Wie läuft eine Prüfung einer Familienstiftung ab? Fristen, Prüfungsumfang und Befugnisse der Prüfer

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was ist eine Familienstiftungsprüfung?
• Wie oft sollte eine gesetzliche Prüfung durchgeführt werden und welche Fristen gelten dabei?
• Wer kann eine Prüfung einer Familienstiftung durchführen und welche Qualifikationen muss ein Prüfer haben?
• Was umfasst eine Prüfung einer Familienstiftung und welche Bereiche der Tätigkeit und Vermögensverwaltung werden geprüft?
• Wie ist das Ergebnis der Prüfung und wie sieht der Prüfungsbericht aus?
• Warum ist eine Prüfung einer Familienstiftung mehr als eine gesetzliche Verpflichtung und wie wirkt sie sich auf die Sicherheit des Vermögens und das Corporate Governance aus?

Eine Familienstiftung ist eines der Instrumente des Nachfolgeverfahrens, das am 22. Mai 2023 in das polnische Rechtssystem eingeführt wurde. Sein gesetzlicher Zweck ist es, Vermögen anzuhäufen, es im Interesse der Begünstigten zu verwalten und Leistungen an Begünstigte zu erbringen. Die Tätigkeit einer Familienstiftung ist jedoch nicht nur mit Sonderrechten, sondern auch mit bestimmten Prüfverpflichtungen verbunden. Mindestens alle vier Jahre sollten ihre Tätigkeiten zur Vermögensverwaltung einer unabhängigen verpflichtenden Prüfung unterzogen werden^1,2. Worauf beruht sie und wer ist befugt, sie durchzuführen? Um dies zu klären, werden wir die wichtigsten Aspekte der Prüfung einer Familienstiftung besprechen – eines Mechanismus, der sowohl die rechtlichen Anforderungen für diese Rechtsträger erfüllt als auch ihre Tätigkeit unterstützt.

Verpflichtende Natur und Fristen für die Durchführung einer Prüfung einer Familienstiftung

Die Verpflichtung, eine Prüfung einer Familienstiftung in Bezug auf ihren bisherigen Betrieb durchzuführen, ist absolut und zyklisch. Gemäß dem Gesetz vom 26. Januar 2023 über die Familienstiftung (GBl. Pos. 326 in der geänderten Fassung) (im Weiteren: „Gesetz”), muss eine Prüfung, die Vermögensverwaltung, das Eingehen und die Erfüllung von Verpflichtungen sowie öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen umfasst, mindestens alle vier Jahre durchgeführt werden. 

Diese Frist gilt als die gesetzliche Höchstgrenze. Daher ist es unzulässig, sie durch entsprechende Bestimmungen der Satzung der Familienstiftung oder durch einen Beschluss der Versammlung der Begünstigen auszuschließen (oder die Vierjahresfrist zu verlängern)³. 

Der Gesetzgeber hat den Rechtsträgern jedoch die Möglichkeit gelassen, die Häufigkeit der Prüfungen zu erhöhen. Auf Grundlage der einschlägigen Bestimmungen der Satzung einer Familienstiftung (oder des Beschlusses der Versammlung der Begünstigten) kann die Prüfung häufiger als alle vier Jahre oder sogar freiwillig (ad-hoc) durchgeführt werden.

Eine wichtige Ausnahme vom Vierjahreszyklus ist eine Situation, in der das Ausmaß der Tätigkeit der Familienstiftung dazu führt, dass der Jahresabschluss dieser Stiftung einer verpflichtenden Prüfung im Sinne der Bestimmungen des Gesetzes vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung unterliegt (d. h. GBl. 2026, Pos. 522)⁴. In einem solchen Fall wird die verpflichtende Prüfung jährlich vor der Feststellung des Jahresabschlüsse durchgeführt⁵ und ihre Frist fällt mit der Frist für Prüfung des Jahresabschlusses zusammen.

Wer kann eine Prüfung einer Familienstiftung durchführen und welche Qualifikationen muss ein Prüfer haben?

Die Auswahl des Unternehmens, das die Prüfung durchführt, liegt in der Verantwortung der Versammlung der Begünstigten, die mit dieser Aufgabe entweder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder ein Prüfungsteam beauftragen kann. Obwohl das Gesetz beide Optionen zulässt, gilt die Ernennung eines Prüfungsteams⁶, das einen interdisziplinären Ansatz bei der Prüfung gewährleistet, als gerechtfertigter.

Zum Prüfungsteam müssen mindestens drei Personen gehören, d.h. drei bestimmte Experten: ein Wirtschaftsprüfer, ein Steuerberater und ein Rechtsanwalt.

