Hjemmekontor – hva må arbeidsgiver tenke på?

En forventet økning i bruk av hjemmekontor innebærer at arbeidsgivere må være oppdatert på reglene som gjelder – og ha et bevisst forhold til om hjemmekontorbruk er en fast eller fleksibel ordning for den ansatte.

Endelig begynner pandemirestriksjonene å lette, og flere og flere arbeidstakere vender tilbake til det fysiske kontoret. Å møtes fysisk på et felles arbeidssted vil for noen være en kjærkommen retur, mens andre nok kommer til å savne den fleksible hverdagen hjemmekontor medførte.

Pandemien har vist hvordan en arbeidsdag kan gjennomføres uten fysisk oppmøte fra de ansatte, noe som trolig gjør at flere arbeidsgivere åpner for større bruk av en hjemmekontorløsning også etter at Covid-19-restriksjonene er opphørt.

En økende grad av hjemmekontor innebærer at arbeidsgiver må være klar over gjeldende regelverk. En fast hjemmekontorordning reguleres både av arbeidsmiljøloven og en egen forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Forskriften inneholder unntak fra en rekke sentrale bestemmelser i arbeidsmiljøloven.

Fast hjemmekontorordning

For arbeidsgiver er det sentralt å ha et bevisst forhold til forskjellen mellom en fast hjemmekontorordning og en fleksibel hjemmekontorordning. Dersom arbeidstaker skal arbeide faste dager på hjemmekontor kommer forskrift om arbeid som utføres i arbeidstaker hjem, til anvendelse. Dette innebærer blant annet at bruken av hjemmekontor skal avtales i egen skriftlig avtale som regulerer bestemmelser rundt bl.a. arbeidstid, bestemmelser om eiendomsrett, forventet varighet, og tilgjengelighet for arbeidsgiver, samt drift og vedlikehold av utstyr og rett til å si opp eller å endre avtalen.

Dersom hjemmekontorordningen er mer «kortvarig eller tilfeldig» er dette som hovedregel unntatt skriftlighetskravet. Her må det likevel skje en konkret vurdering, der det sentrale er hjemmekontorordningens omfang og varighet.   

Arbeidsgivers ansvar

Dersom en ansatt har fast hjemmekontor stilles det i utgangspunktet færre krav til arbeidsgiver etter arbeidsmiljøloven. Forskriften stiller likevel krav til den ansattes arbeidsmiljø, hvor arbeidsgiver er forpliktet til å forsikre seg om at arbeidsforholdene er forsvarlige – så langt dette er praktisk mulig. Dette gjelder særlig i tilknytning til arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet.

Hvor mye en arbeidsgiver har kapasitet til å fange opp blir likevel begrenset som en følge av at de ikke har adgang til hjemmet. Virksomheten vil som en følge av dette bli mer avhengig av at ansatte gir tilbakemeldinger om uforsvarlige forhold.

Dersom arbeidsgiver forsettlig eller uaktsomt overtrer bestemmelsene i forskriften kan de etter arbeidsmiljøloven bli bøtelagt eller fengslet.  Straffen vil avhenge av alvorlighetsgraden av forholdet, noe som beror på en konkret vurdering.

Dersom du har behov for rådgivning i forbindelse med hjemmekontorløsninger, eller har andre arbeidsrettslige problemstillinger, ta gjerne kontakt.