Migration zu SAP S/4HANA im Laufe des Jahres vs. JPK CIT. Wie sollten Sie eine JPK_KR_PD ordnungsgemäß einreichen?

Die Migration zu SAP S/4HANA im Laufe des Steuerjahres ist eines der anspruchsvollsten Unterfangen für Finanz  und Buchhaltungsabteilungen. PK_KR_PD ist eine Berichtsstruktur, die aus Handelsbüchern und Daten besteht, die für die Abrechnung der Körperschaftsteuer erforderlich sind. Die Frist für ihre erstmalige Einreichung läuft für die meisten Steuerpflichtigen am 31.07.2027 ab.

Im Zeitalter neuer JPK_KR_PD- Berichtspflichten ist ein Systemwechsel nicht nur ein IT-Projekt – er wirkt sich direkt auf die Kontinuität der Bücher, die Datenkonsistenz und die Fähigkeit zur Erstellung eines ordnungsgemäßen SAF-T aus.

Wichtigste Schlussfolgerungen:
– Eine SAP-Migration im Laufe des Jahres wirkt sich auf die JPK CIT-Berichterstattung aus.
– Am sichersten ist eine vollständige JPK_KR_PD-Datei mit Buchungseinträgen aus dem ganzen Steuerjahr.
– In der Praxis ist es oft notwendig, zwei Teildateien zu erstellen.
– Es ist entscheidend, die Kontinuität und Konsistenz der Buchungseinträge und des Kontenrahmens zu wahren.
– Probleme treten insbesondere bei Saldenmigration auf.
– Eine richtige Abbildung des Kontenrahmens ist von entscheidender Bedeutung für eine ordnungsgemäße JPK_KR_PD-Berichterstattung.
– Es lohnt sich, früh mit der Implementierung der JPK_KR_PD-Berichterstattung zu beginnen, insbesondere wenn eine Änderung des Finanz- und Buchhaltungssystems geplant ist.

1. Herausforderung für Organisation

Ständige Änderungen der Vorschriften und komplizierte Berichtspflichten zwingen Unternehmen oft zum Wechsel ihres Finanz- und Buchhaltungssystems. Ziel ist es, ein Instrument zu erhalten, das die Erfüllung gesetzlicher Buchhaltungs- und Steuerpflichten sowie eine effektive Verwaltung, Liquiditätskontrolle, Budgetplanung, eine klare Berichterstattung und Verknüpfung der Prozesse aus anderen Bereichen ermöglicht. Der Wechsel des Finanz- und Buchhaltungssystems kann ebenfalls eine Voraussetzung der Unternehmensgruppe sein, damit sich das jeweilige Unternehmen an die Software und die Berichterstattung der Gruppe anpasst.

Die größte Herausforderung beim Wechsel der Finanz- und Buchhaltungssoftware im Laufe des Jahres ist die Notwendigkeit, Daten zu migrieren sowie das neue System zu konfigurieren und zu parametrisieren. Das Testen von Prozessen in der neuen Umgebung gilt als eine Validierung der Migration. 

Eine optimale Lösung ist der Wechsel der Software am Anfang des Steuer- und Geschäftsjahres. In der Praxis kommt er oft aus verschiedenen Gründen im Laufe des Jahres zustande.

Checkliste vor SAP-Migration

✅ Kontenrahmen und Struktur der Bücher überprüfen
✅ Möglichkeit der Wiederherstellung der Buchungshistorie prüfen
✅ Methode der Übermittlung von JPK_KR_PD über das neue Buchhaltungssystem identifizieren
✅ Ermitteln, ob die neue Software die Erstellung von JPK_KR_PD für das ganze Steuerjahr ermöglicht
✅ JPK_KR_PD-Testdateien vom vorherigen und aktuellen System, d.h. vor und nach der Migration erstellen
✅ Vollständigkeit, Konformität und Konsistenz der Daten in JPK_KR_PD-Teildateien überprüfen
✅ Vollständigkeit und Konsistenz der Archivdaten überprüfen
✅ Migration dokumentieren

2. Besonderheiten von S/4

Die Benutzer älterer SAP-Softwareversionen sind von diesem Problem am stärksten betroffen. Aufgrund des Endes der SAP-Unterstützung für SAP ECC, das die Hauptsäule der ERP-Suite war, stehen sie nämlich vor der Notwendigkeit, auf die neueste Version – S/4HANA – zu migrieren. Wenn die Migration auf das neue System vor dem 31.12.2027 nicht erfolgt, bedeutet das für Benutzer keine Updates oder Sicherheitspatches mehr sowie höhere Wartungskosten und den fehlenden Zugriff auf neue SAP-Funktionen.

