Wie sollte man Urlaubsentgelt berechnen? Wichtigste Regeln und Beispiele

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Welche Entgeltbestandteile sind aus der Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt ausgenommen?
• Welchen Zeitraum sollte man bei der Berechnung der Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt berücksichtigen?
• Ist eine Dienstzeitzulage in der Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt enthalten?

Erholungsurlaub ist in Polen im Falle von Aufnahme des Arbeitsverhältnisses durch das Arbeitsgesetzbuch garantiert. Gleichzeitig legen die Vorschriften klar fest, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, einem weisungsgebundenen Beschäftigten, der Erholungsurlaub nimmt, dieselbe Vergütung sicherzustellen, die er erhalten würde, wenn er seine Pflichten normal erfüllt hätte. Leider ist die Berechnung solcher Zahlungen nur theoretisch klar. Im Alltag stellt sich heraus, dass verschiedene Lösungen, die beispielsweise von Unternehmern genutzt werden, um das Vergütungssystem der beschäftigten Personen attraktiver zu machen, sich nicht immer leicht auf den Urlaub anwenden lassen.

Wie sollten wir also die Abrechnung der Entgeltzahlungen an Arbeitnehmer angehen, die den ihnen zustehenden Urlaub in Anspruch nehmen, wenn sie täglich zusätzlich zu einem festen Monatsgehalt Boni, Funktionszulagen oder eine Vergütung für geleistete Überstunden erhalten? Um diese Frage zu beantworten, sollte man nicht nur die wichtigsten Regeln unter die Lupe nehmen, sondern auch bestimmte, reale Beispiele diskutieren.

Arbeitsgesetzbuch und Garantie des Urlaubsentgelts

Gemäß Artikel 172 des Arbeitsgesetzbuchs hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf die Vergütung, die er erhalten hätte, wenn er während dieser Zeit gearbeitet hätte. Es handelt sich um eine Garantieleistung, die den Arbeitnehmer vor einem Einkommensverlust in demjenigen Monat schützt, in dem er seinen Urlaubsanspruch geltend macht.

Daher verpflichtet der polnische Gesetzgeber die Arbeitgeber, die Vergütung so neu zu berechnen, dass sie den tatsächlichen Verdienst einer bestimmten Person widerspiegeln. Das bedeutet, dass, wenn das Entgelt eines Arbeitnehmers nur aus einem festen Monatsbetrag besteht, Personal- und Lohnbuchhalter keinerlei Probleme mit der Entgeltfortzahlung für die gesamte Urlaubsdauer haben sollten. Das Entgelt bleibt nämlich in einem solchen Fall unverändert. Das Problem entsteht nur, wenn der Arbeitnehmer zusätzliche, variable Entgeltbestandteile (z. B. Boni) erhält; in einem solchen Fall ist es notwendig, geeignete Berechnungen auf der Grundlage des durchschnittlichen Arbeitsentgelts durchzuführen, das diese Person in dem Zeitraum unmittelbar vor dem Urlaub erhalten hat.

Wie soll man die Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt ermitteln?

Der Schlüssel zu einer ordnungsgemäßen Ermittlung und Zahlung des Urlaubsentgelts ist eine richtige Bestimmung der Bemessungsgrundlage. Nach der Verordnung des Ministers für Arbeit und Soziales vom 8. Januar 1997 muss der Arbeitgeber die Bestandteile des Arbeitsentgelts des Arbeitnehmers in zwei Hauptkategorien unterteilen: feste und variable Bestandteile.

Feste Entgeltbestandteile

Entgeltbestandteile, die in einem festen monatlichen Betrag zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer vereinbart wurden, sollten in dem Urlaubsentgelt in dem Betrag berücksichtigt werden, der dem Arbeitnehmer in dem Monat zusteht, in dem er den Urlaub in Anspruch nimmt.

Daher ändert sich die Vergütung für die Urlaubszeit in einem bestimmten Monat nicht, wenn ein Arbeitnehmer 5.000 PLN brutto verdient und eine feste Funktionszulage von 500 PLN erhält. Der Arbeitgeber zahlt an ihn 5.500 PLN, weil die festen Beträge im Falle des Erholungsurlaubs keine zusätzlichen Neuberechnungen erfordern.

Variable Entgeltbestandteile

Variable Entgeltbestandteile zeichnen sich dadurch aus, dass ihre Höhe nicht bei jeder Entgeltzahlung sicher ist und beispielsweise von den Arbeitsleistungen oder den Ergebnissen der von dem Arbeitnehmer in einem bestimmten Abrechnungszeitraum ausgeführten Aufgaben abhängt.

