Was wissen wir nicht über Handelsbücher?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Kann eine polnische Gesellschaft ihre Buchhaltung in einer Fremdsprache führen?
• In welcher Währung können Transaktionen polnischer Unternehmen in den Geschäftsbüchern erfasst werden?
• Was sollte man bei der Umsetzung einer Konzernrichtlinie in einer polnischen Gesellschaft beachten?

Führung der Handelsbücher für ein polnisches Unternehmen ist eine komplexe Aufgabe, die umfangreiches Wissen erfordert und oft viele Zweifel aufwirft. Zu den Themen, die einer weitere Klärung bedürfen, gehören die häufig gestellten Fragen nach strafrechtlichen Sanktionen: Unternehmen, die sich an Wirtschaftsprüfer wenden, möchten wissen, welche Strafen ihnen drohen, wenn sie keine Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden haben oder Handelsbücher nicht gemäß den Vorschriften des Rechnungslegungsgesetzes führen. Gleichzeitig nimmt die Zahl der Anfragen und Zweifel an der Möglichkeit zu, die Bücher außerhalb Polens, oft in einer Fremdsprache zu führen, und unsere Experten werden häufig – hauptsächlich von Vertretern der Muttergesellschaften aus Großbritannien, den USA, Deutschland oder den Niederlanden – um eine Stellungnahme und Erläuterungen zu Fragen im Zusammenhang mit der Umsetzung der Rechnungslegungsgrundsätze einer Unternehmensgruppe (Gruppengrundsätze) bei einer neu gegründeten Tochtergesellschaft in Polen gebeten. Deshalb ist es an der Zeit, alle diese Themen entsprechend zu betrachten und die wichtigsten damit verbundenen Probleme klarzustellen.

Rechnungslegung nicht nur zu Feiertagen

Aus Sicht der Wirtschaftsprüfer sind Handelsbücher ein Bestandteil der Organisation, der im Alltag nützlich ist. Eine ernsthafte Betrachtung der Tätigkeiten, die mit ihrer Führung zusammenhängen, hilft den FiBu-Mitarbeitern interne Prozesse zu organisieren, wodurch hochwertige Jahresabschlüsse aus ihrer Federn (oder wörtlicher: Computermäuse) kommen. 

Aber warum ist solch eine präzise Rechnungslegung überhaupt notwendig? Ist das nicht Kunst um der Kunst willen? Als Wirtschaftsprüfer vertreten wir den Standpunkt (auch wenn dies eine beruflich bedingte Missbildung sein mag), dass ordnungsgemäß geführte Bücher ein faires Bild liefern, wie es in allgemein verstandener Finanzberichterstattung dargestellt wird; Angemessene Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, die zu Beginn des Unternehmensbetriebs festgelegt wurden, führen zu einer effektiveren Arbeit der Buchhalter und einer einfacheren Erstellung von Cashflows oder Zusammenstellungen für Zwecke der Steuerabrechnungen. Ein gutes Buchhaltungssystem und ordnungsgemäß geführte Bücher garantieren nicht nur eine größere Sicherheit der Geschäftsleitung des Unternehmens, sondern verringern auch das Risiko möglicher Fehler und Vorschläge für Korrekturen, die von den Wirtschaftsprüfern während der Jahresabschlussprüfung gemeldet werden. 

Eine ordnungsmäßige Buchführung dient daher nicht nur dazu, die für die Leitung des Unternehmens verantwortlichen Personen vor den Bestimmungen von Artikel 77 des Rechnungslegungsgesetzes (RLG-PL)¹ zu schützen, sondern gilt auch als Mehrwert für die Organisation. 

Und da dies der Fall ist, sollte man – wenn man dieser Richtung folgt – überlegen, ob Handelsbücher so geführt werden können, dass die Erfassung der Unternehmenstätigkeiten erleichtert wird. Dieses Thema steht im Zusammenhang mit den an Prüfer immer häufiger gestellten Fragen zur Führung der Bücher in einer Fremdsprache, Fremdwährung oder im Ausland. In diesem Fall kommt nicht nur das Rechnungslegungsgesetz, sondern auch die Stellungnahme des Rechnungslegungs Standards Committees  (im Folgenden Stellungnahme des RSC) zur Hilfe, um die Antwort zu finden.

