Was sollten Sie über die PKD-Codes im PKD 2025 wissen?

Ja. Seit 1. Januar 2025 gilt die neue Klassifikation der Wirtschaftszweige PKD 2025, die die bisherige PKD 2007 ersetzt hat. Unternehmen, die vor diesem Tag tätig waren, sollten die PKD-Codes bis zum 31. Dezember 2026 anpassen. Wenn sie das unterlassen, werden die Codes durch das Registergericht automatisch umklassifiziert. 

Derzeit sehen die Vorschriften keine separate finanzielle Sanktion für die bloße Nichtanpassung der Codes vor, jedoch setzt sich der Unternehmer dadurch der automatischen Zuweisung der neuen PKD-Codes gemäß den sog. Umsteigeschlüsseln aus. In der Praxis kann dies zu einer Situation führen, in der der Eintrag die tatsächlich ausgeübte Geschäftstätigkeit nicht widerspiegelt, was Probleme bei der Erlangung von Finanzierung, Zuschüssen oder in Beziehungen zu Geschäftspartnern verursachen kann.

Man sollte die sog. Umsteigeschlüssel analysieren, die für die Umstellung von PKD 2007 auf PKD 2025 entwickelt wurden. In einigen Fällen kann der bisherige Code ein paar verschiedenen neuen Codes entsprechen oder kein eindeutiges Äquivalent haben. Daher ist es besonders wichtig, eine individuelle Analyse der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit durchzuführen. 

Nicht immer. Ein Geschäft beim Notar ist notwendig, wenn der Gesellschaftsvertrag geändert werden muss. Wurde der Gegenstand des Unternehmens im Gesellschaftsvertrag allgemein oder in Form einer Beschreibung angegeben, dann kann die Anpassung auf die Einreichung eines entsprechenden Antrags bei dem Landesgerichtsregister (KRS) beschränkt werden, ohne dass der Gesellschaftsvertrag geändert werden muss. Jeder Fall erfordert eine individuelle Analyse der Firmenunterlagen. 

Wenn ein entsprechender PKD-Code fehlt, spricht das selbst nicht dafür, dass man zur Behandlung der jeweiligen Ausgabe als abzugsfähiger Betriebsausgabe nicht berechtigt ist. Während einer Betriebsprüfung können jedoch nicht aktuelle oder nicht angemessene PKD-Codes das Risiko erhöhen, dass der Zusammenhang zwischen bestimmten Ausgaben und der ausgeübten Geschäftstätigkeit infrage gestellt wird.

Die Vorgehensweise hängt von dem Inhalt des Gesellschaftsvertrags ab. Wenn der Gegenstand des Unternehmens im Vertrag durch bestimmte PKD 2007-Codes bestimmt wurde, empfiehlt man, den Gesellschaftsvertrag zuerst zu ändern und anschließend die Änderungen beim KRS zu melden. Wurde der Gegenstand des Unternehmens allgemein oder in Form einer Beschreibung angegeben, dann reicht es oft aus, einen Anpassungsantrag beim KRS einzureichen.

Im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters dürfen maximal 10 PKD-Codes offengelegt werden, von denen einer als Hauptgegenstand des Unternehmens angegeben werden muss. Bei der Auswahl von Codes lohnt es sich, sowohl die aktuelle Tätigkeit als auch die geplanten Entwicklungsrichtungen des Unternehmens zu berücksichtigen und dabei mögliche Konzessions- oder Lizenzanforderungen zu beachten. 

Die Anpassungsfrist richtet sich nach der Situation des jeweiligen Unternehmens. Unternehmen, die seit 1.Januar 2025 tätig sind, verwenden von Anfang an PKD 2025. Unternehmen, die zuvor registriert waren, können die Übergangsperiode nutzen und die Codes bis zum 31. Dezember 2026 anpassen. Es ist jedoch zu beachten, dass im Falle jeder Änderung eines Registereintrags während der Übergangsperiode die gleichzeitige Anpassung der Codes an die neue Klassifikation erforderlich sein kann. 

Die Pflicht zur Anpassung der PKD-Codes gilt für alle in Polen tätige Unternehmen – sowohl für Einzelunternehmen, die im CEIDG eintragen sind, als auch für Gesellschaften, die im KRS eingetragen sind. PKD 2025 hat nämlich die zuvor geltende PKD 2007 ersetzt und gilt zurzeit als das einige gültige System für die Einordnung der wirtschaftlichen Tätigkeiten.  

Ja. Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind verpflichtet, PKD 2025-Codes zu verwenden. Im Fall von Gesellschaften mit beschränkter Haftung kann die Anpassung nicht nur eine Meldung von Änderungen beim KRS, sondern auch eine frühere Änderung des Gesellschaftsvertrags erfordern, sofern der Gegenstand des Unternehmens durch die PKD 2007-Codes bestimmt wurde.

Nicht immer. Ein Termin beim Notar ist notwendig, wenn der Gesellschaftsvertrag geändert werden muss. Wurde der Gegenstand des Unternehmens im Gesellschaftsvertrag allgemein oder in Form einer Beschreibung angegeben, kann die Anpassung auf die Einreichung eines entsprechenden Antrags beim KRS beschränkt werden, ohne dass der Gesellschaftsvertrag geändert werden muss. Jeder Fall erfordert eine individuelle Analyse der Firmenunterlagen.

Die sog. Umsteigeschlüssel, die vom Statistischen Hauptamt (GUS) entwickelt wurden, werden verwendet, um zwischen Klassifikationen zu wechseln. Ein alter Code entspricht jedoch nicht immer einem neuen Code. In manchen Fällen kann eine zuvor einem PKD 2007-Code zugewiesene Tätigkeit die Auswahl mehrerer PKD 2025-Codes erfordern. Daher sollten Unternehmer nicht nur die Umsteigeschlüssel, sondern auch den tatsächlichen Umfang ihrer Tätigkeit analysieren. 

Ja, er kann indirekt bei der Bewertung eines Unternehmers durch Finanzinstitute relevant sein. Banken, Leasingunternehmen und andere Geschäftspartner überprüfen häufig Registerdaten einschließlich PKD-Codes bei der Bewertung des Risikos und der Glaubwürdigkeit des Kunden. Diskrepanzen zwischen dem Eintrag im Register und der tatsächlichen Tätigkeit können zusätzliche Fragen aufwerfen oder weitere Erklärungen erfordern.

Der Unternehmer sollte zunächst überprüfen, ob die neuen Codes seine tatsächliche Tätigkeit ordnungsgemäß widerspiegeln. Wenn die automatische Umklassifizierung zur Zuweisung nicht adäquater Codes oder zur Löschung eines bedeutenden Tätigkeitscodes geführt hat, sollte man den Eintrag im CEIDG oder KRS sofort anpassen. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind, in denen ein bestimmter Gegenstand des Unternehmens eine Voraussetzung für die Erteilung einer Genehmigung, einer Konzession, oder für die Eintragung in das entsprechende Register sein kann. 

Ja. Dank der Selbstanpassung kann der Unternehmer die Kontrolle darüber behalten, wie PKD 2025-Codes seiner tatsächlichen Tätigkeit zugewiesen werden. Dies verringert das Risiko von Fehlern aufgrund der automatischen Umklassifizierung und potenziellen Problemen im Zusammenhang mit Finanzierung, Steuern, Teilnahme an Ausschreibungen oder der Einhaltung von Branchenvorschriften. Aus Sicht der Geschäftssicherheit ist eine frühere Überprüfung und Anpassung der PKD-Codes eine wesentlich vorteilhaftere Lösung als das Warten auf automatische Maßnahmen der Register.