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Wichtige Informationen:
Die Finanzverwaltung betonte, dass die Unterschiede zwischen einer strukturierten Rechnung und ihrer Visualisierung zur doppelten Rechnungsstellung derselben Transaktion führen.
Der neue Steuervorbescheid des Leiters der Landesfinanzauskunft (DKIS) ermöglicht es, technische, logistische und kommerzielle Informationen zur Visualisierung von Rechnungen hinzuzufügen.
Polnische Steuerpflichtige dürfen die Visualisierung von KSeF-Rechnungen weiterhin nicht mit Informationen zum Transaktionsgegenstand ergänzen, sofern diese nicht in der strukturierten Rechnung enthalten sind.
Die Pflicht, Rechnungen über das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) auszustellen, gilt bereits seit einiger Zeit, und polnische Steuerpflichtige haben sich langsam an die neuen Regeln gewöhnt. Obwohl die wichtigsten Änderungen ohne größere Probleme eingeführt wurden und das System ziemlich erfolgreich funktioniert, entstehen leider immer noch Zweifel, bei denen die Steuervorbescheide der Finanzbehörde nicht immer klare Antworten für Unternehmer bereitstellen. Eines der interessantesten Fragen in diesem Zusammenhang ist das Risiko, Scheinrechnungen auszustellen, wenn eine strukturierte Rechnung (im XML-Format), die an KSeF gesendet wird, sich von einer späteren Visualisierung des Belegs (z. B. im PDF-Format) unterscheidet, die zusätzliche Informationen für den Empfänger enthält.
Anfangs vertrat die Finanzverwaltung die Auffassung, dass die Visualisierung einer Rechnung, die sich in einem – selbst kleinsten – Detail von einem Beleg im KSeF unterscheidet, auf eine doppelte Rechnungsstellung desselben Geschäftsvorteils hinweisen können. Der neueste Steuervorbescheid wirft jedoch ein anderes Licht auf die Angelegenheit. Wie ist es? Aus Sicht von Steuerberatern und Buchhaltern ist es nicht gut, aber es gibt auch keine Tragödie mehr.
Erste Steuervorbescheide zu Visualisierung von E-Rechnungen wirkten nicht beruhigend…
Im April 2026 begannen Steuervorbescheide darüber zu erscheinen, ob der Steuerpflichtige nach dem Versand einer Rechnung an KSeF und Erstellung ihrer Visualisierung einen zusätzlichen Vermerk zum zweiten Dokument hinzufügen kann, die nicht zu den in Artikel 106e des Umsatzsteuergesetzes genannten Elementen einer Rechnung gehört.
Mit anderen Worten: Es stellte sich die Frage, ob das Hinzufügen von etwas zur Visualisierung einer E-Rechnung dazu führt, dass dadurch eine separate Rechnung entsteht. Der Steuervorbescheid vom 30. April 2026 (Az. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW) zeigte, dass ja.
Das war keine gute Nachricht für Steuerpflichtige. In vielen Branchen sind Zusatzhinweise auf Rechnungen eine Alltagspraxis, und bei strukturierten Rechnungen ist der einzige Ort (nachdem sie in KSeF ausgestellt wurden), an dem solche Hinweise angegeben werden können, ihre Visualisierung. Die Finanzbehörde kam jedoch zu dem Schluss, dass eine solche Maßnahme das Risiko einer doppelten Rechnungsstellung derselben Transaktion mit sich bringen kann.
Es schien, als wären Steuerpflichtige in einer Sackgasse. Wie es oft der Fall ist, änderte die Finanzverwaltung jedoch drei Monate später ihre Meinung und präsentierte eine andere Position.
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...aber der neue Steuervorbescheid des Leiters der Landesfinanzauskunft ermöglicht es, bestimmte Elemente zur Visualisierung von Rechnungen im KSeF hinzuzufügen
Der strenge Steuervorbescheid von April hat sowohl bei Steuerberatern als auch bei Unternehmern viele Bedenken ausgelöst. Für viele Unternehmen bedeutete die Einführung von KSeF allein die Notwendigkeit, den Rechnungsstellungsprozess an das strukturierte XML-Format streng anzupassen und auf einige der zuvor in Rechnungen enthaltenen Informationen zu verzichten. Der diskutierte Steuervorbescheid bestätigte zudem den sehr restriktiven Ansatz der Finanzverwaltung sogar zur Visualisierung.
Der Steuervorbescheid vom 15. Juli 2026, Az. 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW, brachte jedoch mehr Optimismus. Der Leiter der Landesfinanzauskunft (DKIS) kam zu dem Schluss, dass die Visualisierung einer Rechnung zusätzliche Informationen technischer, logistischer oder kommerzieller Natur enthalten kann.
Was wird von den polnischen Finanzbehörden als zulässige Informationen technischer, logistischer oder kommerzieller Natur angesehen? Es können u.a.:
- Informationen über den Preisnachlass,
- Kundenlogo,
- Kundennummer im internen System,
- Ursprungsland der Ware,
- technische Parameter der Ware (z. B. Gewicht oder Anzahl der Paletten),
- Lieferdetails
sein.
Allerdings können Steuerpflichtige die Visualisierung der im KSeF ausgestellten Rechnung weiterhin nicht um Informationen zum Transaktionsgegenstand ergänzen, sofern diese nicht in der strukturierten Rechnung enthalten sind.
Das bedeutet, dass die Finanzverwaltung von einem sehr restriktiven und ungünstigen Ansatz für Steuerpflichtige zu einer pragmatischeren Position übergegangen ist.
Finanzverwaltung ändert ihre Meinung, aber die Angst wird bleiben. Wie kann man zusätzliche Informationen zur Visualisierung einer KSeF-Rechnung sicher hinzufügen?
Weniger als drei Monate reichten aus, damit der DKIS seinen Ansatz zum Hinzufügen der zusätzlichen Informationen zu den Visualisierungen von KSeF-Rechnungen änderte. Von einem vollständigen Verbot, die Visualisierung mit irgendwelchem Inhalt zu ergänzen, sind wir dazu gekommen, dass der Steuerpflichtige beispielsweise u.a. die Anzahl der Paletten angeben kann, auf denen die Ware geliefert wurde.
Werden wir in den nächsten drei Monaten eine weitere Liberalisierung der Position der Finanzverwaltung sehen? Das weiß man noch nicht. Steuerpflichtige sollten jedoch vorsichtig sein und sorgfältig analysieren, welche Informationen (und wo) sie in den Visualisierungen von KSeF-Rechnungen angeben. Im Zweifelsfall lohnt es sich ausnahmslos, statt auf das Verständnis der Finanzverwaltung zu vertrauen, sich von einem Steuerberater beraten zu lassen, weil Fehler in dieser Hinsicht schwerwiegende Folgen haben und zu einer Betriebsprüfung und Sanktionen führen können.