Führung der Handelsbücher in einer Fremdsprache 

Wenn es um die Führung der Handelsbücher eines polnischen Unternehmens im Ausland geht, beginnen wir damit, dass – obwohl die Bücher von einem Unternehmen geführt werden – kann ihre Führung gemäß dem Gesetz an folgende Rechtsträger ausgelagert werden:

• professionelle Buchhaltungsunternehmen im Sinne des Art. 76a Abs. 3 RLG-PL, oder
• professionelle Buchhaltungsunternehmen aus einem anderen Mitgliedstaat – Unternehmen, die im Gesetz über Grundsätze der Beteiligung von ausländischen Unternehmen und sonstigen ausländischen Personen an dem Wirtschaftsverkehr im Gebiet der Republik Polen² genannt sind, d.h. Unternehmen aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union als Polen oder aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA).

Wenn die Bücher außerhalb des Unternehmenssitzes oder des Sitzes der Geschäftsleitung geführt werden sollen, ist die Geschäftsleitung des Unternehmens kurz gesagt verpflichtet:

• das zuständige Finanzamt über den Ort der Buchführung innerhalb von 15 Tagen nach der Bereitstellung der Bücher benachrichtigen,
• sicherzustellen, dass Bücher zusammen mit den Buchungsbelegen den externen Prüfungsbehörden zur Verfügung stehen.

Aus den oben genannten Regeln folgt, dass es keine Kontraindikationen für die Führung der Handelsbücher außerhalb Polens gibt – vorausgesetzt, die damit verbundenen Tätigkeiten werden in einem Staat durchgeführt, der der EU oder der EFTA angehört.

Dennoch ist es, wie oft in der Praxis, notwendig zu prüfen, ob es möglich sein wird, die anderen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, wenn man sich entscheidet,  Handelsbücher im Ausland zu führen. Zum Beispiel schreibt der Artikel 9 RLG-PL die Verpflichtung zur Führung der Handelsbücher auf Polnisch vor.  Leider ist unsere Sprache, egal wie man es betrachtet, nicht am einfachsten, deshalb werden Geschäftsvorfälle, die von externen Buchhaltungsdienstleistern in die Bücher aufgenommen werden, oft auf Englisch erfasst.

Man sollte die Stellungnahme des RSC beachten, die darauf hinweist, dass die bloße Eingabe der Angaben eines Buchungsbelegs in das Finanz- und Buchhaltungssystem nicht gleichbedeutend mit der Führung der Handelsbücher ist, es sei denn, sie steht in direktem Zusammenhang mit:

• der Entscheidung über die Einstufung dieses Belegs für die Aufnahme in die Bücher,
• der Kontrolle der Richtigkeit von Bucheintragungen.

Die endgültige Einstufung der Eintragung und die Kontrolle darüber wären dann eine Ergänzung zur Anforderung der Buchführung.  Würde das bedeuten, dass die Eintragung selbst (z. B. auf Englisch) von den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ausgeschlossen wäre, wenn die beiden oben genannten Voraussetzungen ohnehin erfüllt wären? Eine solche Annahme sollte eher skeptisch betrachtet werden, zumal wir an einer anderen Stelle der Stellungnahme des RSC lesen können, dass bestimmte Angaben eine Mindestanforderung für Handelsbücher darstellen und auf Polnisch erstellt werden müssen. Dazu gehören Angaben wie:

• Kontenbezeichnungen,
• Beschreibungen der Transaktionsarten und Buchungsaufträge,
• Bezeichnungen der Geschäftsvorfälle und Inhalte der Berichte, die dem Inhalt der Handelsbücher entsprechen (des Journals, den Eintragungen des Hauptbuches und der Nebenbücher, der Summen- und Saldenliste, des Inventars).

Man sollte jedoch einige Vereinfachungen in Betracht ziehen – zum Beispiel können Sie bei einer beträchtlichen Anzahl von Transaktionen beginnen, Abkürzungen oder Codes lokal zu verwenden, die bereits von ausländischen Unternehmen der Unternehmensgruppe verwendet werden. Natürlich, sofern eine solche Liste von Abkürzungen, Symbolen oder Codes lokal implementiert, auf Polnisch ausgedrückt und den Büchern beigefügt wird.

