Wie sollte man einen Prokuristen einer GmbH ordnungsgemäß bestellen und Fehler vermeiden?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Ist die Bestellung eines Prokuristen in einer GmbH zwingend?
• Wie sollte ein Prokurist einer GmbH ordnungsgemäß bestellt werden?
• Darf ein Geschäftsführer einer GmbH ein Prokurist dieser Gesellschaft werden?
• Kann die Position eines Prokuristen in einer GmbH stärker als die eines Geschäftsführers sein?
• Haftet ein Prokurist für Verbindlichkeiten einer GmbH?
• Wie sollte ein Prokurist einer GmbH abberufen werden?

Prokurist – obligatorisch oder fakultativ?

Die Bestellung eines Prokuristen in einer GmbH ist nicht zwingend. Eine juristische Person (wie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung) handelt durch ihre Organe, die Teil ihrer Strukturen sind. Ein Prokurist ist kein Organ und daher kein unentbehrliches Element dieser Struktur¹.

In der Praxis ist Prokura jedoch aus Sicht der Geschäftspartner ein nützliches und sehr transparentes Instrument des Wirtschaftsverkehrs². In einigen Fällen kann sie für das effiziente Funktionieren des Unternehmens notwendig sein – z. B. wenn Geschäftsführer:

• vorübergehend nicht in der Lage sind, ihre Funktion auszuüben (z. B. wegen Krankheit),
• im Urlaub sind³,
• nicht genug Zeit haben, um alle ihre Aufgaben fortlaufend zu erfüllen,
• nicht über die entsprechenden Kompetenzen für bestimmte Tätigkeiten verfügen⁴,
• Ausländer sind, die kein Polnisch sprechen und auf technische Schwierigkeiten stoßen.

Eine GmbH kann einen oder mehrere Prokuristen haben. Über Befugnisse eines Prokuristen, Arten von Prokura und Unterschiede zwischen einer Prokura und einer Vollmacht schrieben wir bereits hier.

Wer kann ein Prokurist werden?

Prokurist kann nur eine natürliche und voll geschäftsfähige Person sein⁵. Da die Anforderungen an einen Prokuristen durch Vorschriften sehr allgemein formuliert sind, kann in der Praxis die Frage aufkommen, ob ein Mitglied eines GmbH-Organs (der Gesellschafterversammlung, des Aufsichtsrates, der Geschäftsführung) gleichzeitig der Prokurist dieser Gesellschaft werden darf.

Diese Frage wurde in der Begründung des Beschlusses des Obersten Gerichts in der Besetzung von sieben Richtern angesprochen⁶. Daraus lassen sich folgende Schlussfolgerungen ziehen:

1. Ein Gesellschafter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung darf ihr Prokurist werden, wenn er eine natürliche Person ist, die voll geschäftsfähig ist.
2. Ein Mitglied des Aufsichtsrats einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung darf nicht ihr Prokurist werden, weil der Aufsichtsrat bestellt wird, um alle Bereiche der Unternehmenstätigkeit zu überwachen, einschließlich der Tätigkeiten eines Prokuristen. Darüber hinaus ergibt sich das Verbot, die Funktionen eines Aufsichtsratsmitglieds und eines Prokuristen zu vereinen, aus Artikel 214 § 1 HGB-PL.
3. Ein Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung darf nicht ihr Prokurist werden, u.a. weil er durch Prokura solche Befugnisse erhält, die ohnehin in den Rahmen seiner Vertretungsbefugnisse fallen. 

Man sollte diese Einschränkungen bei der Wahl eines Prokuristen beachten. 

Bestellung eines Prokuristen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Sofern der GmbH-Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt, bedarf die Bestellung eines Prokuristen nach allgemeinen Grundsätzen der Zustimmung aller Geschäftsführer. Die Notwendigkeit der Einstimmigkeit der Geschäftsführung soll verhindern, dass diese Funktion von einer unangemessenen Person ausgeübt wird⁷. Es geht darum, dass Prokura ein besonderes Vertretungsverhältnis⁸ darstellt, weil der Prokurist sehr weite Befugnisse hat, im Namen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu handeln, deren Folgen für das Unternehmen und seine Geschäftsführung besonders schwerwiegend sein können⁹.

Um einen Prokuristen ordnungsgemäß zu bestellen, sollte die Geschäftsführung einstimmig einen Beschluss über die Zustimmung zur Bestellung eines Prokuristen (schriftlich zu ihrer Wirksamkeit) fassen¹⁰, in dem eine bestimmte Person (natürliche Person) als Prokurist und die Art der erteilten Vollmacht angegeben sind. Darüber hinaus muss man die schriftliche Zustimmung des Prokuristen zu seiner Bestellung einholen¹¹. 

