Was soll man beachten, um einen Jahresabschluss richtig aufzustellen – gewählte Fragen

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wann kann ein Abschlussprüfer die Höhe von aktiven latenten Steuern in Frage stellen?
• Wie sollen die Umsatzerlöse für Waren oder fertige Erzeugnisse im Jahresabschluss erfasst werden?
• In welchen Fällen sind im Jahresabschluss die Verbindlichkeitsrückstellungen zu erfassen?

Wie wir in dem Beitrag über die Vorbereitung des Unternehmens auf den Abschluss des Geschäftsjahres erwähnt haben, weisen Abschlussprüfer jedes Jahr auf das Fehlen bestimmter Angaben in den Jahresabschlüssen und die Fehler hin, die von ihnen korrigiert werden müssen. Laut den uns vorliegenden Informationen erhält mehr als die Hälfte der in Polen geprüften Unternehmen regelmäßig Empfehlungen zur Verbesserung ihrer Jahresabschlüsse. Dies bedeutet, dass die meisten Jahresabschlüsse wesentliche Unregelmäßigkeiten aufweisen und die Finanzdaten in Abschlüssen – zumindest vor der Abschlussprüfung – von den Unternehmen nicht klar und zuverlässig dargestellt werden. Viele dieser Mängel resultieren aus den nicht ausreichenden Kenntnissen und einem nicht ausreichenden Engagement der Geschäftsführungen/Vorstände und der Mitglieder von Aufsichtsorganen in Rechnungslegungsfragen. Dies ist ein Argument für die Begründetheit einer obligatorischen externen Prüfung von Jahresabschlüssen, die von unabhängigen Experten, d.h. Wirtschaftsprüfern durchgeführt wird.

Welche Fehler entdecken am häufigsten Abschlussprüfer bei Prüfung eines Jahresabschlusses? Wie entstellen diese Fehler das Bild von Geschäftsvorfällen, wodurch sie sich auf die Zuverlässigkeit der an Geschäftsinhaber und Interessenvertreter dargestellten Angaben auswirken. Wichtige Fragen in diesem Bereich sollten an konkreten, lebensnahen Beispielen diskutiert werden.

Fehler in Erfassung von Sachanlagen und immateriellen Vermögensgegenständen im Jahresabschluss

Im Falle von Sachanlagen und immateriellen Vermögensgegenständen beruht der häufigste Fehler, der durch Prüfungsgesellschaften erkannt wird, auf fehlender Überprüfung des Abschreibungssatzes und dessen Bestimmung ohne Berücksichtigung der wirtschaftlichen Nutzungsdauer von Vermögensgegenständen.

Das Auslassen dieser Tätigkeiten weist auf eine unsachgemäße Organisation der Prozesse und fehlenden Informationsfluss zu aktuellem Vermögen, Änderungstempo, geplanten Ausfällen, Zeiten erhöhter Produktion oder geplanter Ersetzung von gebrauchten Maschinen durch neue Maschinen. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen den FiBu-Mitarbeitern seine Annahmen und Pläne bezüglich der Nutzung des gewonnenen Vermögens nicht mitteilt.

Die Berücksichtigung der FiBu-Abteilung beim Informationsfluss des Unternehmens ist nämlich sehr wichtig, denn sie lässt das Risiko der Fehler bei der Darstellung der Sachanlagen und immateriellen Vermögensgegenstände im Jahresabschluss deutlich einschränken. Dies führt nicht nur zu effizienteren Tätigkeiten im Zusammenhang mit der obligatorischen Abschlussprüfung, sondern auch zu einer genaueren Ermittlung des Finanzergebnisses und einem gesteigerten Vertrauen von Investoren und Kunden in ein Unternehmen, das angemessen transparent handelt.

Wertberichtigungen auf Vermögensgegenstände in der Bilanz

In Bezug auf die Annahmen und Betriebshaushalt (bzw. andere Informationen, die den Geschäftsführungen/Vorständen bereitgestellt sind) soll man auch die Konsequenzen des Verzichts auf die laufende Analyse von erzielten Erträgen (Vorteilen) des Unternehmens gegenüber den von ihm genutzten Vermögensgegenständen erwähnen.

Während der Abschlussprüfung können Abschlussprüfer u.a. den Wert von Sachanlagen (die keine wirtschaftlichen Vorteile bringen) und die Höhe von aktiven latenten Steuern in Frage stellen (wenn aus dem Haushaltsplan – falls er durch das Unternehmen erstellt wird – keine Möglichkeit zur Zahlung dieser Steuer in Zukunft bei gleichzeitiger Inanspruchnahme dieser Vermögensgegenstände resultiert).