Obwohl die Vorschriften keine detaillierten Hinweise zum Wortlaut des Beschlusses enthalten, durch den die Versammlung der Begünstigten die für die Durchführung der Prüfung verantwortlichen Unternehmen bestimmen soll, erscheint es vernünftig, dass eine bestimmte Prüfungsgesellschaft oder die Zusammensetzung des Prüfungsteams im Inhalt eines solchen Dokuments durch das Organ ausdrücklich angegeben wird⁷.

Eine wichtige Voraussetzung dafür, dass bestimmte Experten eine bestimmte Familienstiftung prüfen dürfen, ist, dass sie vollständige Unabhängigkeit und Unparteilichkeit wahren, wodurch das Risiko eines Interessenkonflikts beseitigt wird⁸. Daher werden bestimmte Kriterien für Prüfer festgelegt, deren Nichterfüllen (ganz oder teilweise) die Beteiligung eines bestimmten Prüfers an der Prüfung unmöglich macht⁹.

Eine Prüfung einer Familienstiftung kann von einer Person durchgeführt werden, die im zu prüfenden Zeitraum und während der Prüfung:

1. unabhängig von der jeweiligen Familienstiftung ist,
2. sich nicht am Entscheidungsprozess der Familienstiftung beteiligt hat und nicht beteiligt,
3. für die Familienstiftung keine Prüfungstätigkeiten durchgeführt hat bzw. durchführt oder keine Beratungsleistungen erbracht hat bzw. erbringt.

Die oben genannten Voraussetzungen bedeuten, dass ein Stifter, ein Begünstigter, ein Organmitglied oder ein Mitarbeiter einer Familienstiftung grundsätzlich ihr Prüfer nicht werden darf.

Das Verbot, die Funktion eines Prüfers auszuüben, gilt auch für Personen, die in engen Beziehungen zu Mitgliedern des Vorstands oder Aufsichtsrats einer bestimmten Stiftung stehen, sowie für Berater, die die Stiftung bei der Erstellung der Satzung und der Eintragungsunterlagen unterstützten, die laufende Rechtsberatung leisteten, ihr bei der Steuerplanung berieten oder sich an der Prüfung des Jahresabschlusses der Familienstiftung beteiligten¹⁰.

Wichtig ist, dass Prüfer bei der Beurteilung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit die Grundsätze ihrer Berufe anwenden können¹¹.

Umfang der Prüfung einer Familienstiftung – welche Bereiche der Tätigkeit und Vermögensverwaltung werden geprüft?

Prüfung einer Familiengründung ist vielschichtig, was sie von der allgemeinen Jahresabschlussprüfung unterscheidet¹². Der Mindestumfang der Prüfung konzentriert sich auf zwei Bereiche¹³:

• Verwaltung von Vermögen der Familienstiftung,
• Eingehen und Erfüllung von Verpflichtungen sowie öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen.

Jeder dieser Bereiche wird von den Experten in Bezug auf ihre:

• Ordnungsmäßigkeit,
• Zuverlässigkeit,
• Rechtmäßigkeit,
• Einhaltung der Ziele der Familienstiftung,
• Konformität mit den Dokumenten der Familienstiftung¹⁴

beurteilt.

In der Praxis umfasst der Prüfungsprozess detaillierte Tätigkeiten, bei denen die Prüfer¹⁵:

• die Vermögensverwaltungsrichtlinien im Hinblick auf Ziele der Satzung beurteilen, das Bestandsverzeichnis analysieren sowie überprüfen, ob die ausgeübte wirtschaftliche Tätigkeit im gesetzlich zulässigen Anwendungsbereich liegt (Artikel 5 des Gesetzes),
• die aktuelle Liste der Begünstigten und die an sie geleisteten Zahlungen überprüfen,
• die Richtigkeit der Ernennung der Gremien, die Korrektheit der Berechnung ihrer Amtszeit, die Gültigkeit der von ihnen gefassten Beschlüsse und die Ordnungsmäßigkeit der Vertretungsregelung überprüfen,
• Verträge und Verpflichtungen analysieren,
• die Richtigkeit von öffentlich-rechtlichen Abrechnungen und Unterhaltsabrechnungen überprüfen.

Auf welche Dokumente haben die Prüfer einer Familienstiftung Zugriff?

