Vorbereitung einer Organisation auf JPK CIT-Berichterstattung

Die Implementierung der JPK CIT-Berichterstattung ist eines der komplexesten steuerlichen und technologischen Vorhaben der letzten Jahre. Es handelt sich um einen Prozess, der von der Organisation erfordert, geeignete technologische Lösungen einzuführen – u.a. durch eine ordnungsgemäße Anpassung des ERP-Systems oder der Finanz- und Buchhaltungssoftware –sowie die für die Berichterstattung verwendeten Informationen umfassend zu organisieren, was in erster Linie die Identifikation von Datenquellen und deren Erstellungsweise umfasst, aber auch eine sachliche Überprüfung der Konsistenz und Konformität der an Finanzbehörden übermittelten Informationen mit den Informationen, die bei Erfüllung anderer steuerlicher Verpflichtungen gemeldet werden. Und das bedeutet, dass man – um keinen Fehler zu machen – eine sehr breite Perspektive einnehmen sollte.

Implementierung von JPK CIT-Berichterstattung erfordert viel Zeit und Arbeit

Aufgrund des Inkrafttretens der Verpflichtung zur Implementierung des Landesweiten E-Rechnungssystem im Jahr 2026, dessen Umsetzung einen erheblichen Ressourceneinsatz von polnischen Unternehmen erforderte, verschoben viele davon ihre Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Implementierung der JPK CIT-Berichterstattung auf das zweite Halbjahr 2026.

Obwohl die Frist für die verpflichtende Berichterstattung für die meisten Körperschaftsteuerpflichtigen erst am 31.07.2027 abläuft, kann sich eine zu lange Verzögerung der notwendigen Tätigkeiten rächen. Als Steuerberater mit umfassender Erfahrung in der Koordination von Geschäftsprozessen empfehlen wir Ihnen daher, umgehend Maßnahmen zu ergreifen, um die JPK CIT-Berichterstattung in Ihrer Organisation zu implementieren.

Es sollte bemerkt werden, dass wenn in den Buchhaltungssystemen die entsprechenden Daten fehlen (oder infolge von Änderungen fehlerhafte Eintragungen darin erscheinen), sie entsprechend angepasst werden müssen, um den neuen Verpflichtungen gerecht zu werden. Je später die Implementierung beginnt, desto mehr Eintragungen können geändert werden.

Lassen Sie uns also die wichtigsten Phasen der Vorbereitung einer Organisation auf die JPK CIT-Berichterstattung besprechen.

Technische Vorbereitung der Software, die zur Erstellung einer JPK CIT-Datei verwendet wird

Ein wichtiger Aspekt der Implementierung von JPK CIT-Berichterstattung ist die Vorbereitung entsprechender technischer Infrastruktur.

Im Falle von Finanz- und Buchhaltungssystemen, die von polnischen Herstellern angeboten werden bzw. spezielle polnische Lokalisierungspakete verwenden, können Unternehmen in der Regel auf Softwareupdates und die Möglichkeit zählen, eine geeignete Schnittstelle zu installieren, die es ihnen ermöglicht, eine JPK CIT im vom Finanzministerium geforderten Format zu erstellen und zu übersenden.

Falls solche Lösungen angewendet werden, ist das kein großes Problem. Leider stellt die technische Infrastruktur eine viel größere Herausforderung für Steuerpflichtige dar, die ihre Bücher mittels einer durch ausländische Muttergesellschaften aufgezwungenen Software führen. Diese Software ist oft minimal (und manchmal sogar gar nicht) an die polnischen Berichterstattungsanforderungen angepasst. In einer solchen Situation erfordert die Implementierung zusätzlicher Software in der Regel Vereinbarungen auf Ebene der Unternehmensgruppe, was den Beginn der Generierung von JPK CIT-Dateien weiter verlängert und erschwert.

