmigungen, Rollen und Berechtigungen für die Geschäftsprozesse zu konfigurieren, die von den Benutzern unterstützt werden.

Auf der Microsoft AppSource gibt es viele vorgefertigte Anwendungen, die mit Dynamics 365 Business Central kompatibel sind und dank derer Sie den Betrieb des Systems ohne spezielle Programmierarbeiten sofort erweitern können. Sie können Ihre eigenen Erweiterungen für Dynamics 365 BC im System erstellen und das System in Power BI für die Berichterstellung oder Echtzeit-Datenanalyse integrieren.

Business Central bietet folgende Lösungen: 

7. Unterstützung durch Partner und Microsoft-Community  

RSM Poland ist offizieller Microsoft Partner für cloudbasierte Lösungen. Wir sind spezialisiert auf die Implementierung, Anpassung und den Support von Dynamics 365 Business Central. Wir sorgen nicht nur für eine professionelle Implementierung des ERP-Systems basierend auf einer sorgfältigen Bedarfsanalyse, Datenmigration, Systemkonfiguration und Benutzerschulung, sondern wir entwickeln auch seine nicht standardmäßige Funktionen, die auf die Besonderheiten eines bestimmten Unternehmens zugeschnitten sind. Wir bieten auch die Konfiguration von Berichten auf der Grundlage von erfassten Vorgängen und die Integration in andere externe Systemen an.

Im Rahmen unserer Dienstleistung bieten wir nicht nur die Implementierung und Konfiguration, sondern auch die Anpassung und Erweiterung des Systems, den technischen Support und den Service nach der Implementierung, d.h. laufende Unterstützung und erforderliche Updates. Wir bieten Schulungen der Benutzer vor Beginn ihrer Arbeit mit dem System sowie unsere Unterstützung in ihrem Arbeitsalltag. Wir sind offen für Kundenbedürfnisse, suchen nach den besten Lösungen, unterstützen die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, wodurch das volle Potenzial des Systems genutzt werden kann. Wir sorgen für Kundenzufriedenheit, Steigerung der Effizienz der Arbeit der Benutzer und ihre Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit mit uns und Dynamics 365 Business Central.

Die Microsoft-Community bietet den Austausch von Wissen, Erfahrungen und bewährten Praktiken, informelle Unterstützung und Antworten auf Fragen, und Microsoft selbst organisiert Webinare, Schulungen und bietet die Möglichkeit der Zertifizierung im Rahmen der beruflichen Weiterbildung.
 

Microsoft-Lösung für Ihr Unternehmen – Zusammenfassung 

Die Implementierung von Dynamics 365 Business Central ist eine Investition in die Entwicklung, Effizienz und Sicherheit Ihres Unternehmens. Es ist ein fortschrittliches Tool, das nicht nur die tägliche Arbeit der Benutzer unterstützt, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil verschafft und es den Unternehmen ermöglicht, optimale Geschäftsentscheidungen unter sich schnell ändernden Bedingungen zu treffen. 

In einer Welt, in der schnelle Reaktion, volle Datenkontrolle und die Möglichkeit, Abläufe zu skalieren, wichtig sind, ermöglicht Ihnen Dynamics 365 Business Central, effizient zu arbeiten, mehr vorherzusehen und schneller zu wachsen – ohne Chaos und kostspielige Kompromisse.