Handelsbücher polnischer Unternehmen in globaler Perspektive

Polnische Vorschriften, die die Möglichkeit einschränken, Bücher in anderen Sprachen zu führen und dabei Fremdwährungen zu verwenden, wecken sicherlich keinen Optimismus bei internationalen Unternehmen, weil ihre globalen Entscheidungen oft darauf abzielen, bestimmte Tätigkeiten zu zentralisieren und sie von kontrollierten Unternehmen direkt auf einen externen Anbieter von Outsourcing-Dienstleistungen – z. B. im Bereich Payroll  oder gerade Rechnungslegung und Buchhaltung – zu übertragen.

In einem solchen Fall müssen Unternehmen, die gleichzeitig in vielen Ländern tätig sind, überlegen, wie sich zum Beispiel eine physischen Buchung – z. B. in Indien, aber auf dem Server und im System eines lokalen (polnischen) Unternehmens – von einer Situation unterscheidet, in der ein externes Unternehmen Geschäftsvorfälle nur auf seinen indischen Servern und in seinem System verbucht (d. h. wenn nur dieser Dritte die Kontrolle über die Handelsbücher hat und nicht der polnische Kunde).

Darüber hinaus stellt sich die Frage nach der Buchführungssprache; Aus diesem Grund haben immer häufiger externe Buchhaltungsdienstleister ihre Vertreter in Polen, die Polnisch sprechen. Es besteht kein Zweifel, dass die Situation in diesem bestimmten Bereich der Buchhaltung dynamisch ist und die kommenden Jahre viele Veränderungen bei der Auslagerung von Buchhaltungspflichten (Berichtspflichten) polnischer Unternehmen an externe und ausländische Dienstleister bringen können.

Die Verpflichtung, Bücher ordnungsgemäß zu führen, sollte ernst genommen werden

Abgesehen von den oben genannten Unannehmlichkeiten für Unternehmen und deren Zweigniederlassungen ist die Umsetzung von Gruppengrundsätzen erwähnenswert: Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Grundsätze der Unternehmensgruppe bei einer Tochtergesellschaft, d.h. lokal, umgesetzt und angewendet werden. Dies gilt besonders für Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden. 

Glücklicherweise – wenn die Gruppengrundsätze mit den polnischen Vorschriften übereinstimmen – reicht es aus, solche Methoden in Polen gemäß den Anforderungen von Artikel 10 RLG-PL zu implementieren. Es lohnt sich jedoch, sich gut damit vertraut zu machen, weil Wirtschaftsprüfer häufig auf eine Situation stoßen, in der ein Unternehmen keine eigenen Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden hat, sondern nur die Methoden der Gruppe verwendet, die jedoch nicht an die polnischen Rechnungslegungsvorschriften angepasst wurden und daher nicht alle im Gesetz genannten Anforderungen erfüllen (z. B. es fehlt darin eine Beschreibung der Buchführungsmethode, einschließlich eines Kontenrahmens oder eine Beschreibung des Buchhaltungssystems).

Mit anderen Worten: Um die besten Ergebnisse bei der Buchführung eines polnischen Unternehmens zu erzielen, sollten die Unternehmen Bücher unter Verwendung von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden führen, die auf Basis eines Geschäftsmodells ausgearbeitet wurden und anschließend regelmäßig angepasst werden, denn gemäß Artikel 10 Absatz RLG-PL ist die Geschäftsleitung eines in Polen tätigen Unternehmens verpflichtet, Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden schriftlich festzulegen und, falls erforderlich, ihre Dokumentation zu aktualisieren. 

¹  Es handelt sich um eine Geldstrafe und eine Freiheitsstrafe im Falle von u.a. Nichtführung bzw. einer nicht ordnungsmäßigen Führung der Handelsbücher.

² GBl. 2018 Pos. 649, das Gesetz vom 6. März 2018 über Grundsätze der Beteiligung von ausländischen Unternehmen und sonstigen ausländischen Personen an dem Wirtschaftsverkehr im Gebiet der Republik Polen.