Als Steuerberater mit umfassender Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Organisationen empfehlen wir daher, in der ersten Phase des Prozesses realistisch zu beurteilen, ob es möglich ist, JPK CIT direkt mittels der bestehenden Unternehmenssoftware zu erstellen und zu übersenden, oder ob es vorteilhafter ist, die Dienste externer Anbieter im Rahmen von Outsourcing der Buchhaltung oder Berichterstattung in Anspruch zu nehmen. Unternehmen, die sich auf diese Art von Dienstleistungen spezialisiert haben – wie RSM Poland – können nach Erhalt der von dem Unternehmen aus seinem System exportierten Daten diese in eine JPK CIT-Datei umwandeln und sie auf Grundlage der erteilten Vollmacht im Namen des Steuerpflichtigen an die zuständigen Finanzbehörden weiterleiten.

Eine solche Outsourcing-Lösung ist besonders vorteilhaft für Steuerpflichtige, die ihr Buchhaltungssystem im Laufe des Steuerjahres ändern, insbesondere da einer der führenden ERP-Softwareanbieter derzeit die Implementierung einer neuen Version der Software verlangt, was in der Praxis eine Änderung des Systems zur Führung der Handelsbücher darstellt und viele Anpassungen und Vereinheitlichungen im System erforderlich macht, was sich in Bezug auf JPK CIT als problematisch erweisen kann.

Vorbereitung aller erforderlichen Daten für Berichterstattung

Die Struktur von JPK_KR_PD erfordert, praktisch ganze Bücher zu melden und in strukturierter Form darzustellen.

Es ist wichtig, dass die gemeldeten Daten direkt aus dem Finanz- und Buchhaltungssystem stammen, weil Änderungen der Daten auf Berichtsebene – wenn sie den Inhalt der Bücher beeinträchtigen – als Mängel der Bücher angesehen werden können.

Überprüfung und Organisation des Kontenrahmens des Steuerpflichtigen

Ein wichtiger Punkt dieser Phase ist die Überprüfung des Kontenrahmens, der die Identifikation von steuerlich „uneinheitlichen” Konten (d. h. solchen, auf denen das Unternehmen sowohl steuerliche als auch nichtsteuerliche Kategorien erfasst) ermöglicht.

Es ist außerdem notwendig, Posten zu identifizieren, die das Bilanzergebnis und das steuerliche Ergebnis sowie außerbilanzielle Ereignisse differenzieren, die das aktuelle steuerliche Ergebnis beeinflussen (wie „hypothetische Zinsen” oder Einkünfte aus geldwerter Vorteile). Anschließend ist es notwendig, die Methode zur Zuordnung und Erfassung der oben genannten Geschäftsvorfälle in den Büchern zu bestimmen, sodass nach dem Datenexport das steuerliche Ergebnis mit der Körperschaftsteuer-Berechnung abgestimmt werden kann. 

Leider kann dies zusätzliche Analysen erfordern.

Zuweisung von Buchhaltungstags zu SAF-T-Strukturen

Ein weiterer notwendiger Schritt zur Vorbereitung der Daten, die für die Einreichung von JPK CIT erforderlich sind, ist die angemessene Zuweisung von Tags, die von den Strukturen der Standard Audit File (JPK) verwendet werden.

Der Gesetzgeber hat sieben Pakete der JPK CIT-Buchhaltungstags vorbereitet (die in den Feldern S_12_1 und S_12_2 einzugeben sind), aber in der Praxis verwenden die meisten Steuerpflichtigen nur einen Tagset für die sog. „sonstigen Unternehmen”.

Einige Anbieter von Software, die für die Implementierung von JPK CIT vorbereitet wurde, bieten Lösungen an, bei denen der Kontenrahmen sofort mit den zugewiesenen Tags verfügbar ist. In einer solchen Situation sollte der Steuerpflichtige deren Richtigkeit überprüfen und prüfen, ob ein richtiges Buchhaltungstag einem bestimmten Bestands- und Erfolgskonto zugewiesen wurde.

Es ist wichtig zu bedenken, dass man, um ein Tag ordnungsgemäß zuzuweisen, auf die Art der auf dem Konto erfassten Transaktionen achten sollte und nicht auf die Beschreibung des Kontos selbst oder dessen Lage in der Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung.

Der letzte Schritt zur Vorbereitung der Daten ist die Zuweisung von Steuertags im Feld S_12_3. Diese Tags sind für Erfolgskonten und außerbilanzielle Konten vorgesehen, deren Salden den Übergang von dem Buchhaltungsergebnis zum steuerlichen Ergebnis beeinflussen.

