Abschlussprüfung als Investition – wie soll man eine Prüfungsgesellschaft richtig wählen?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was beeinflusst den Preis einer Jahresabschlussprüfung?
• Wann sollte man mit der Suche nach einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beginnen?
• Wer ist zuständig für die Auswahl einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die den Jahresabschluss eines Unternehmens prüft?

Die Auswahl einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist eine wichtige Entscheidung für Unternehmer und Personen, die die Finanzen eines Unternehmens verwalten. Von der Qualität der Zusammenarbeit mit einem Abschlussprüfer hängt nicht nur die Zuverlässigkeit der Jahresabschlüsse, sondern auch die Datensicherheit und der Ruf des Unternehmens auf dem Markt ab. Leider kann der Prozess der Auswahl eines Abschlussprüfers in der Praxis voller Fallstricke sein, die zu unnötigen zusätzlichen Kosten, Desorganisation der Arbeit innerhalb der Organisation, Interessenkonflikten und sogar zu Gesetzesverstößen führen können. Was sind die häufigsten Fehler bei der Auswahl einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Polen und wie kann man sie vermeiden?

Wenn Sie eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für Jahresabschlussprüfung auswählen, tappen Sie nicht in eine Niedrigpreis-Falle

Einer der häufigsten Fehler der Unternehmen, die sich auf eine Prüfung ihres Jahresabschlusses vorbereiten, ist die Auswahl eines Abschlussprüfers ausschließlich auf Basis des Preises. Leider sind viele Unternehmen immer noch davon überzeugt, dass Prüfung von Jahresabschlüssen eine belastende Verpflichtung und zusätzliche Kosten heißt, die minimiert werden sollten.

Es ist jedoch erwähnenswert, dass die richtige Nutzung von Wissen und Schlussfolgerungen, die von Wirtschaftsprüfern oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften nach einem ordnungsgemäß durchgeführten Prozess vorgelegt werden, auch eine Investition in die Sicherheit und Entwicklung der Organisation darstellt.

Beim Vergleich der gesammelten Angebote lohnt es sich zu überlegen, was tatsächlich im Preis der Dienstleistung enthalten ist, insbesondere bei Preisangeboten unter dem Marktdurchschnitt. Einerseits kann dies auf die Struktur der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und geringere Kosten für die  Auftragsausführung zurückzuführen sein, andererseits aber auf eine geringere Beteiligung des Prüfungsteams an den erforderlichen Tätigkeiten (oder auf kleinere Erfahrung). Bei der Analyse von Unternehmen, die für diese Aufgaben anerkannt sind, sollte man auch Fähigkeiten, Erfahrungen und das Modell der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Team berücksichtigen.

Beim Durchsehen der Liste der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sollten Sie die Erfahrung und Fachkenntnisse der Wirtschaftsprüfer überprüfen

Wenn Wirtschaftsprüfer oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Besonderheiten einer bestimmten Branche nicht kennen, sehen sie möglicherweise die Risiken nicht oder verfolgen eine Prüfungsstrategie, die nicht auf die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation zugeschnitten ist. Daher lohnt es sich, in der Auswahlphase zu prüfen, ob das Team Erfahrung mit ähnlichen Unternehmen hat und über entsprechende Befugnisse verfügt. Es ist auch bewährte Praxis, ein potenzielles Prüfungsteam um Referenzen zu bitten.

Legen Sie klare Kommunikationsregeln mit dem Prüfungsteam fest

Ein reibungsloser Informationsaustausch mit dem Prüfungsteam ist entscheidend für eine effiziente Zusammenarbeit. Transparente Regeln der Kommunikation (nicht nur auf Polnisch, sondern bei Bedarf auch auf Englisch) minimieren das Risiko von Missverständnissen und beschleunigen die Durchführung von Aufgaben, insbesondere bei großen Unternehmen oder Unternehmen, die zu multinationalen Konzernen gehören.

Ebenso wichtig ist die tatsächliche Verfügbarkeit des Prüfungsteams, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der vereinbarten Fristen für Auftragsausführung. Ein überfordertes Prüfungsteam kann die Prüfung möglicherweise nicht innerhalb der erforderlichen Zeit durchführen, was andere Prozesse im Unternehmen, z. B. die Feststellung des Jahresabschlusses sowie die Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber Banken oder der erforderlichen Verpflichtungen innerhalb der Unternehmensgruppe beeinflussen kann.

Bereits in der Phase von Gesprächen mit einem potenziellen Dienstleister sollte man auf den Kommunikationsstil, die Gesprächsbereitschaft und die Bereitschaft, Zweifel zu klären, achten. Wenn andere Abteilungen der Organisation bereits Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem bestimmten Unternehmen haben, zum Beispiel bei Optimierung der Finanzprozesse im Rahmen einer internen Revision, lohnt es sich, diese zu berücksichtigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß dem Gesetz auswählen

Gemäß Artikel 66 Absatz 4 des Rechnungslegungsgesetzes ist eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durch das Organ auszuwählen, von dem der Jahresabschluss festgestellt wird. Meistens ist das die Hauptversammlung oder der Aufsichtsrat. Die Geschäftsleitung – d.h. die Geschäftsführung des Unternehmens – ist nicht berechtigt, eine solche Entscheidung selbst zu treffen, sofern das Gesetz oder andere Vorschriften nichts anderes vorsehen.

Darüber hinaus ist es notwendig sicherzustellen, dass die gewählte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft die Anforderungen an die Unabhängigkeit erfüllt, die im Gesetz über Wirtschaftsprüfer und in den nationalen Prüfungsstandards festgelegt sind. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann zu Sanktionen sowie zum Verlust der Zuverlässigkeit der Abschlüsse führen.

Fangen Sie mit der Auswahl eines Abschlussprüfers rechtzeitig an

Die Suche nach einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im letzten möglichen Moment zu beginnen ist eine riskante Strategie. In Eile übersieht man leicht wichtige Aspekte der Zusammenarbeit. Daher sollten Sie den Auswahlprozess im Voraus planen, um Zeit für Gespräche, Verhandlungen und die Überprüfung von Angeboten zu haben. Der frühzeitige Beginn des Prozesses verschafft Zeit für eine bessere Vorbereitung der Dokumentation und erhöht den Komfort der Zusammenarbeit, zum Beispiel dank der Anwesenheit eines Wirtschaftsprüfers während der Inventur. Es ist zu betonen, dass die Abwesenheit eines Wirtschaftsprüfers in dieser Phase der Prüfung zur Folge haben kann, dass das Vorhandensein von Vermögenswerten nicht bestätigt werden kann, was wiederum dazu führen kann, dass der Prozess wiederholt werden muss (und zusätzliche Kosten mit sich bringt) oder der Inhalt des Prüfungsberichts dadurch beeinflusst wird.

Bei der Suche nach Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die Jahresabschlüsse prüfen, sollte man auf Qualität setzen

Die Auswahl einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist eine wichtige Entscheidung, die sich auf die Sicherheit und den Ruf einer Organisation wesentlich auswirkt. Wenn dieser Prozess von Unternehmen als Wahl eines Geschäftspartners behandelt wird, erhöhen sie die Chance auf eine wertvolle Zusammenarbeit, die nicht nur formellen Verpflichtungen entspricht, sondern auch ihnen Entwicklungsmöglichkeiten zeigt. Ein erfahrener Wirtschaftsprüfer kann Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesse und Regeln für interne Kontrollen aufzeigen sowie auf die Risiken infolge gesetzlicher Änderungen hinweisen. Sie sollten diesen Prozess mit Vorsicht angehen und Abschlussprüfung als Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens betrachten.