Um die Korrekturen des Abschlussprüfers (und die damit zusammenhängenden erheblichen Wertberichtigungen) bzw. die Einschränkungen im Bestätigungsvermerk (oder sogar den Verzicht auf die Abgabe eines Prüfungsurteils) zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Voraussetzungen für die Erfassung des Wertverlustes des Anlagevermögens durch die Buchhaltung zu analysieren.

Bestandsaufnahme von Vorräten und der Zeitpunkt der Ertragserfassung

Vorräte und Umsatzerlöse sind ein umfangreiches Thema, deswegen konzentrieren wir uns nur auf ein häufiges und für die Darstellung und Zuverlässigkeit der Rechnungslegung relevantes Problem: eine nicht ordnungsgemäße (zu frühe) Erfassung der Umsatzerlöse für Waren oder fertige Erzeugnisse.

Das Rechnungslegungsgesetz definiert nicht den Zeitpunkt der Ertragserfassung. Aus der Rechnungslegungslehre kann man jedoch schlussfolgern, dass der Ertrag in derjenigen Periode zu erfassen ist, die er betrifft (Grundsatz der Periodenabgrenzung), vorausgesetzt dass sich die wirtschaftlichen Vorteile daraus und die darauf bezogenen Aufwendungen glaubwürdig bewerten lassen (Verhältnismäßigkeitsgrundsatz).

In der Praxis können sich diese Hinweise als nicht ausreichend erweisen, deswegen sollte man für eine richtige Bestimmung des Zeitpunkts der Ertragsentstehung die Internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS)¹ anwenden. Nach dem Rechnungslegungsgesetz können Unternehmen in Angelegenheiten, die durch dieses Gesetz und Nationale Rechnungslegungsstandards nicht geregelt sind, die IFRS anwenden.

Unternehmen können (und sollen) sich nach den internationalen Leitlinien orientieren, sogar wenn sie die Jahresabschlüsse nach IFRS nicht aufstellen, denn dadurch kann der Betrag für Waren bzw. fertige Erzeugnisse, in Bezug auf welche die Verfügungsmacht auf den Käufer übertragen wurde, als Umsatzerlös ordnungsgemäß eingestuft werden. Mehr dazu schrieben wir auf unserem Blog in einer Reihe von Beiträgen zu IFRS 15.

Beispiel für Anwendung von IFRS in der Bilanz und in der Gewinn- und Verlustrechnung

Nimmt der Käufer die gekaufte Ware vor 31.12.2025 nicht ab, d.h. er nimmt das Auto im Autohaus am 05.01.20206 ab, dann ist es wichtig, dass der Verkäufer solch eine Ware aufnimmt und sie unter den Vorräten zum Ende der notwendigen Jahres ausweist, weil die Verkaufsbedingungen, d.h. u.a. die Übertragung der Verfügungsmacht einschließlich Vorteile und Risiken auf den Käufer nicht erfüllt wurden².

Durch die Anwendung der Bestimmungen von IFRS kann das Unternehmen eine wesentliche Entstellung der Bilanz (des Bestands der Vorräte und Forderungen), der Gewinn- und Verlustrechnung (der Umsatzerlöse auf der Ertragsseite und der Aufwendungen für verkaufte Waren oder fertige Erzeugnisse) sowie des Nettogewinns vermeiden, denn trotz der Ausstellung von Ausgangsrechnung im Dezember erfolgt die Verbuchung erst im Folgejahr.

Auch eine umgekehrte Situation ist möglich: die Herausgabe der Ware oder des fertigen Erzeugnisses vor Ende des Jahres kann keinen Verkauf bedeuten, falls die Verfügungsmacht über das gekaufte Gut auf den Käufer nicht überging, denn gemäß den Vertragsbedingungen sollte die Ware oder das fertige Erzeugnis an die Betriebsstätte des Käufers geliefert werden, was der Verkäufer bis zum Ende des Geschäftsjahres nicht getan hat.

Bewertung von Vorräten

Eine ordnungsgemäße Bewertung von Vorräten ist die weitere Frage, die durch die Buchhaltung oft übergangen wird und für das Bild der Finanz- und Vermögenslage des Unternehmens eine große Bedeutung hat. Häufiger treten in den Jahresabschlüssen Fehler auf, die mit der Ermittlung des Vorratswertes im Verhältnis zu dem erreichbaren Preis zusammenhängen als diejenigen, die mit der Berechnung der Bestände, Erfassung der einzelnen Herstellungskosten bzw. mit den Abgangsgrundsätzen von RHB-Stoffen und Waren verbunden sind.

Der Grund dafür ist einfach – Unternehmen ziehen keine Schlüsse aus der Analyse der Wirtschaftslage und machen keinen Gebrauch von Marktinformationen. Obwohl die Informationen über die Preise (und über die Nachfrage nach den Gütern des Unternehmens) vor dem Abschluss der Bücher für das jeweilige Jahr an sie bereitgestellt werden, wird der nach dem Bilanzstichtag erreichbare Preis für die Vorräte nicht überprüft. Somit ist der Vorratswert oft höher als erreichbarer Preis.

