Verrechnungspreisdokumentation vs. Betriebsprüfungen und Zoll- und Außenprüfungen

Verrechnungspreisprüfungen treten in Polen in eine neue Phase ein. Die Daten des Finanzministeriums zeigen, dass die bloße Erstellung der Dokumentation durch den Steuerpflichtigen nicht ausreicht. In einer Zeit zunehmender Effektivität von Betriebsprüfungen sowie Zoll- und Außenprüfungen wird die ausreichend hohe Qualität einer Verrechnungspreisdokumentation einschließlich einer zuverlässigen Vergleichbarkeitsanalyse zu einer wichtigen Verteidigungslinie der Unternehmer gegen Rekordhinzurechnungen.

Die Folgen einer unzuverlässiger Dokumentation können sehr gravierend sein. Im Falle einer Hinzurechnung wird gegen den Steuerpflichtigen auch eine zusätzliche Steuerschuld gemäß Art. 58a-58c der Abgabenordnung (AO-PL) festgesetzt (die je nach Situation von 10% bis 30% der Hinzurechnung beträgt).

Statistiken zu Verrechnungspreisprüfungen in Polen laut offiziellen Berichten der Nationalen Finanzverwaltung

Die Experten weisen darauf hin, dass der bloße formelle Besitz einer Verrechnungspreisdokumentation Steuerpflichtige nicht vor Risiken schützt, weil sich Finanzbehörden nicht auf die Überprüfung gesetzlicher Anforderungen beschränken.

Derzeit wählt die Finanzverwaltung die zu prüfenden Unternehmen aufgrund der Angaben der TPR-Berichte zielgenauer aus und führt eingehende Analysen durch. Prüfer führen eigenständig Vergleichbarkeitsanalysen (Benchmarks) durch, prüfen Funktionsprofile der Unternehmen und überprüfen sorgfältig, ob das in der Dokumentation angegebene Abrechnungsmodell der tatsächlichen Tätigkeit des Unternehmens entspricht.

Daher sind die Qualität der Dokumentation und deren Konsistenz mit anderen Unterlagen (Verträgen, Rechnungen) sowie eine ordnungsgemäß durchgeführte Vergleichbarkeitsanalyse (Benchmark) entscheidend geworden.

Bei der Analyse der Zahlenangaben lässt sich feststellen, dass im Vergleich zu 2024 weniger Zoll- und Außenprüfungen durch die Nationale Finanzverwaltung (KAS) durchgeführt wurden: Im Jahr 2024 wurden 236 Verrechnungspreisprüfungen durchgeführt, während 2025 nur 209.

Es mag so wirken, als hätte KAS ihre Aktivitäten in diesem Bereich eingeschränkt. Dies wäre jedoch ein irreführender Eindruck: Der Rückgang der Prüfungsanzahl weist vielmehr auf eine Änderung der Strategie hin, was die erhöhte Effektivität der Prüfungsmaßnahmen zeigt: Zwischen 2024 und 2025 ist der Wert des in Zoll- und Außenprüfungen hinzugerechneten Einkommens von 760,31 Mio. PLN auf 856,82 Mio. PLN gestiegen. 

Das bedeutet, dass Beamte nach einer vorläufigen, aber sehr gründlichen Analyse der Abrechnungen des Steuerpflichtigen auf Grundlage der ihnen zur Verfügung stehenden Dokumentation eine Zoll- und Außenprüfung durchführen und zielgenauer Unternehmen auswählen, deren Abrechnungen mit verbundenen Unternehmen vom Marktniveau abweichen können. 

Wie sollte man eine Verrechnungspreisdokumentation erstellen, um effektiv Streitigkeiten mit einer Finanzbehörde zu verhindern?

Polnische Finanzverwaltung verfügt über spezialisierte Teams, die sich nicht darauf beschränken, zu überprüfen, ob ein Steuerpflichtiger eine Verrechnungspreisdokumentation erstellt hat, sondern eigenständig Vergleichbarkeitsanalysen durchführen und überprüfen, ob das angegebene Abrechnungsmodell den Marktbedingungen entspricht.

Eine ordnungsgemäß erstellte Verrechnungspreisdokumentation ist daher entscheidend – sie ist ein grundlegendes Instrument des Steuerpflichtigen, um die Art und Weise der Transaktionsdurchführung zu dokumentieren und zu beweisen, dass die zwischen den verbundenen Unternehmen vereinbarten Abrechnungsbedingungen dem Fremdvergleichsgrundsatz (arm’s length) entsprechen. Dank zuverlässiger Vergleichbarkeitsanalysen (Benchmarks) und sorgfältiger Beschreibungen der zu prüfenden Transaktion, einschließlich Funktionsanalyse, verfügt das Unternehmen über ein Instrument, das es ihm ermöglicht, die mit verbundenen Unternehmen vorgenommenen Abrechnungen gegen die Hinzurechnung des Einkommens durch Finanzbehörden erfolgreicher zu verteidigen.

