Fra pølsepapir til ligningspapirer

Hvilke forpliktelser inntreffer når det å trene barnas fotballag blir litt mer seriøst? Plutselig er det mer penger i omløp, man arrangerer en cup, får kanskje inn noen sponsorkroner. Da nytter det ikke å skrive regnskap på pølsepapir. Rune og Ragnar har tatt en prat om økonomi og idrett, og du kan lese intervjuet her. 

Rune:

Som du vet er jeg som mange andre foreldre engasjert som trener for barn som driver idrett, og i tillegg til alt det idrettslige må vi av og til håndtere penger for lagene, særlig når vi reiser på cuper og stevner. Nå vet jeg jo at du er revisor for en del større idrettslag og at du har vært medforfatter av en håndbok i regnskap og revisjon for idretten, og i den forbindelse lurte jeg på om du har noen tips som kan være lure og som jeg kan ta med tilbake til idrettslaget mitt?

Ragnar:

Min erfaring er at det er mange veldig engasjerte foreldre som bruker mye til på å følge opp barnas idrettsglede, men så er det jo som du sier en del ting som følger med som kanskje ikke er så lystbetont, nemlig å holde orden på penger, kvitteringer, lagets økonomi osv. Av den grunn blir av og til økonomioppfølgingen ikke så nøyaktig som den burde være, noe som i verste fall kan medføre at penger som tilhører laget bevisst eller ubevisst havner i feile lommer.

Rune:

Hva tenker du på rent konkret?

Ragnar:

For det første bør man i minst mulig grad benytte kontanter. Nå finnes det selvsagt mange gode elektroniske løsninger som kan benyttes i stedet. For det andre bør alle bankkonti som benyttes for klubben eller laget være i klubbens navn, ikke i foreldres navn. Da vil også regnskapsføreren eller kassereren i klubben få oversikt over alle transaksjoner som har skjedd.

Rune:

Det er sant nok, men det er vel ikke alltid like lett å vite hva enkelttransaksjoner på en kontoutskrift faktisk gjelder.

Ragnar:

Nei, og det bringer oss inn på et annet viktig tema, nemlig dokumentasjon. Som du vet må alle transaksjoner i et regnskap dokumenteres for at de skal være gyldige. Det gjelder både inntekter og kostnader. Er man for eksempel ansvarlig for en reise med laget til et stevne er det viktig at man lager en oversikt over hvem som var med, hva hver enkelt deltaker har betalt og at dette stemmer med innskuddet på bankkontoen.

Når det gjelder kostnader er det også viktig at alle uttak dokumenteres med bilag. Har du for eksempel kjøpt mat til laget på en reise må man ta vare på kassalappen og påføre denne hva det gjelder, og gjerne hvem som var deltakere. I mange klubber er det også slik at regnskapsbilag skal attesteres av en annen person slik at man skal ha sikkerhet for at det kun er gyldige kostnader for laget som er dokumentert. Så er det til slutt viktig at oversikter og bilag leveres til kasserer eller regnskapsfører.

Rune:

Det er greit, og ofte er jo inntektene kun kontingenter og deltakeravgifter, men det hender jo også at vi får sponsoravtaler og barteravtaler. Er det noe spesielt som må passes på i den forbindelse?

Ragnar:

For det første er det viktig at man tar godt vare på de avtalene man inngår og at disse oppbevares hos ledelsen i klubben, og at regnskapsfører får tilgang til avtalene. Sponsoravtaler er ofte knyttet til lengre perioder, for eksempel en sesong for en hånballklubb. I håndballen går sesongen over et årsskifte. Da må man passe på å periodisere inntektene, dvs fordele inntektene over de månedene eller årene den gjelder for.

Barteravtaler er egentlig to avtaler om bytte av tjenester og varer. Innen idretten er det vanlig med avtaler hvor for eksempel draktreklame byttes mot treningsutstyr. En barteravtale har normalt ingen pengebeløp som skifter eier og setter således ingen spor på bankkontoen til klubben. Likevel skal denne regnskapsføres som to avtaler, både som sponsorinntekt og som kostnad til treningsutstyr.

Rune:

Når idrettslaget blir av en så stor størrelse at det er snakk om sponsoravtale og barteravtaler kan det vel fort bli snakk om skatt og moms?

Ragnar:

I de aller fleste tilfeller blir det ikke snakk om skatteplikt for idrettslag og foreninger, men merverdiavgift kan det fort bli snakk om på sponsoravtaler, annonsesalg med videre. Her er det beste rådet å ta kontakt med en regnskapsfører eller revisor som kjenner regelverket godt. Å trå skjevt når det gjelder merverdiavgift kan fort bli dyrt i form av tilleggsavgifter med videre.

Du nevnte skatt: selv om klubben ikke skal betale skatt kan det jo være at trenere og ledere kompenseres på måter som medfører at det de mottar skal skattlegges på deres hånd.

Her er det en del spesialregler som gjør at visse ytelser fra idrettslag og foreninger beskattes noe mere lempelig enn tilsvarende ytelser fra næringslivet, og igjen er anbefalingen å ta kontakt med en regnskapsfører eller revisor hvis klubben kompenserer trenere eller ledere. Et siste punkt jeg vil nevne her er at uansett er det viktig å være nøye med å dokumentere f.eks kjøring for klubben, eventuelle dietter eller utlegg man har hatt som man blir refundert.

Rune:

Hvis vi skal oppsummere litt så har jeg notert meg at du mener at det er viktig å passe på at alle pengetransaksjoner skjer over klubbens bankkonti, at det er viktig og nødvendig med god dokumentasjon av alle inntekter og kostnader som en klubb har og at dersom man utbetaler godtgjørelser til ledere og trenere eller driver momspliktig virksomhet så bør man søke hjelp hos profesjonelle.

Ragnar:

Det er rett. Til slutt har jeg også lyst å komme med et lite forslag som kan være fornuftig:

Alle idrettslag og foreninger bør en gang i mellom arrangere en kurskveld for foreldre eller ledere og trenere som har med økonomien i klubben å gjøre. Det tror jeg nok kassereren vil sette pris på, og en liten oppfrisking av hva man faktisk må gjøre har aldri skadet noen.