Die Erteilung einer Prokura ist beim Unternehmerregister (Landesgerichtsregister) zu melden¹². Eine solche Anmeldung sollte die Art der Prokura benennen (und im Falle einer Gesamtprokura bzw. unechten Gesamtprokura auch die Art und Weise ihrer Ausübung). Die Eintragung einer Prokura ist nur einer deklaratorischen Natur¹³, denn sie ist bindend ab ihrer Erteilung und nicht ab ihrer Eintragung ins Register^14. 

Prokurist vs. Geschäftsführer  

Oft kommt es vor, dass eine Gesellschaft zwei Geschäftsführer hat und soll durch zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten werden. Daher kann sich die Frage nach den Befugnissen eines Einzelprokuristen im Lichte einer Gesamtvertretung stellen – d. h. kann ein Einzelprokurist Erklärungen im Namen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung allein abgeben, obwohl aus den Vertretungsregelung folgt, dass die Gesellschaft durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten werden kann? Wird in einer solchen Situation die Position eines Einzelprokuristen stärker sein als die eines Geschäftsführers?

In gewisser Weise schon. Gesetzliche bzw. vertragliche Vertretungsregelung eines Unternehmens wirkt sich nicht auf den Umfang der Befugnisse ihrer Prokuristen aus¹⁵. Die oben beschriebene gemischte Vertretung (eines Geschäftsführers gemeinsam mit einem Prokuristen) gilt als eine Form der Beschränkung der Geschäftsführung und nicht des Prokuristen¹⁶. In einem solchen Fall ist es die Geschäftsführung, die die Regelung der Gesamtvertretung respektieren muss, und der Prokurist kann allein handeln. Die bestellten Einzelprokuristen heben die Regelung der Gesamtvertretung durch Geschäftsführer nicht auf¹⁷.

Es sollte hier betont werden, dass die Geschäftsführung weiterhin ein zwingendes Organ einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist und selbst ein Einzelprokurist sie nicht ersetzen kann. Außerdem sind die Befugnisse eines Geschäftsführers letztlich umfassender als die eines Prokuristen. Ein Geschäftsführer kann nämlich Geschäfte der Gesellschaft führen und sie vertreten, wobei der Prokurist nur Vertretungsbefugnis hat.

Haftet ein Prokurist für Verbindlichkeiten einer GmbH?

Trotz der sehr weitreichenden Befugnisse eines Prokuristen ist der Umfang seiner Haftung nicht derselbe und nicht so umfassend wie der der Geschäftsführer einer GmbH. Dies ergibt sich aus dem Wortlaut des Artikels 299 § 1 des Handelsgesetzbuchs¹⁸, der vorschreibt, dass im Falle einer unwirksamen Zwangsvollstreckung gegen die Gesellschaft die Geschäftsführer für Verbindlichkeiten dieser Gesellschaft gesamtschuldnerisch haften.

Da sich diese Bestimmung nur auf Geschäftsführer bezieht, besteht kein Grund anzunehmen, dass auch Personen, die andere Funktionen im Unternehmen ausüben (einschließlich Prokuristen), für die Verbindlichkeiten dieses Unternehmens haftbar sein könnten¹⁹.

Wofür haftet also ein Prokurist? Ein Prokurist haftet nur für seine eigenen, im Namen des Unternehmens durchgeführten Tätigkeiten nach allgemeinen Grundsätzen, d. h. bei eigenem Verschulden.

Abberufung eines Prokuristen und Erlöschen einer Prokura

Eine Erklärung eines beliebigen Geschäftsführers, die jederzeit abgegeben werden kann, reicht aus, um einen Prokuristen abzuberufen (sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht). Aufgrund fehlender einheitlicher Stellungnahme in der Lehre bezüglich der Möglichkeit, eine Prokura durch einen Geschäftsführer zu widerrufen (d. h. unabhängig von der Vertretungsregelung des Unternehmens), damit die Vertretungsmacht des Prokuristen wirksam erlischt, empfehlen die Experten für Corporate Advisory eine vorsichtige Lösung, nämlich sicherzustellen, dass die Erklärung über den Widerruf der Prokura gemäß der Vertretungsregung des Unternehmens abgegeben wird^20.

Es ist darauf hinzuweisen, dass neben der Abberufung eines Prokuristen eine Prokura auch kraft Gesetzes u.a. in den folgenden Fällen erlischt²¹:

1. im Falle des Todes eines Prokuristen der GmbH;
2. im Falle der Eröffnung der Liquidation der GmbH;
3. im Falle der Erklärung der Insolvenz der GmbH;
4. im Falle der Umwandlung der GmbH;
5. im Falle der Bestellung eines Abwesenheitskurators für die GmbH gemäß Art. 42 § 1 ZGB.