Daher empfehlen wir, die Regeln der Datenzuordnung zu vereinheitlichen, wodurch das Risiko von Dateninkonsistenz in JPK CIT im Vergleich zur Körperschaftsteuer-Berechnung minimiert werden kann.

Test-Berichterstattung und JPK CIT-Versandsversuch

Nachdem die durch die neuen Vorschriften geforderten Daten erhoben und vorbereitet wurden und sichergestellt wurde, dass das ERP-System zum Versand von JPK CIT bereit ist, sollte man Testberichte erstellen.

Sie können sich auf ein kleineres Datenvolumen beziehen, z. B. auf Daten aus einem Monat. Es lohnt sich, einen Testbericht, der als eine .xml- oder Excel-Datei erstellt wurde, mit den verfügbaren Testtools zu visualisieren, um eventuelle Inkonsistenzen zu erkennen. 

Die häufigsten JPK CIT-Fehler sind während der Tests:

• Abweichung der Saldensumme (z.B. bei einseitiger Buchung auf außerbilanziellen Konten), 
• fehlende Datenkontinuität, 
• falsche Daten,
• Lücken im Journal,
• Mängel in Transaktionsbeschreibungen.

Die Tests helfen Steuerpflichtigen zu beurteilen, ob Änderungen in den Systemeinstellungen notwendig sind (und ob sie ausreichen, um Daten ordnungsgemäß aus dem System zu exportieren und im erforderlichen Format zu melden) oder ob das Problem mit der Nichtübereinstimmung der Standard Audit File mit den Richtlinien auf Unregelmäßigkeiten in der Buchführung des Unternehmens zurückzuführen ist.

Überprüfung der Konsistenz von Daten, die der JPK CIT-Berichtspflicht unterliegen

Ein wichtiger Aspekt ist die Aufrechterhaltung der Datenkonsistenz – nicht nur innerhalb von JPK CIT selbst (d. h. zwischen Daten in einzelnen Knoten, z. B. auf Kontensalden), sondern auch zwischen anderen Steuer- oder Buchhaltungsberichten.

Zuerst sollte man die erstellte JPK CIT-Datei mit der Körperschaftsteuer-Berechnung vergleichen. Obwohl Steuertags oder der Einkommensteuerabrechnungsknoten (der für 2025 nicht verpflichtend ist) nicht vollständig mit dem steuerlichen Ergebnis übereinstimmen müssen, lohnt es sich, die Konformität seiner Komponenten zu analysieren.

Man sollte auch überprüfen, ob die JPK CIT-Datei den im Jahresabschluss dargestellten Angaben entspricht. Ein Steuerpflichtiger kann mithilfe der Tags eine Bilanz oder eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen und auf diese Weise ihre Konformität vergleichen.

Es ist zu beachten, dass Finanzbehörden auf Grundlage der in der Standard Audit File für Körperschaftsteuer bereitgestellten Daten weitere steuerliche Aspekte automatisch überprüfen können, einschließlich:

• Quellenbesteuerung,
• Verrechnungspreise,
• Mindeststeuer,
• Steuer auf verlagerte Einkünfte,
• Abrechnungen der steuerlichen Förderung für Forschung und Entwicklung,
• Abrechnungen der Steuerentlastung IP-BOX.

Vor diesem Hintergrund lohnt es sich daher, die mit diesen Themen zusammenhängenden Abrechnungen vorher zu überprüfen und deren Ergebnisse mit den Daten zu vergleichen, die im Rahmen einer JPK CIT den polnischen Finanzbehörden vorgelegt werden. 

Bei Implementierung von JPK CIT ist große Vorsicht geboten

Die Implementierung von JPK CIT-Berichterstattung erfordert einen erheblichen Einsatz von Ressourcen und Fachkräften aus verschiedenen Bereichen (Buchhaltung, Steuern und IT). Daher bieten wir unseren Mandanten volle Unterstützung in jeder Phase der Implementierung – von der technischen Vorbereitung über die Überprüfung der Datenkonformität bis hin zur Tagszuweisung.