Gemäß Artikel 80 des Gesetzes haben die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und ein Mitglied des Prüfungsteams das Recht, Dokumente der Familienstiftung von dem Vorstand anzufordern. Ihr Katalog ist offen, und das Gesetz erwähnt direkt u.a. die aktuelle Liste der Begünstigten, die beispielsweise notwendig ist, um die Ordnungsmäßigkeit der Leistungen zu überprüfen.

Damit die Prüfung eines solchen Rechtsträgers zuverlässig ist, sollten die Prüfer den Zugriff auf viele Dokumente erhalten, einschließlich:

• Finanzbuchhaltungsunterlagen,
• Stiftungsdokumente,
• Verträge der Familienstiftung,
• Bestandsverzeichnisses und dessen Anpassungen,
• Anlagepolitik. 

Ein umfassender Zugriff ist für die Prüfer unerlässlich, um die Prüfung aus drei Perspektiven – rechtlicher, finanzieller und steuerlicher – durchführen zu können.

Wichtig ist, dass der Vorstand nicht berechtigt ist, die Anforderungen der Prüfer, die Einsicht in Dokumente zu erhalten, zu überprüfen bzw. in Frage zu stellen – es sei denn, eine solche Anforderung betrifft Dokumente, die eindeutig nicht unter den Umfang der Prüfung fallen¹⁶ und für ihre Durchführung völlig unnötig sind.

Wie ist das Ergebnis der Prüfung und wie sieht der Prüfungsbericht aus?

Das Ergebnis der Prüfungstätigkeiten ist ein schriftlicher Bericht, den die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (oder das Prüfungsteam) dem Vorstand der Familienstiftung vorlegt. Obwohl weder die Vorlage noch die Form eines solchen Berichts gesetzlich vorgeschrieben ist, muss er die Stellungnahme der Prüfer in Bezug auf geprüfte Aspekte (d. h. Aspekte in Zusammenhang mit der Vermögensverwaltung der Familienstiftung sowie mit dem Eingehen und der Erfüllung von Verpflichtungen und öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen durch die Familienstiftung¹⁷) umfassend darstellen.

Der Vorstand einer Familienstiftung ist absolut verpflichtet, in der nächsten Sitzung dieses Gremiums den Bericht dem Aufsichtsrat (oder, falls er nicht bestellt wurde, der Versammlung der Begünstigten) vorzulegen.

Für die Unparteilichkeit bei der Prüfung einer Familienstiftung spricht die Tatsache, dass ihr Vorstand nicht berechtigt ist, Änderungen am Inhalt des von den Prüfern erstellten Berichts vorzunehmen¹⁸. 

Der Bericht ist eine objektive Wissensquelle über die Lage der Familienstiftung für ihre Gremien und kann die Grundlage für notwendige Entscheidungen für die Zukunft sowie – falls Unregelmäßigkeiten festgestellt werden – für die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen sein.

Warum ist eine Prüfung einer Familienstiftung mehr als eine gesetzliche Verpflichtung und wie wirkt sie sich auf die Sicherheit des Vermögens und das Corporate Governance aus?

Die Prüfung einer Familienstiftung nur als reine Formalität und den Prüfungsbericht als ein Dokument "in die Schublade" zu behandeln, ist ein Fehler. Ein ordnungsgemäß erstellter Bericht ist ein umfassendes Aufsichtsinstrument, das weit über die übliche Prüfung von Jahresabschlüssen hinausgeht. Dank der strengen Anforderungen an die Zusammensetzung des Prüfungsteams und Unabhängigkeit der Prüfer hat die Stiftung Garantie, dass die Prüfung interdisziplinär, objektiv und ohne Interessenkonflikt durchgeführt wird.

Ein wesentlicher Vorteil einer Familienstiftungsprüfung ist ihr breiter Umfang, wodurch der dabei erstellte Bericht zu einem nützlichen Instrument zur frühzeitigen Erkennung von Risiken wird.

Zusammenfassung

Eine professionell durchgeführte Prüfung einer Familienstiftung ist ein Aufsichtsinstrument, der die langfristige Stabilität der Stiftung fördert. Eine regelmäßige und interdisziplinäre Kontrolle ermöglicht ein effizientes Risikomanagement und die Einhaltung von Corporate Governance. 

Eine Prüfung einer Familienstiftung ist daher eine Investition in die Nachhaltigkeit der Stiftung, die es ihr ermöglicht, zu handeln, ohne sich rechtlichen, steuerlichen und finanziellen Risiken auszusetzen. Wenn Sie einen Wert auf eine zuverlässige Prüfung legen, die von den Experten durchgeführt ist, die die Besonderheiten von Familienstiftungen kennen, empfehlen wir Ihnen, die professionelle Unterstützung der Unternehmensberater  von RSM Poland in Anspruch zu nehmen.