SAP S/4 HANA ist eine moderne ERP-Software, die entwickelt wurde, um Unternehmen zu helfen, Geschäftsprozesse in wichtigen Unternehmensbereichen wie Finanzwesen, Logistik, Lieferkette, Vertrieb, Einkauf und Ressourcenmanagement zu steuern. Es lässt sich einfach sagen, dass sie der technologische „Nachfolger” von SAP R/3 und SAP ERP ist, der mithilfe integrierter künstlicher Intelligenz oder Prozessautomatisierung eine höhere operative Effizienz ermöglicht.

Was bedeutet das für Körperschaftsteuerpflichtige, die SAP-Software nutzen? Die Notwendigkeit, JPK_KR_PD im Falle eines Softwarewechsels, zum Beispiel von R/3 zu S/4HANA zu erstellen und Daten oft im Laufe des Steuerjahres zu migrieren. In der Praxis bedeutet dies oft die Ansammlung von Implementierungsprojekten im Unternehmen und die Notwendigkeit einer erheblichen Beteiligung von IT-Spezialisten sowie Buchhaltungs- und Steuerabteilungen.

3. Wichtige buchhalterische Aspekte einer ordnungsgemäßen Datenmigration

Beim Wechsel des Systems im Laufe des Jahres sollte man in erster Linie Unregelmäßigkeiten in den Handelsbüchern und bei der Aufstellung des Jahresabschlusses nicht zulassen. Während vor dem Inkrafttreten der JPK CIT-Berichterstattung nur das Finanzbild des Unternehmens zum Bilanzstichtag wichtig war, zählt heute nicht nur das Jahresende, sondern auch jede einzelne Buchung. Daher ist es so wichtig, die Daten ordnungsgemäß zu migrieren, den Prozess im Detail zu planen und innerhalb des angemessenen Zeitrahmens durchzuführen. 

Unter den wichtigen „buchhalterischen” Aspekten der Migration sollten folgende genannt werden:

1. Sicherstellung der Kontinuität der Handelsbücher – das neue System kann eine andere Logik für die Nummerierung der Belege und Aufzeichnungen (z. B. Journale, Buchungseinträge, des Kontenrahmens, Geschäftspartner) haben als die vorherigen Systeme, deshalb ist das geeignete Mapping der Nummerierung zur Aufrechterhaltung der Datenkontinuität notwendig.
2. Sicherstellung der Datenkonsistenz im ganzen Geschäftsjahr – Durchführung des Kontenmappings zur Gewährleistung der Einheitlichkeit der Handelsbücher.
3. Übereinstimmung der Salden, Buchungssätze und Beleghistorie – die Daten aus dem vorherigen System müssen vollständig übertragen werden, um eine Lücke in den Daten zu vermeiden, was weitere Abweichungen in den Aufzeichnungen oder Fehler bei Steuerabrechnungen verursacht (einschließlich: der Wiederherstellung offener Posten, Überprüfung der Übereinstimmung von End- und Anfangssalden).
4. Zugang zu Archivdaten – nach Systemwechsel muss das Unternehmen weiterhin einen vollen Zugriff auf Archivdaten für Zwecke der Kontrolle, Abschlussprüfung und Berichterstattung haben.
5. Dokumentation der Migration – zur Archivierung des Migrationstags, des Umfangs der migrierten Daten, der Methode der fortlaufenden Nummerierung und Aufzeichnungen, der Zuordnung der Konten und Geschäftspartner sowie der durchgeführten Kontrollverfahren.

4. JPK_KR_PD nach dem Wechsel der Buchhaltungssoftware im Laufe des Steuerjahres

In der Praxis hat ein Körperschaftsteuerpflichtiger zwei Möglichkeiten: zwei separate JPK_KR_PD-Dateien einzureichen, eine aus SAP R3 und eine aus SAP S/4HANA, oder eine Datei aus dem neuen System, die alle Buchungen abdeckt.

Natürlich ist es am sichersten, einen Bericht einzureichen. Es wäre möglich, wenn das neue System vollständige Bücher vom ersten Tag des Steuerjahres wiederherstellen könnte. Und dies wiederum wird nur dann möglich sein, wenn alle Daten vorher ordnungsgemäß und vollständig (Eintrag nach Eintrag) von SAP r4 zu SAP S4/HANA übertragen werden.       