Aufgrund der bestimmten durchgeführten Prüfungshandlungen schlagen die Abschlussprüfer dann die Berichtigung des Vorratswertes vor. Gemäß Art. 28 Abs. 1 Nr. 6 des Rechnungslegungsgesetzes (RLG-PL) sind Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens nach Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu bewerten, die jedoch nicht höher als ich Nettoverkaufspreis zum Bilanzstichtag sind. Daher sollte man bereits zum Bilanzstichtag die Wertberichtigung vornehmen (sofern wir wissen, dass der Verkaufspreis niedriger als der ursprüngliche Wert ist – gemäß der verwendeten Bewertungsmethode).

Beispiel für eine Differenz in der Vorratsbewertung im Jahresabschluss

Das im Dezember 2025 hergestellte Erzeugnis mit einem Wert von 100 Einheiten wurde im Februar des Folgejahres (vor der Aufstellung des Jahresabschlusses) für 95 Einheiten veräußert. Wenn Differenz in Bezug auf den als Ganzes zu betrachtenden Jahresabschluss wesentlich ist, sollte das Unternehmen zum 31.12.2025 eine Wertberichtigung von 5 Einheiten vornehmen.

Finanzinstrumente

Ein ziemlich häufiger Fehler, der von den Experten für Abschlussprüfung bemerkt wird, sind auch die fehlenden Angaben von Finanzinstrumenten, die zur Sicherung des jeweiligen Währungsgeschäfts bzw. Spekulation erworben wurden. Wie in den oben genannten Beispielen sind die fehlenden Angaben auf: 

• den fehlenden Informationsfluss (falls die Geschäftsleitung die Buchhaltung über einen mit der Bank unterzeichneten Vertrag nicht informiert),
• die fehlenden Kenntnisse, die für die Notwendigkeit der Schulung der FiBu-Mitarbeiter hinweisen,

zurückzuführen.

Beispiel für Abgabe eines Jahresabschlusses mit Finanzinstrumenten

Die Geschäftsleitung eines Unternehmens, das die RHB-Stoffe für Euro erwirbt, führte am 1.12.2024 aus Angst um den Rückgang des Wertes der polnischen Währung gegenüber Euro ein Geschäft durch, das auf dem Kauf von 100 EUR für 420 PLN zu einem späteren Zeitpunkt – d.h. 3 Monate später – beruhte (weil sie erwartete, dass man in der Zukunft für 1 EUR mehr als 4,20 PLN zahlen muss). Das Unternehmen ist verpflichtet, das gekaufte Finanzinstrument zum Ende des Geschäftsjahres 2024 zu solch einem Wert zu bewerten, der zum Bilanzstichtag ermittelt wird (obwohl sich die Abwicklung des Instruments auf Ende Februar 2025 bezieht). Ist der Terminkurs vom 31.12.2024 betreffend die Abwicklung des Finanzinstruments am 28.02.2025 höher als 4,20 PLN/EUR, dann sind die Erträge daraus zu erfassen; andernfalls – Finanzaufwendungen.

Neben der Berechnung und Bewertung von Finanzinstrumenten soll man auch die entsprechende Offenlegung von Angaben darüber in dem Anhang beachten. Dies ergibt sich sowohl aus dem Rechnungslegungsgesetz, als auch aus der Verordnung des Finanzministers über Finanzinstrumente.

Bewertung und Darstellung der Verbindlichkeiten und Rückstellungen für Verbindlichkeiten

Der häufigste Fehler bei den Rückstellungen ist (so wie im Falle von Finanzinstrumenten) ihre Nichtberücksichtigung in dem Jahresabschluss, obwohl Unternehmen dazu aufgrund der vergangenen Geschäftsvorfälle verpflichtet sind.

Unternehmen bilden weder Urlaubsrückstellungen, noch Garantierückstellungen noch Rückstellungen für Jubiläumszuwendungen (obwohl sich diese Notwendigkeit aus dem Realisationsprinzip herleitet). Dabei sind gerade die Urlaubsrückstellungen diejenige Kategorie, die durch Unternehmen am häufigsten übergangen wird, denn – wie sie es meistens begründen – „die Arbeitnehmer nehmen die ausstehenden Urlaubstage bis Ende September des Folgejahres in Anspruch”.