Wenn ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine solche zusätzliche Vergütung für Zeiträume von bis zu einem Monat hat, ist bei der Berechnung des Urlaubsentgelts besondere Aufmerksamkeit erforderlich. Die Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilung muss insbesondere auf Folgendes achten:

• variable vertragliche Prämien,
• Vergütung für geleistete Überstunden,
• Nachtzuschläge,
• Verkaufsprovisionen.

Um sicherzustellen, dass die gezahlten Leistungen fair und objektiv sind, verlangen die polnischen Vorschriften, dass der Arbeitgeber bei der Festlegung des Urlaubsentgelts diese Bestandteile in dem Gesamtbetrag berücksichtigt, der dem Arbeitnehmer innerhalb von 3 Kalendermonaten vor Beginn des Urlaubs gezahlt wird (es ist jedoch zu beachten, dass bei erheblichen Schwankungen der Höhe dieser Bestandteile der zu berücksichtigende Zeitraum auf bis zu 12 Monate verlängert werden kann). Wichtig ist hier der Zahlungsmonat des Entgelts und nicht – wie bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für eine adere Geldleistung – der Monat, für den das Entgelt fällig war.

Bestandteile, die von der Bemessungsgrundlage zur Berechnung des Urlaubsentgelts ausgenommen sind

Nicht alle Entgeltbestandteile sind Teil der Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt. Die Vorschriften weisen eindeutig darauf hin, dass in diesem Fall die Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilungen bei der Berechnung der Leistungen aus dem Arbeitsverhältnis Folgendes außer Acht lassen sollten:

• einmalige oder nicht periodische Zahlungen für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe oder für eine bestimmte Leistung,
• Vergütung für die Zeit der Arbeitsbereitschaft und für die unverschuldete Ausfallzeit,
• Jubiläumsgelder,
• Vergütung für die Zeit einer anderen entschuldigten Arbeitsabwesenheit und für die Zeit des Urlaubs selbst,
• Urlaubsabgeltung,
• Vergütung für die Zeit der arbeitsbedingten Arbeitsunfähigkeit,
• Abfindung bei Ruheeintritt oder Eintritt in Invalidenrente,
• Ermessensboni, die nicht beanspruchbar sind.

Wann erfordert die Berechnung des Urlaubsentgelts eine Ergänzung der Bemessungsgrundlage?

Bei der Berechnung der Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt, die variable Entgeltbestandteile umfasst, sollte berücksichtigt werden, dass es vorkommen kann, dass der Arbeitnehmer in den drei Monaten vor dem Monat des Urlaubsbeginns nicht in Vollzeit arbeitet (z. B. aufgrund von Krankschreibung oder einer anderen Abwesenheit).

In einem solchen Fall müssen die für die Abrechnung verantwortlichen Personen das tatsächlich erhaltene Arbeitsentgelt eines bestimmten Arbeitnehmers in diesem Zeitraum ermitteln und es durch die Anzahl der Arbeitstage teilen, für die es ihm zustand. Dadurch kann die Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilung einen Durchschnittssatz festlegen, der dann zur Berechnung des Urlaubsentgelts verwendet wird.

Wenn der Arbeitnehmer für den gesamten Zeitraum, der zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt vorgesehen wurde, keinen Anspruch auf variable Vergütung hatte, sollte der Arbeitgeber bei der Ermittlung dieser Grundlage die am nächsten liegenden früheren Monate berücksichtigen, für die er Anspruch auf diese Vergütung hatte. Diese Regel gilt für den Fall, in dem der Arbeitnehmer keine variable monatliche Vergütung aufgrund z.B. der urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheit erhalten hat.

Berechnung des Urlaubsentgelts Schritt für Schritt

Nachdem die festen und die variablen zu berücksichtigenden Entgeltbestandteile sowie die Bemessungsgrundlage ermittelt wurden, berechnet der Arbeitgeber das Urlaubsentgelt. Der gesamte Prozess besteht daher aus insgesamt drei Schritten:

• Schritt 1: Variable Entgeltbestandteile aus drei Monaten vor dem Urlaubsmonat addieren.
• Schritt 2: Die Summe der Vergütung durch die Anzahl der Stunden teilen, in denen der Arbeitnehmer tatsächlich in dem in Schritt 1 berücksichtigten Dreimonatszeitraum gearbeitet hat (der es ermöglicht, den Stundensatz zu ermitteln).
• Schritt 3: Den berechneten Stundensatz mit der Anzahl der Stunden multiplizieren, die der Arbeitnehmer innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit gemäß dem jeweiligen Dienstplan während der Urlaubszeit gearbeitet hätte.

Beispiele für Berechnung des Urlaubsentgelts

Wir haben bereits den gesamten Prozess und seine einzelnen Phasen besprochen, daher ist es Zeit, zu realen Beispielen überzugehen. Auf welche Situationen stoßen oft die Experten von RSM Poland, die HR & Payroll-Outsourcing-Dienstleistungen erbringen?