In der Praxis werden die Daten aufgrund ihres Volumens nicht vollständig migriert, sondern nur der aktuelle Umsatz, der auf dem Buchungskonto in SAP R3 erfasst ist, wird mit einem einzigen Eintrag auf das entsprechende Buchungskonto in SAP S/4HANA übertragen. 

In einer solchen Situation besteht die Lösung für den Körperschaftsteuerpflichtigen darin, zwei JPK_KR_PD zu erstellen und einzureichen:

• die erste für den Zeitraum vom Anfang des Steuerjahres bis zum Tag der Migration (SAP R/3),
• die zweite für den Zeitraum vom Tag der Migration bis Ende des Steuerjahres (SAP S/4HANA).

Die Möglichkeit wurde von dem Finanzminister zugelassen und in dem auf der Webseite des Ministeriums veröffentlichten Fragerunde-Abschnitt (Antwort auf Frage Nr.140) bestätigt. Dementsprechend ist ein Steuerpflichtiger, der mehrere Buchhaltungssysteme hat, verpflichtet, die Daten für den Berichtszeitraum in einer vollständigen JPK_KR_PD-Dateien für das gesamte Steuer-/ Geschäftsjahr zusammenzufassen und:

• alle Konten, die im Berichtszeitraum Umsatz und/oder Salden aufweisen,
• alle Hauptbuchkonten, deren Nebenbuchkonten im Berichtszeitraum Umsatz und/oder Salden aufgewiesen haben, 

zu identifizieren.

Wie der Minister hervorhebt, wurde in die logische Struktur JPK_KR_PD eine Funktion eingeführt, die es dem Steuerpflichtigen ermöglicht, die erstellte PK_KR_PD in beliebige Zeiträume von mindestens einem Tag aufzuteilen. Es sollte berücksichtigt werden, dass für beliebige Zeiträume erstellte JPK_KR_PD-Dateien die Kontinuität der Einträge aufweisen müssen, sodass sie nach ihrem Zusammenführen in der zusammengeführten Datei vollständig die Handelsbücher des Unternehmens ohne Lücken und Wiederholungen in jedem der Knoten widerspiegeln.

5. Wie sollte man in der Praxis JPK_KR_PD-Teildateien erstellen?

Der Richtlinie des Finanzministers im Fragerunde-Abschnitt (z.B. in Frage Nr. 150) ist zu entnehmen, dass „die für beliebige Zeiträume erstellten JPK_KR_PD-Teildateien die Kontinuität der Einträge aufweisen müssen, sodass sie nach dem Zusammenführen der übermittelten Daten vollständig die Handelsbücher des Unternehmens ohne Lücken und Wiederholungen in jedem der Knoten widerspiegeln”.

Darüber hinaus sollten die nacheinander gemeldeten Teilperioden aufeinander folgen und den gesamten Berichtszeitraum des Steuerjahres (oder Geschäftsjahres) ohne Unterbrechungen oder Wiederholungen abdecken. Dann wird die Kontinuität der Berichterstattung durch die bereitgestellten JPK_KR_PD-Teildateien sichergestellt.

Um die Konsistenz und Kontinuität der Daten in einer Teildatei für eine beliebigen Periode zu gewährleisten, sollte man im Knoten „ZOiS” (dt. „SuSa”) für jedes Konto die Werte gemäß folgendem Schema angeben:

• im Feld S_4 – Eröffnungsbilanz auf der Sollseite des Kontos zum ersten Tag des Steuer-/Geschäftsjahres,
• im Feld S_5 –Eröffnungsbilanz auf der Habenseite des Kontos zum ersten Tag des Steuer-/Geschäftsjahres,
• im Feld S_6 – Umsatz auf der Sollseite des Kontos für eine Teilperiode,
• im Feld S_7 – Umsatz auf der Habenseite des Kontos für eine Teilperiode,
• im Feld S_8 – Umsatz auf der Sollseite für eine Periode vom ersten Tag des Steuer-/Geschäftsjahres bis zum letzten Tag dieser Teilperiode,
• im Feld S_9 – Umsatz auf der Habenseite für eine Periode vom ersten Tag des Steuer-/Geschäftsjahres bis zum letzten Tag dieser Teilperiode,
• im Feld S_10 – Saldo auf der Sollseite des Kontos zum letzten Tag einer Teilperiode,
• im Feld S_11 – Saldo auf der Habenseite des Kontos zum letzten Tag einer Teilperiode.

