Drei nicht offensichtliche Vorteile der Einstellung von Internen Revisoren

Die Zeit, in der die Rolle von Prüfern, Internen Revisoren und Compliance-Abteilungen verallgemeinert und ihr Aufgabenbereich auf einen gemeinsamen Nenner reduziert wurde, vergeht langsam. Immer mehr Unternehmen bemerken, dass ein Interner Revisor sich nicht nur damit befasst, den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand zu vergleichen, und sie beginnen, wahre Ziele der Internen Revision zu verstehen und nutzen Fachgutachten und Kenntnisse der Revisoren, um den Betrieb und die Struktur der Organisation zu verbessern.

Viele Vorteile, die sich aus den Tätigkeiten der Internen Revisoren ergeben, werden jedoch weiterhin täglich nicht bemerkt und daran ist nichts Überraschendes – sie können direkt weder in Berichte noch in die Finanzergebnisse aufgenommen werden. Die Rolle der Internen Revision ändert sich ständig weiter und beschränkt sich derzeit nicht nur darauf, Abweichungen aufzudecken oder Empfehlungen zu geben.

Daher sollte man auf drei weniger offensichtliche Vorteile zu achten, die eine Interne Revision für eine Organisation bringt.

Vorteil 1: Identifizierung der ineffizienten Abläufe und Ansätze

Unabhängig davon, ob das Unternehmen ein eigenes Team hat oder das Outsourcing der Internen Revision in Anspruch nimmt, ermöglichen die während der Prüfungstätigkeiten geführten Gespräche vor allem die Identifizierung kleiner Ineffizienzen wie doppelte Tätigkeiten und Verfahren. Es kommt oft vor, dass regelmäßig und automatisch ausgeführte Aufgaben ihre ursprünglichen Ziele nicht erfüllen – oder mit der Zeit bzw. der Entwicklung der Organisation nicht mehr aktuell geworden sind – und trotzdem gelten sie immer noch und werden gedankenlos befolgt (obwohl allein die Tatsache, dass Mitarbeiter die Verfahren befolgen, nicht nur unanstößig, sondern sogar wünschenswert ist).

Wenn diese kleinen Unannehmlichkeiten oder Ineffizienzen nur geringfügig sind, können sie einzeln unbemerkt, der Geschäftsleitung nicht gemeldet werden oder keinen Grund für Korrekturmaßnahmen darstellen. Der Interne Revisor hat jedoch dank seiner einzigartigen Position in der Organisation Zugang zu einem umfassenderen Überblick über alle Abläufe des Unternehmens. Dadurch können viele Details zu einem größeren Ganzen gesammelt und schädliche Verhaltensmuster sowie die volle Auswirkung zahlreicher und scheinbar unbedeutender Praktiken auf die gesamte Organisation erkannt werden. Gleichzeitig ist es nicht ungewöhnlich, dass die Empfehlung des Internen Revisors nicht direkt die Kostensenkung betrifft, sondern die Beseitigung von Zeitverschwendung der Mitarbeiter ermöglicht.

Beispiele für verfahrensbedingte Ineffizienzen, die im kleinen Maßstab unbemerkt bleiben oder als unbedeutend eingestuft werden können, können Tätigkeiten sein, die Folgendes umfassen:

• Verdopplung von Tätigkeiten – durch Erstellung von Berichten mit sich überschneidendem Umfang und Durchführung derselben oder ähnlicher Tätigkeiten oder Kontrollen durch verschiedene Mitarbeiter,
• übermäßige Berichterstattung – Erstellung von Berichten, Zusammenstellungen und Dokumenten, die keinen definierten Zweck und Empfänger haben und für keinen Ablauf verwendet werden, 
• manuelle Abläufe – d. h. Einsatz veralteter oder unzureichender Tools, das Versäumnis, die verfügbaren Möglichkeiten der Aufgabenautomatisierung zu nutzen, und eine übermäßige Bindung an Papierunterlagen, die den Informationsfluss erschweren.

Vorteil 2: Steigerung der Effizienz der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen einer Organisation

Interne Revisoren, die außerhalb der geschlossenen Strukturen einzelner Abteilungen handeln, haben eine einzigartige Gelegenheit, nicht nur die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Abläufen zu beobachten, sondern auch einen umfassenden Überblick über alle Vorgänge innerhalb des Unternehmens zu werfen. Sie können die Momente sehen, in denen Abläufe verschmelzen, in andere Abläufe übergehen oder Schnittstellen haben.

Revisoren sind daher in der Lage, Situationen zu erkennen, in denen Missverständnisse auftreten können, sowie Ereignisse, durch die die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter – zumindest aus ihrer Sicht – miteinander in Konflikt stehen oder sich sogar ausschließen können.

Beispiel für einen Konflikt zwischen zwei Abteilungen, die sich an demselben Prozess beteiligen

Die Aufgabe der Verkäufer beruht darauf, den Vertrag sofort zu unterzeichnen und anzufangen, mit einem neuen Abnehmer zusammenzuarbeiten, der Interesse an dem ihm unterbreiteten Angebot gezeigt hat. Die Aufgabe der Rechtsabteilung ist es, den Vertrag vor der Unterzeichnung im Detail zu überprüfen und die Legitimität jeder vorgenommenen Änderung zu bestätigen. Daher erscheinen Reibereien in diesem Bereich natürlich – die Aufgaben des Verkäufers umfassen einen möglichst schnellen Abschluss des neuen Vertrags, während die Rechtsabteilung eine angemessene Zeit benötigt, um ihre Aufgaben zuverlässig zu erfüllen. Gleichzeitig ist die Analyse neuer Verträge für die Rechtsabteilung möglicherweise keine Priorität.