Beispiel 1: Urlaubsentgelt und feste Entgeltbestandteile

Der Arbeitgeber beschäftigt einen Vollzeitangestellten in einer Senior-Position, der für seine Arbeitszeit ein festes Grundgehalt von 8.000 PLN brutto erhält. Im August nimmt dieser Arbeitnehmer zehn Tage Erholungsurlaub, was 80 Arbeitsstunden entspricht.

Da sein Gehalt fest ist, muss die Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilung keine weiteren Berechnungen vornehmen. Daher erhält der Arbeitnehmer Ende August sein volles Gehalt in Höhe von 8.000 PLN brutto, weil Urlaubzeit vollständig durch den festen Monatssatz abgedeckt wird.

Beispiel 2: Festes Grundgehalt und variable Boni

Das Gehalt eines Vollzeitarbeitnehmers in der Vertriebsabteilung besteht aus einem festen Grundgehalt von 6.000 PLN brutto, außerdem erhält er eine zusätzliche Vergütung in Form einer vertraglichen Monatsprämie, deren Höhe von den Verkaufsleistungen abhängt. Dieser Arbeitnehmer nimmt im Mai einen fünftägigen Urlaub in Anspruch (was 40 Arbeitsstunden entspricht).

In den drei Monaten vor dem Urlaubsmonat (Februar, März und April) arbeitete dieser Arbeitnehmer insgesamt 504 Stunden und erhielt folgende Prämien:

• Februar: 1.200 PLN,
• März: 900 PLN,
• April: 1.500 PLN.

Das bedeutet, dass es zur ordnungsgemäßen Berechnung des Urlaubsentgelts auf Basis des durchschnittlichen Entgelts notwendig ist:

1. Prämien aus drei Monaten vor dem Urlaub zu addieren (1.200 PLN + 900 PLN + 1.500 PLN = 3.600 PLN); 
2. den daraus resultierenden Betrag durch die Anzahl der gearbeiteten Stunden zu dividieren (3.600 PLN ÷.504 Stunden = Stundensatz von 7,14 PLN);
3. den erhaltenen Stundensatz mit der Anzahl der Urlaubsstunden im Mai zu multiplizieren (7,14 PLN × 40 Stunden = 285,60 PLN).

Der endgültige Verdienst dieses Arbeitnehmers für Mai beträgt somit 6.000 PLN brutto Festgehalt + 285,60 PLN für variable Bestandteile für Urlaubszeit (natürlich erhält dieser Arbeitnehmer möglicherweise auch eine Leistungsprämie für Leistungen an verbleibenden Arbeitstagen im Mai).

Ordnungsgemäße Berechnung des Urlaubsentgelts ist nicht immer einfach

Es darf nicht vergessen werden, dass eine ordnungsgemäße Berechnung des Urlaubsentgelts nicht nur gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern auch direkt die Moral des Teams beeinflusst. Ehrlichkeit, Präzision und Genauigkeit der täglichen Tätigkeiten im Bereich Personalwesen und Lohnbuchhaltung schützen das Unternehmen daher sowohl vor dem Risiko von Ansprüchen und Sanktionen der Kontrollbehörden als auch vor internen Spannungen oder sogar vor dem Verlust des qualifizierten Personals. Schließlich sollte der Erholungsurlaub in erster Linie eine Gelegenheit zur Entspannung sein, daher sollte man sich um professionell ausgearbeitete Verfahren und transparente Regeln für die Zahlung von Forderungen kümmern, damit die Arbeitnehmer ihre Freizeit genießen können, ohne sich um das Haushaltsgeld sorgen zu müssen.

Natürlich müssen Arbeitgeber auch bedenken, dass das Entgeltmanagement der in Polen beschäftigten Personen – insbesondere bei Organisationen mit komplexen Strukturen oder ungewöhnlichen Vergütungsformen der Arbeitnehmer – zeitaufwendig sein kann. Daher lohnt es sich immer, die Unterstützung eines erfahrenen Outsourcing-Unternehmens in Anspruch zu nehmen. Das Personal- und Lohnbuchhaltungsteam von RSM Poland unterstützt seine Kunden nicht nur dabei, Prozesse zu optimieren und Abrechnungen zu systematisieren, sondern auch entsprechend geregelte Anreizsysteme und -lösungen einzuführen, die es ihnen ermöglichen, das Humankapital effizient und arbeitsrechtskonform zu verwalten.

Wenn Sie Fragen zur Vergütungspolitik haben, sprechen Sie uns an. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre Personal- und Lohnbuchhaltungsprozesse vollständig richtig sind und für zukünftige geschäftliche Herausforderungen bereit sind.