Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens in Polen: Alles, was Sie über Vorschriften und Verfahren wissen müssen

Wenn ausländische Unternehmen planen, in den polnischen Markt einzusteigen, haben sie verschiedene Arten von Präsenz zur Auswahl. Eine der bemerkenswertesten Präsenzformen ist Repräsentanz, die eine Art „Erweiterung” der ausländischen Struktur in Polen ist. Sie bietet eine vereinfachte Betriebsweise und ist mit erheblichen Einschränkungen verbunden, die man vor einer Entscheidungsfindung kennen sollte.

Was ist eine Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens in Polen?

Die Tätigkeit der Repräsentanzen wird insbesondere durch das Gesetz vom 6. März 2018 über die Grundsätze der Beteiligung ausländischer Unternehmen und anderer ausländischer Personen am Wirtschaftsverkehr im Hoheitsgebiet der Republik Polen geregelt.

Im Gegensatz zur beliebten Gesellschaft mit beschränkter Haftung hat sie weder eigene Rechtspersönlichkeit noch wirtschaftliche Autonomie. Grundsätzlich ist sie eine Organisationseinheit eines ausländischen Unternehmers und ihre Tätigkeit kann sich nur auf die Durchführung von Tätigkeiten im Bereich Werbung und Förderung des Unternehmens beschränken. Das bedeutet, dass eine Repräsentanz ein integraler Bestandteil der Struktur des Mutterunternehmens ist.

Ein weiterer bedeutender Unterschied zu einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung beruht darauf, dass eine Repräsentanz in das Register der Repräsentanzen der ausländischen Unternehmen einzutragen ist, das von dem Minister für Entwicklung und Technologie geführt wird, und nicht in das Landesgerichtsregister (KRS).

Wichtigste Einschränkung – Verkaufsverbot für Waren oder Dienstleistungen

Der Tätigkeitsumfang einer ausländischen Repräsentanz ist streng begrenzt. Sie kann nur Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Werbung und Förderung eines ausländischen Unternehmens durchführen. In der Praxis bedeutet dies, dass ihre Funktion imagebildend ist und den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen eines ausländischen Unternehmens fördert, jedoch nicht die Ausübung einer vollwertigen Geschäftstätigkeit umfasst.

Daher ist die Tätigkeit einer Repräsentanz wesentlich enger gefasst als beispielsweise Tätigkeit der alternativen Formen – einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder einer Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens, die eine regelmäßige Geschäftstätigkeit ausüben können. 

Eintragungsverfahren Schritt für Schritt

Um eine Repräsentanz in Polen zu registrieren, müssen Sie einen Antrag auf Polnisch einreichen, der grundlegende Angaben zum ausländischen Unternehmen enthält – Firma, Sitz, Rechtsform, Geschäftsprofil und Angaben der vertretungsberechtigten Person. Es ist auch erforderlich, die Sitzanschrift der Repräsentanz in Polen anzugeben.

Dem Antrag sollten die Unterlagen beigefügt werden, die die Registrierung des Unternehmens im Ausland sowie seine Vertretungsregelung bestätigen (sofern sich diese nicht direkt aus den Registrierungsunterlagen ergeben). Es ist außerdem notwendig, eine Ermächtigung an die im Namen der Repräsentanz handelnde Person zu erteilen und ihre Identifikationsdaten anzugeben.

Es ist wichtig zu bedenken, dass alle Dokumente in Fremdsprachen von einem vereidigten Übersetzer übersetzt und einige davon – je nach Land – ordnungsgemäß (durch eine Apostille oder Legalisation) beglaubigt werden müssen. Sollten Lücken im Antrag vorliegen, fordert der Minister das Unternehmen auf, sie innerhalb von höchsten  7 Tagen auszufüllen.

Zum Schluss ein wichtiger praktischer Hinweis: Das Unternehmen muss einen Rechtstitel an der Immobilie halten, die es als Sitz seiner Repräsentanz angibt. 

Gültigkeitsdauer der Eintragung und ihre Verlängerung 

Eine Repräsentanz wird in das Register der Repräsentanzen für zwei Jahre ab Eintragung eingetragen. Die Eintragung kann verlängert werden – es reicht aus, den entsprechenden Antrag innerhalb der letzten 90 Tage vor Ablauf seiner Gültigkeit einzureichen. Die Verlängerung gilt für weitere zwei Jahre.

Grundlegende Pflichten eines ausländischen Unternehmens

Ein ausländisches Unternehmen, das eine Repräsentanz in Polen hat, muss mehrere grundlegende Verpflichtungen erfüllen. Grundsätzlich sollte er seine Firma mit dem Zusatz „przedstawicielstwo w Polsce” (dt. Repräsentanz in Polen) verwenden. Darüber hinaus ist es verpflichtet, getrennt Bücher auf Polnisch zu führen und Änderungen an den Angaben der Repräsentanz innerhalb von 14 Tagen nach deren Eintritt zu melden.

Wie bereits erwähnt wurde, ist es auch wichtig, eine Person zu bestellen, die zur Vertretung dieses Unternehmens in der Repräsentanz berechtigt ist.

Rechtliche Risiken  – wann kann die Eintragung im Register gelöscht werden?

Obwohl die Eintragung im Register der Repräsentanzen die Möglichkeit bietet, Werbetätigkeiten in Polen durchzuführen, ist sie nicht bedingungslos. Der Minister erlässt von Amts wegen eine Entscheidung über die Löschung der Repräsentanz, wenn es bestimmte Verstöße oder wesentliche Änderungen beim ausländischen Unternehmen gibt.

Die wichtigsten Voraussetzungen für die Löschung sind:

1. grober Verstoß gegen polnisches Recht durch ein ausländisches Unternehmen,
2. fehlender Rechtstitel an der Immobilie, die als Sitz der Repräsentanz angegeben wurde,
3. Liquidation eines ausländischen Unternehmens oder den Verlust des Rechts zur Ausübung der Geschäftstätigkeit,
4. Bedrohung der Staatssicherheit oder eines wichtigen öffentlichen Interesses,
5. Löschung des Unternehmens im ausländischen Register,
6. Nichtmeldung von wesentlichen Änderungen an Angaben der Repräsentanz.

In der Praxis bedeutet das, dass das Unternehmen fortlaufend dafür sorgen sollte, dass seine Tätigkeit den Vorschriften entspricht und seine Angaben im Register aktuell sind. Es ist auch wichtig, die Adresse der Repräsentanz ordnungsgemäß anzugeben – jegliche Korrespondenz in der Sache, einschließlich der Entscheidung über Löschung der Repräsentanz, wird an diese Adresse zugestellt. Es ist zu beachten, dass selbst wenn sich die Adresse ändert und das Unternehmen sie nicht meldet, die Zustellung an die aktuelle Adresse eine Rechtswirkung hat.

Zusammenfassung

Repräsentanz ist ein relativ bequemer und einfacher Weg, um in den polnischen Markt einzusteigen, insbesondere in der Entwicklungsphase der Markenbekanntheit.

Sie ermöglicht es einem ausländischen Unternehmen, Werbeaktivitäten durchzuführen, ohne vollständige operative Tätigkeit entwickeln zu müssen. Dies ist oft der erste, sichere Schritt zu einer weiteren Expansion in Polen. Dennoch ist es bei der Entscheidung über die Eröffnung einer Repräsentanz weiterhin notwendig, die relevanten rechtlichen und formalen Anforderungen zu berücksichtigen, deren Nichteinhaltung zur Ablehnung der Registrierung oder zur Löschung der Repräsentanz im Register führen kann.