Eine niedrige Qualität der Dokumentation (oder ihr Fehlen) macht Betriebs- sowie Zoll- und Außenprüfungen erfolgreich, während Ungenauigkeiten in der Dokumentation und eine nicht marktübliche Abrechnung von Transaktionen mit verbundenen Unternehmen nicht nur zu schwerwiegenden steuerlichen Hinzurechnungen, sondern auch zur steuerstrafrechtlichen Verantwortung der Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder der Unternehmen führen können. Die Nichterstellung der Dokumentation bzw. ihre Erstellung im Widerspruch zu Tatsachen kann bedeuten, dass eine Geldstrafe von bis zu 720 Tagessätzen gezahlt werden muss. Eine nicht zeitgerechte Erstellung der Dokumentation kann dagegen mit einer Geldstrafe von bis zu 240 Tagessätzen geahndet werden (Art. 56c des Steuerstrafgesetzbuches).

Damit eine Verrechnungspreisdokumentation einen wirksamen Schutz gegen Finanzverwaltung darstellt, muss sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Finanzdaten müssen vollständig mit den Daten in Verträgen und Rechnungen übereinstimmen – mangelnde Konsistenz ist ein Warnsignal für Finanzbehörden,
• eine Transaktion sollte präzise und detailliert beschrieben werden, einschließlich der Funktionsanalyse – dies ermöglicht eine klare Darstellung der Fakten, die den Ausgangspunkt für eine zuverlässige Vergleichbarkeitsanalyse bilden,
• Vergleichbarkeitsanalysen erfordern einen angemessenen Ansatz und regelmäßige Anpassungen – unzureichend zuverlässige oder nicht aktuelle Benchmarks wirken nicht zugunsten des Steuerpflichtigen, sondern im Gegenteil: sie signalisieren den Steuerstrafbehörden, dass die Prüfung positive Effekte haben kann – natürlich für die Finanzverwaltung, und nicht für den Steuerpflichtigen.

Zentrale Problembereiche: Was kann zu einer Verrechnungspreisprüfung führen? 

Da die Finanzbehörden bei der Auswahl von Unternehmen für Verrechnungspreisprüfungen immer weniger vom Schicksal abhängig sind und zunehmend auf komplexe analytische Tools setzen, sollten Steuerpflichtige darauf achten, sicherzustellen, dass die Daten in den bei den Finanzbehörden vorgelegten Steuererklärungen und der Dokumentation so konsistent und umfassend wie möglich sind. Ein besonderes Interesse kann bei polnischen Finanzbehörden Folgendes wecken:

• Finanzergebnisse des Unternehmens, die von den Branchennormen abweichen (insbesondere künstliche Verlustbildung oder Margenunterbietung),
• Verzeichnung von Verlusten (selbst einjährige Verluste können bereits zu einer Prüfung führen),
• ein starker Rückgang des Umsatzes,
• eine fehlende Konsistenz zwischen den TPR-C-Daten und Abrechnungen der Quellensteuer,
• eventuelle Unstimmigkeiten in den gemeldeten Daten.

Bald wird diese Liste zusätzlich um die mangelnde Konsistenz zwischen den TPR-C-Daten und JPK-CIT erweitert.

Die Schlussfolgerung ist klar: Eine professionelle Strategie zum Schutz der Steuerpflichtigen im Bereich der Verrechnungspreise sollte nicht nur die zuverlässige Erstellung von Local File umfassen, sondern auch ein umfassendes System zur Sammlung von Beweisen, die die Marktüblichkeit der Transaktionen bestätigen. In diesem Fall gilt: Mehr ist mehr.

Möchten Sie Ihr Unternehmen auf Verrechnungspreisprüfungen vorbereiten und sicherstellen, dass seine Verrechnungspreisdokumentation zuverlässig erstellt wird, dabei wichtige Risikobereiche berücksichtigt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, einen Rechtsstreit mit Finanzbehörden zu vermeiden? Kontaktieren Sie unser Beratungsteam, das eine Verrechnungspreisdokumentation erstellen oder eine bereits erstellte Verrechnungspreisdokumentation prüfen kann, und stellen Sie sicher, dass sie den Leitlinien des Finanzministeriums und der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) entspricht.