Während das Bewusstsein von Missverständnissen und Konflikten zwischen Abteilungen aufgrund scheinbar widersprüchlicher Interessen allgemein verbreitet ist – und in der Geschäftspraxis sogar als unvermeidlich betrachtet wird –, hat der Revisor die Möglichkeit, die genauen Orte zu nennen, an denen Konfliktherde auftreten, und bestimmte Lösungen vorzuschlagen oder geeignete Lösungen zu diskutieren, um unterschiedliche Erwartungen miteinander zu vereinen, gegenseitige Missverständnisse zu klären und bei dem jeweiligen Ablauf vorhandene „Engpässe” zu beseitigen.

So kann der Revisor zum Katalysator für die notwendige Veränderung werden und durch die Teilnahme am Prozess selbst ein unabhängiger Vermittler zwischen den beteiligten Parteien sein, sodass die entwickelten Lösungen aus jeder Perspektive zufriedenstellend und wirksam sind.

Vorteil 3: Besserer Zugang zu bisherigen Erfahrungen und Wissen darüber, wie die Organisation funktioniert

Interne Revision hilft auch, das Wissen über frühere Fehler, Vorfälle und daraus resultierende Verbesserungen zu sammeln und zusammenzufassen.

Berichte über abgeschlossene Prüfungstätigkeiten bilden eine riesige Wissens- und Erfahrungsbasis. Das ist zum Beispiel wichtig, weil Personalveränderungen und Abteilungsumstrukturierungen unvermeidlich und so häufig sind, dass man leicht vergisst, dass mit dem Weggang von Mitarbeitern auch einzigartiges Wissen darüber verschwinden kann, was der Grund für frühere Entscheidungen war, wie frühere Probleme vermieden wurden oder welche getesteten Lösungen sich als verfehlt herausstellten.

Um frühere Fehler zu vermeiden, lohnt es sich, Interne Revisoren um Unterstützung zu bitten, die Informationen über bereits identifizierte Probleme und historische Vorfälle speichern, Daten zu umgesetzten Korrekturmaßnahmen sammeln und sich um die Dokumentation zur Überwachung der Umsetzung von Lösungen kümmern.

Beispiel

Vor einigen Jahren erwog die Organisation die Einführung einer Automatisierung in Form einer OCR-Software, um die Arbeit der Buchhaltungsabteilung zu verbessern. Zu diesem Zweck nahm das Unternehmen die Zusammenarbeit mit einem Softwareanbieter an und erlaubte Buchhaltern, die ausgewählte Lösung einen Monat lang zu testen. Die Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung nutzten jedoch nicht die Gelegenheit, die Software auszuprobieren, und nahmen auch keine Arbeit mit dem neuen Tool auf. Infolgedessen verzichtete die Organisation auf die Implementierung der Software und gab zudem andere Änderungen im Zusammenhang mit der Automatisierung manueller Buchhaltungsprozesse und der Digitalisierung der Dokumentation auf. Während ihrer Tätigkeiten kamen die Internen Revisoren, die die anschließenden Verfahren durchführten, auf die Gründe für diesen Zustand – es stellte sich heraus, dass die Testphase auf die Zeit fiel, in der die Bücher abgeschlossen wurden und der Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft wurde (sodass die Buchhaltungsabteilung keine Zeit hatte, neue Tools zu testen, wovon die Verantwortlichen für die Kommunikation mit dem Softwareanbieter nichts wussten). Diese Ermittlungen sind ein wertvoller Hinweis sowohl für zukünftige potenzielle Implementierungen als auch für die Zusammenarbeit mit der Buchhaltungsabteilung im Rahmen der weiteren Projekte. Bei dem nächsten Versuch der Verbesserung von Buchhaltungsprozessen können daher frühere Erfahrungen berücksichtigt werden.

Bei der Neuorganisation von Verfahren im Unternehmen lohnt es sich, das volle Potenzial der Internen Revision zu nutzen

Interne Revision heißt nicht nur Ordnungsmäßigkeitsprüfung. Und obwohl ihr Grundpfeiler Prüfungs- und Beratungstätigkeiten sind, ist der tatsächliche Mehrwert der Internen Revision deutlich größer. Es ist daher nicht überraschend, dass Organisationen Interne Revision zunehmend als Inspirationsquelle für Veränderungen und als echte Unterstützung bei der Zielerreichung sehen.

Alle Organisationen, die ihr volles Potenzial ausschöpfen und ineffiziente Abläufe identifizieren, Verschwendung beseitigen, Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern und wertvolles Wissen über bisherige Erfahrungen, Entscheidungen und umgesetzte Verbesserungen sammeln möchten, können Interne Revisoren von RSM Poland gerne ansprechen. Unser Team hilft Ihnen zu erkennen, was bisher nicht erkannt geblieben ist, und tägliche Beobachtungen in konkrete Verbesserungen zu verwandeln, die die Erreichung bestimmter Geschäftsziele erleichtern.