¹ Gesetzesbegründung, Parlamentsdrucksache Nr. 2798, Sejm der Republik Polen der 9. Wahlperiode, S. 39., G. Keler [w/in:] R. Adamus, P. Stec (red.), 
² „Fundacje rodzinne. Komentarz”/Familienstiftungen. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2024, Art. 77. 
3 P. Popardowski [w/in:] K. Osajda (red./Hrsg.), „Ustawa o fundacji rodzinnej. Komentarz”/Gesetz über die Familienstiftung. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2025, art. 77.
⁴ Art. 64 Abs. 1 Nr. 4 des Gesetzes vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung (d.h. GBl. 2026, Pos. 522).
⁵ G. Keler [w/in:] R. Adamus, P. Stec (red./Hrsg.), „Fundacje rodzinne. Komentarz”/Familienstiftungen. Kommentar”/, wyd./Ausg. 1, 2024, Art. 79.
⁶ P. Szot, „Podmioty uprawnione do przeprowadzenia audytu fundacji rodzinnej/Anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für eine Familienstiftung” [w/in:] M. Białas, P. Szot, „Fundacja rodzinna. Ujęcie prawne, podatkowe i bilansowe/Eine Familienstiftung. Rechtliche, steuerliche und bilanzielle Beurteilung ”, 2025.
⁷ P. Popardowski [w/in:] K. Osajda (red./Hrsg.), „Ustawa o fundacji rodzinnej. Komentarz”/Gesetz über die Familienstiftung. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2025, Art. 77.
⁸ A. Krysik [w/in:] A. Krysik, „Ustawa o fundacji rodzinnej. Komentarz”/Gesetz über die Familienstiftung. Kommentar”, wyd./Ausg. 2, 2025, Art. 78.
⁹ G. Keler [w/in:] R. Adamus, P. Stec (red./Hrsg.), „Fundacje rodzinne. Komentarz”/Familienstiftungen. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2024, Art. 78.
¹⁰ P. Szot, „Podmioty uprawnione do przeprowadzenia audytu fundacji rodzinnej/Anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für eine Familienstiftung” [w/in:] M. Białas, P. Szot, „Fundacja rodzinna. Ujęcie prawne, podatkowe i bilansowe/Eine Familienstiftung. Rechtliche, steuerliche und bilanzielle Beurteilung ”, 2025.
¹¹ P. Szot, „Podmioty uprawnione do przeprowadzenia audytu fundacji rodzinnej/Anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für eine Familienstiftung” [w/in:] M. Białas, P. Szot, „Fundacja rodzinna. Ujęcie prawne, podatkowe i bilansowe/Eine Familienstiftung. Rechtliche, steuerliche und bilanzielle Beurteilung ”, 2025.
¹² A. Mitręga [w/in:] P. Grabowski, D. Leszczyk (red./Hrsg.), „Ustawa o fundacji rodzinnej. Komentarz”/Gesetz über die Familienstiftung. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2023, Art. 77, Rn. 1.
¹³ P. Popardowski [w/in:] K. Osajda (red./Hrsg.), „Ustawa o fundacji rodzinnej. Komentarz”/Gesetz über die Familienstiftung. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2025, Art. 77.
¹⁴ G. Keler [w/in:] R. Adamus, P. Stec (red./Hrsg.), „Fundacje rodzinne. Komentarz”/Familienstiftungen. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2024, Art. 77.
¹⁵ P. Szot, „Podmioty uprawnione do przeprowadzenia audytu fundacji rodzinnej/Anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für eine Familienstiftung” [w/in:] M. Białas, P. Szot, „Fundacja rodzinna. Ujęcie prawne, podatkowe i bilansowe/Eine Familienstiftung. Rechtliche, steuerliche und bilanzielle Beurteilung ”, 2025.
¹⁶ P. Popardowski [w/in:] K. Osajda (red./Hrsg.), „Ustawa o fundacji rodzinnej. Komentarz”/Gesetz über die Familienstiftung. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2025, Art. 80.
¹⁷ P. Popardowski [w/in:] K. Osajda (red./Hrsg.), „Ustawa o fundacji rodzinnej. Komentarz”/Gesetz über die Familienstiftung. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2025, Art. 81.
¹⁸ G. Keler [w/in:] R. Adamus, P. Stec (red./Hrsg.), „Fundacje rodzinne. Komentarz”/Familienstiftungen. Kommentar”, wyd./Ausg. 1, 2024, Art. 81.