Beispiel für Erfassung der ausstehenden Urlaubstage im Jahresabschluss

Ende 2024 lagen die ausstehenden Urlaubstage bei 100 Tagen. Bei der Annahme, dass der Durchschnittslohn bei 5.000 PLN liegt, soll das Unternehmen eine Urlaubsrückstellung von ca. 28.000 PLN bilden. Die Tatsache, dass zum 30.09.2025 100% der ausstehenden Urlaubstage in Anspruch genommen wurden, ist ohne Bedeutung, denn die betrieblichen Aufwendungen waren unverhältnismäßig zu den Erträgen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit (durch die fehlende Inanspruchnahme des Urlaubs trugen die Arbeitnehmer zur Erhöhung der Möglichkeit für Erzielen von höheren Erträgen bei). 

Ein anderer häufiger und wesentlicher Fehler der Buchhaltung ist die Nichtberechnung der Zinsen auf Finanzverbindlichkeiten oder die fehlenden Angaben von Handelsverbindlichkeiten im Jahresabschluss, wenn die Dienstleistung in der Periode erbracht wurde (bzw. das Unternehmen die Verfügungsmacht über das erworbene Gut übernahm/Vorteil daraus erzielte), für die der Jahresabschluss aufgestellt wird, obwohl die jeweilige Verpflichtung tatsächlich nach dem Bilanzstichtag erhalten wurde. Dies hängt mit dem Zeitpunkt der Erfassung des Erwerbsaufwands für Güter und der Handlungsgrundsatz ist ähnlich wie zum Zeitpunkt der Ertragserfassung.

Beispiel für eine ordnungsgemäße Darstellung einer Verbindlichkeit

Eine Transportgesellschaft erhielt Ende Januar 2026 die Zusammenstellung der Reparaturen und Ausbesserungen von Fahrzeugen, die während der Leistungserbringung im Geschäftsjahr mit dem Bilanzstichtag zum 31.Dezember 2025 in verschiedenen europäischen Ländern verkehrten. Aufgrund dieser Zusammenstellung erhielt die Gesellschaft eine Rechnung dafür kurz vor der Beendigung der Arbeiten an dem Jahresabschluss. Die FiBu-Mitarbeiter sollen diesen Betrag unter Aufwendungen für Wartungsdienstleistungen und in der Bilanz unter Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfassen.

Etwas anderes gilt für Bildung der Rückstellungen für Prüfungsleistungen („Prüfung der Bilanz”), für die eine Rechnung nach der Schließung des Jahresabschlusses bereitgestellt wird. Die Dienstleistung wird in dem Folgejahr nach dem zu prüfenden Jahr erbracht, jedoch sie betrifft das Berichtsjahr. Deswegen soll man in dem Berichtsjahr die Aufwendungen daraus erfassen und die Rückstellung für Abschlussprüfung unter den „passiven Rechnungsabgrenzungsposten” ausweisen (im Gegensatz zu dem vorgenannten Beispiel betreffend die Wartung von Fahrzeugen wird die Dienstleistung in diesem Fall mit einer Rechnung nach dem Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses bestätigt). Die Dienstleistung betrifft nämlich das Berichtsjahr und nur der formelle Beleg – die Rechnung – wird später, d.h. nach der Aufstellung des Jahresabschlusses bereitgestellt.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses lohnt es sich, einen Experten zu konsultieren

Wie man sieht, kann ein erfahrender Abschlussprüfer bei der Prüfung eines Jahresabschlusses viele Fehler entdecken. Diejenigen, die wir bereits erwähnt haben, sind nur die Spitze des Eisbergs. Dieses Problem betrifft nicht nur die Abschlüsse selbst –  Abschlussprüfer finden auch viele quantitäts- und qualitätsbezogene Fehler in dem Anhang, in der Einführung zum Jahresabschluss, in dem Lagebericht oder in der Kapitalflussrechnung.

Wenn man dazu noch die ganze Gruppe von Fehlern wie das Fehlen von entsprechenden Angaben hinzufügt, kann man feststellen, dass im Zeitraum, in dem das Geschäftsjahr und das Steuerjahr zu schließen sind, nicht nur die Buchhaltung und die Geschäftsleitung des Unternehmens, sondern auch die Prüfungsgesellschaften hart arbeiten. Die Hinweise, wie Sie einen guten Abschlussprüfer wählen sollen, finden Sie natürlich in unseren Beiträgen.

Bei irgendwelchen Fragen und Zweifeln zu diesem Thema können Sie uns direkt kontaktieren, z.B. auf LinkedIn.

¹ Darunter versteht man International Financial Reporting Standards (IFRS), International Accounting Standards (IAS) sowie Interpretationen des IFRS Interpretations Committees bzw. des früheren Standing Interpretation Committees.

² Eine andere Situation ist der Fall, wo die Waren innerhalb der genannten Frist ausgesondert und für die Anlieferung an den Käufer vorbereitet wurden, der auf eine ausdrückliche Weise die Anweisungen bezüglich der verspäteten Anlieferung bestätigen würde.