Styremøter, generalforsamling mv. uten fysisk møte

Åpner for digitale møter

For å sikre at selskaper forvaltes betryggende, samt unngå unødvendig smitterisiko av koronaviruset har regjeringen i statsråd fredag 27. april vedtatt en midlertidig forskrift om bruk av digitale møter i tilfeller hvor hovedregelen er at norske selskaper skal avholde fysiske styremøter og generalforsamlinger.  Unntaksforskriften med hjemmel i Koronaloven trådte i kraft lørdag 28. mars.

Generalforsamling etter forenklede regler

Det fremgår av Aksjeloven at et aksjeselskap kan (utenfor unntaksreglene) avholde forenklet generalforsamling (elektronisk) dersom:

• alle aksjonærer gis mulighet til å delta i behandlingen på egnet måte,
   
• alle aksjonærene er enige om at møtet skal (bare) avholdes elektronisk,
   
• styremedlemmene, samt ev. daglig leder og revisor, gis mulighet til å uttale seg om saker og kan kreve at en sak behandles i møte. 

I praksis er det vanskelig for større aksjeselskaper å avholde elektronisk generalforsamling etter de forenklede saksbehandlingsreglene i aksjeloven. Allmennaksjeselskap kan ikke gjennomføre forenklet generalforsamling. Den midlertidige unntaksforskriften åpner derfor for at styremøter og generalforsamlinger kan gjennomføres på digitale plattformer, fremfor fysiske møter.

Unntaksforskriften

Hovedinnholdet i unntaksreglene er følgende:

• Styremøter kan avholdes via telefon/videomøte. I tillegg åpnes det for en skriftlig eller annen betryggende saksbehandling,  forutsatt at deltagelsen er reell og at det er en samlet behandling av sakene,  så langt det er mulig.
   
  • Styremedlemmer og daglig leder sin rett til å kreve fysiske styremøter er satt til side.
  • Styrets leder kan alene beslutte at styremøtene skal avholdes uten fysisk møte.
• Følgende kan fremsette krav til å delta per telefon, video eller annen betryggende måte dersom styremøte avholdes som fysisk møte:
   
  • Styremedlemmer.
  • Daglig leder og revisor i saker hvor de har rett eller plikt til å delta.
• Den generelle adgangen til å avholde styremøter uten fysiske møter gjelder også;
   
  • styremøter i allmennaksjeselskaper som skal behandle årsregnskap og årsberetning, og
  • styremøter med revisor etter revisorloven § 2-3.
• Generalforsamling kan avholdes via telefon/video forutsatt at alle aksjonærene deltar og stemmer under betryggende kontroll;
   
  • styret sørger for at alle aksjonærer kan delta og stemme på en betryggende måte,
  • styret kan fremsette krav til gjennomføring av deltagelse og stemmegivning, og
  • styret skal sørge for at revisor, daglig leder og andre med rett/plikt til å delta skal kunne delta uten å være fysisk til stede.
• Møteprotokoller kan signeres ved elektronisk signatur.
   
• De midlertidige reglene vil gjelde tilsvarende for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap.

Unntaksforskriften vil i utgangspunktet opphøre den 27. april 2020. Generalforsamlinger, samt styremøter som er innkalt til innen 27. april, kan gjennomføres i tråd med unntaksreglene. Det er varslet at det vil være behov for de midlertidige reglene i en lenger periode og at det arbeides med en videreføring av den midlertidige unntaksforskriften.

Unntakene fremgår av brev fra Statsministeren til Stortingets presidentskap (fra og med side 91). 

Tilsvarende regler for andre organisasjonsformer

Det ble også vedtatt tilsvarende midlertidige forskrifter for samvirkelag, ansvarlige selskaper og kommandittselskaper og stiftelser. De fire midlertidige unntaksforskriftene er av omtrent samme innretning og materielle innhold. Det er foreslått tilsvarende forskrifter for eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag. Disse er ikke fastsatt ennå.

Se de fire forskriftene for aksje-/allmennaksjeloven, samvirkeforetak, selskaper og stiftelser som gjør midlertidig unntak fra kravet om fysiske møter og i stedet digitale møter.