Die Abberufung eines Prokuristen sowie das Erlöschen einer Prokura sind bei dem Unternehmerregister (Landesgerichtsregister) zu melden²².

Zusammenfassung

Eine ordnungsgemäße Bestellung eines Prokuristen und Gestaltung einer Prokura (sowie umfassende Kenntnis des Haftungsumfangs und der Regeln zur Abberufung eines Prokuristen) sind von entscheidender Bedeutung für die Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs und das effiziente Funktionieren einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

Falls Sie überlegen, ob die Bestellung eines Prokuristen in Ihrem Unternehmen eine gute Idee ist, besprechen Sie dieses Thema mit einem Berater, indem sie die professionelle Unterstützung von RSM Poland in Anspruch nehmen.

¹ Z. Radwański, A. Olejniczak (red./Red.), Prawo cywilne – część ogólna. System Prawa Prywatnego Tom 2, wyd. 3/Zivilrecht – allgemeiner Teil. Privatrechtssystem. Band 2, Auflage 3, 2019, Legalis.
² Z. Radwański, A. Olejniczak (red./Red), Prawo cywilne – część ogólna. System Prawa Prywatnego Tom 2, wyd. 3/Zivilrecht – allgemeiner Teil. Privatrechtssystem. Band 2, Auflage 3, 2019, Legalis.
³ Urteil des Obersten Gerichts – Zivilkammer – vom 27. April 2001, II CZP 6/01, Legalis.
⁴ S. Michalak, Zakres umocowania prokurenta w postępowaniu rejestrowym/Umfang der Befugnisse eines Prokuristen im Registerverfahren, Monitor Prawa Handlowego 2022, Nr. 3, S. 35-43.
⁵ Vgl. Art. 109[2] des Zivilgesetzbuches vom 23. April 1964 (d.h. GBl. 2025, Pos. 1071).
⁶ Urteil des Obersten Gerichts vom 30. Januar 2025, Az. III CZP 34/14, Legalis.
⁷ Opalski (red./Red.), Kodeks spółek handlowych. Tom IIA. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Komentarz/Handelsgesetzbuch. Band IIA. Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Kommentar. Art. 151–226, wyd./Auflage 1, 2018; 
⁸ P. Pinior, J. A. Strzępka (red./Red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz, wyd./ Handelsgesetzbuch. Kommentar, Auflage 1, 2024, Legalis.
⁹ Z. Jara (red./Red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz, wyd./Dt. Handelsgesetzbuch. Kommentar, Auflage 29, 2025, Legalis. 
¹⁰ Vgl. Art. 109[2] des Zivilgesetzbuches vom 23. April 1964 (d.h. GBl. 2025, Pos. 1071).
¹¹ Vgl. Art. 19a Abs. 5 des Gesetzes vom 20. August 1997 über das Landesgerichtsregister (d.h. GBl. 2025, Pos. 869).
¹² Vgl. Art. 109[8] des Zivilgesetzbuches vom 23. April 1964 (d.h. GBl. 2025, Pos. 1071).
¹³ Z. Jara (red./Red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz, wyd./Dt. Handelsgesetzbuch. Kommentar, Auflage 29, 2025, Legalis.
¹⁴ Z. Radwański, A. Olejniczak (red./Red.), Prawo cywilne – część ogólna. System Prawa Prywatnego Tom 2, wyd. 3/Zivilrecht – allgemeiner Teil. Privatrechtssystem. Band 2, Auflage 3, 2019, Legalis.
¹⁵ Urteil der Nationalen Berufungskammer vom 23. März 2017, KIO 461/17, Legalis. 
¹⁶ Urteil des Obersten Gerichts - der Kammer für Arbeit, Sozialversicherungen und Öffentliche Angelegenheiten vom 25. Februar 2016, II PZ 24/15, Legalis. 
¹⁷ Urteil der Nationalen Berufungskammer vom 23. März 2017, KIO 461/17, Legalis.
¹⁸ Handelsgesetzbuch vom 15. September 2000 (d.h. GBl. 2024, Pos. 18).
¹⁹ Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz, wyd./Dt. Handelsgesetzbuch. Kommentar, Auflage 29, 2025, Legalis.
²⁰ M. Rodzynkiewicz, BD30 Prokura w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością/Prokura in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, BeckDirect, Legalis.
²¹ Z. Radwański, A. Olejniczak (red./Red.), Prawo cywilne – część ogólna. System Prawa Prywatnego Tom 2, wyd. 3/Zivilrecht – allgemeiner Teil. Privatrechtssystem. Band 2, Auflage 3, 2019, Legalis
²² Vgl. Art. 109[8] des Zivilgesetzbuches vom 23. April 1964 r. (d.h. GBl. 2025, Pos. 1071).