Fallstudie 1

Der Wechsel des Finanz- und Buchhaltungssystems erfolgte in einem Unternehmen, dessen Steuerjahr dem Kalenderjahr entspricht, zum 1.10.2026. Unter Berücksichtigung der oben genannten Richtlinie sollten Salden und Umsatz in Teildateien gemäß folgendem Schema aufgeführt werden:

Um die oben genannten Anforderungen zu erfüllen, ist es auch von Bedeutung, ob sich der Kontenrahmen selbst aufgrund des Wechsels des Buchhaltungssystems verändert hat.

Fallstudie 2

Das Unternehmen wechselte sein Buchhaltungssystem zum 1.10.2026. Im neuen System bleibt der Kontenrahmen unverändert, die Nummerierung der Aufzeichnungen wird auch fortgesetzt. Das Unternehmen hatte vor, zwei JPK_KR_PD-Dateien einzureichen: eine für den Zeitraum 01-09.2026 aus SAP R/3, und die andere für den Zeitraum 10-12.2026 r. aus SAP S4/HANA. Das Unternehmen plant nicht, einzelne Geschäftsvorfälle und Buchungseinträge von SAP R/3 zu SAP S4/HANA zu übertragen. 

Das Unternehmen hat in SAP S4/HANA als Eröffnungsbilanz für ein bestimmtes Buchungskonto den Gesamtwert des Eröffnungssaldos zu Beginn des Geschäftsjahres und den bisherigen Umsatz darauf (Daten aus SAP R/3) eingegeben und diese zum letzten Tag des Monats vor Beginn der Nutzung von SAP S4/HANA, d.h. zum 30.09.2026 erfasst. Für Erfolgskonten wurde nur der Umsatz aus dem Zeitraum vom Januar bis September auf diese Weise übertragen.

Bei einem solchen Ansatz wird es problematisch sein, eine JPK_KR_PD-Datei in SAP S4/HANA zu erstellen, weil – wie in der obigen Tabelle gezeigt wurde – der Wert der Eröffnungsbilanz in jeder Teildatei angegeben werden muss und es nicht möglich ist, ihn direkt aus dem neuen System zu generieren. Das Unternehmen wird zudem nicht korrekt den Wert des kumulierten Umsatzes generieren können, weil der Umsatz für den Zeitraum 01-09.2026 zusammen mit dem Wert der Eröffnungsbilanz (für Bestandskonten) in SAP S4/HANA erfasst ist.

Diesbezüglich sollte man bei der Migration der Salden von SAP R/3 auf SAP S4/HANA die Anforderungen der JPK CIT-Berichterstattung berücksichtigen.

6. Zusammenfassung

Eine ordnungsgemäße Vorbereitung der Migration erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Finanz-, Steuer- und IT-Teams bereits in der Entwicklungsphase der neuen SAP-Umgebung. Grundsätzlich sollte der JPK_KR_PD Bericht kontinuierliche und konsistente Daten enthalten, die mit dem Jahresabschluss abgestimmt sind. Daher muss er vollständige Bücher und alle Buchungseinträge enthalten und sicherstellen, dass alle Buchungskonten, auf denen im Berichtszeitraum Umsatz und Salden erfasst sind, identifiziert werden können.

In der Praxis erlaubt S/4 selten eine vollständige Wiederherstellung der Bücher, wenn die Migration im Laufe des Jahres stattfindet. In einem solchen Fall muss man zwei JPK CIT erstellen:

• JPK 1 – vom Anfang des Jahres bis zum Tag der Migration (in SAP R3),
• JPK 2 – vom Tag der Migration bis Ende des Steuerjahres (z.B. in SAP S/4).

Ein wichtiger Aspekt ist Aufrechterhaltung der Datenkontinuität und -konsistenz sowie eine volle Abstimmung der Bilanzsalden.

Planen Sie eine Migration zu SAP S/4HANA? Sollten Sie bereits in der Projektphase die Anforderungen von JPK CIT berücksichtigen. RSM Experten unterstützen Organisationen sowohl bei der Analyse der steuerlichen Folgen der SAP-Migration als auch bei der Erstellung der JPK CIT-Berichte gemäß den Anforderungen des Finanzministeriums.